Cómo copiar objetivos y metas de un proceso de fijación a uno de evaluación

Si ya se han fijado los objetivos y metas de los colaboradores en un proceso de origen (A) y ahora necesitas evaluarlos en conjunto con las competencias en otro proceso de destino (B), puedes utilizar la funcionalidad de Copia de Objetivos y Metas.

Esta herramienta te permite transferir la información directamente entre procesos, evitando la necesidad de realizar cargas masivas manuales a través de Excel y manteniendo los datos sincronizados.

Requisitos Previos (Crítico)

Antes de iniciar la copia, es obligatorio cumplir con la siguiente condición para evitar errores:

Evaluadores Asignados en el Proceso de Destino (B): Debes asegurarte de que las relaciones de evaluación descendente (jefaturas) estén correctamente cargadas en el proceso de destino. Si la plataforma no encuentra al evaluador correspondiente en el proceso B, los objetivos y metas no se copiarán (ni en la evaluación descendente ni en la autoevaluación).

Paso a Paso para realizar la copia

Sigue estas instrucciones para transferir los datos desde el proceso de Fijación (A) al proceso de Evaluación (B):

Accede a la configuración: Dirígete al proceso de destino (B) (donde quieres que aparezcan las metas). Ve a Configuración > General > Objetivos y Metas > Copiar objetivos y metas.
Selecciona el proceso de origen: En el selector principal, elige el proceso de origen (A) donde se encuentran los objetivos ya fijados. Nota: Solo podrás seleccionar procesos de fijación que se encuentren activos.
Configura la copia a la Autoevaluación: Define si los objetivos transferidos a la evaluación descendente también deben copiarse a la autoevaluación del colaborador. Importante: Para que esto ocurra, la autoevaluación debe existir y estar activa en el proceso de destino (B) al momento de la copia.
Define los permisos de edición: Debes decidir si los evaluadores y evaluados podrán modificar las metas copiadas en el nuevo proceso o si solo podrán evaluarlas.
- Opción A: Objetivos y Metas Modificables Si habilitas la edición, los usuarios tendrán los siguientes privilegios sobre las metas copiadas:
  - Título editable
  - Descripción editable
  - Ponderación editable
  - Permitir borrar
  - Permitir replicar
  - Campos informativos editables
  - Métricas editables
  - Cumplimiento editable y evaluable
- Opción B: Objetivos y Metas NO Modificables (Solo lectura) Si deshabilitas la edición, los usuarios solo tendrán un privilegio activo:
  - Cumplimiento editable y evaluable: Solo podrán registrar el resultado o nota de la meta.
- Selecciona el tipo de copia: Elige la opción "Todos los objetivos objetivos y metas". La opción "De colaboradores específicos" no está funcional.
Inicia el proceso: Haz clic en el botón "Comenzar copia".

⚠️ Advertencia Importante: Al iniciar este proceso, el sistema eliminará todos los objetivos y metas que existan actualmente en el proceso de destino (B) para reemplazarlos por los del proceso de origen. Asegúrate de que el proceso de destino esté limpio o que la información existente pueda ser sobrescrita.

Monitoreo y Verificación

Centro de Importación: El proceso de copiado se ejecuta en segundo plano. Puedes monitorear su estado en la parte superior derecha de la pantalla de configuración.
Bloqueo temporal: Mientras la copia está en curso, no realices modificaciones en ninguno de los dos procesos (A o B) para evitar pérdida o duplicidad de datos.
Verificación: Una vez finalizado (estado "Finalizado"), dirígete a la Tabla de Metas del proceso de destino para confirmar que la información se haya transferido correctamente tanto a las evaluaciones descendentes como a las autoevaluaciones.

Sincronización Automática

Una vez realizada la copia inicial, el proceso de origen (A) y el de destino (B) quedan conectados. Esto significa que los cambios realizados posteriormente en la fijación se pueden reflejar en la evaluación bajo las siguientes reglas:

Actualización automática: Si se realizan cambios en los objetivos del proceso A, estos se copiarán al proceso B automáticamente cuando se finalice la penúltima etapa del flujo de fijación.
Envío manual: También se actualizarán si, desde la etapa final del flujo de fijación en el proceso A, se hace clic en el botón "Enviar metas".
Comentarios: La copia incluye todos los datos de los objetivos, incluidos los comentarios realizados durante la etapa de fijación.

Restricciones del Sistema

Para resguardar la integridad de los datos y evitar inconsistencias entre ambos procesos sincronizados, el sistema aplica las siguientes limitaciones permanentes tras la copia:

Bloqueo de creación: No se podrán crear nuevos tipos de metas ni tipos de objetivos en ninguno de los dos procesos (Origen o Destino) después de realizar la copia. Esta medida es fundamental para mantener la congruencia de los datos y evitar duplicidades que afecten la sincronización.
Bloqueo de edición estructural: Se bloqueará la capacidad de borrar o modificar ciertos valores críticos en la configuración de los campos de los tipos de metas que han sido copiados. Esto asegura que la estructura de datos se mantenga idéntica en ambos procesos.
Selección única: Una vez iniciado el proceso de copiado desde un proceso de origen (A), la vinculación es definitiva. No será posible seleccionar un proceso de origen distinto para este proceso de destino. Por ello, debes revisar siempre que el proceso seleccionado sea el correcto ANTES DE REALIZAR LA COPIA.

Preguntas Frecuentes (FAQ)

P: ¿Qué sucede con los objetivos y metas que ya existían en el proceso de destino antes de la copia? R: Se eliminarán. Al iniciar la copia, el sistema borra todos los objetivos y metas existentes en el proceso de destino (B) para reemplazarlos por los del proceso de origen (A).

P: ¿Se copian los objetivos a la autoevaluación del colaborador? R: Sí, pero solo si la autoevaluación ya existe y está activa en el proceso de destino (B) al momento de realizar la copia. Si no existe, no se copiarán.

P: ¿Puedo seleccionar un proceso de origen que esté inactivo? R: No. Solo puedes seleccionar procesos de fijación (origen) que estén activos.

P: ¿Cómo se actualizan los cambios posteriores a la copia? R: Los procesos quedan sincronizados. Cualquier cambio realizado en el proceso de origen (A) se reflejará automáticamente en el destino (B) cuando se finalice la penúltima etapa del flujo de fijación o se presione el botón "Enviar metas" en la etapa final.

P: ¿Puedo crear nuevos tipos de metas u objetivos después de realizar la copia? R: No. Para resguardar la integridad de los datos y evitar duplicidades, el sistema bloquea la creación de nuevos tipos de metas y objetivos en ambos procesos una vez iniciada la sincronización.