Cómo monitorear el avance de una encuesta
La sección de Monitoreo es una herramienta fundamental para los administradores y managers, ya que te permite tener información rápida y en tiempo real sobre el estado de participación de tu encuesta. Desde aquí, podrás hacer seguimiento al progreso, gestionar a los participantes y fomentar que completen la encuesta.
¿Cómo acceder al monitoreo?
Solo los usuarios con permisos de administración o gestión sobre una encuesta pueden acceder a esta sección. Para hacerlo, sigue estos pasos:
- En el menú principal, ingresa al módulo de Encuestas y Formularios.
- Dirígete a la pestaña Mis encuestas.
- Busca la encuesta que deseas revisar y haz clic en la opción Monitoreo.
Componentes principales del panel de monitoreo
Una vez dentro, verás un panel de control con varios componentes diseñados para darte una visión completa del avance.
- Filtros: Te permiten segmentar la información por área, por el estado de avance de los participantes y por otros datos demográficos (opcionales) que hayas cargado en el proceso.
- Avance de la encuesta: Un gráfico general que muestra, tanto en porcentaje como en números absolutos, cuántos participantes se encuentran en cada estado del proceso.
- Listado de participantes y áreas: Una tabla detallada donde puedes ver el progreso individual de cada persona o el avance consolidado por cada área de la jerarquía.
- Acciones: Un menú de herramientas para gestionar a los participantes, como enviar comunicaciones o modificar su estado.
- Descarga de reporte: Te permite exportar un archivo en formato Excel con el detalle del avance, ya sea por persona o por área.
¿Qué significa cada estado de avance?
Para entender el progreso de tus participantes, es clave conocer los cuatro estados que verás en el monitoreo:
- Sin invitar: El colaborador ha sido añadido a la encuesta pero aún no ha recibido el correo de invitación para participar.
- Por comenzar: El participante ya recibió la invitación por correo, pero todavía no ha ingresado a responder la encuesta.
- En progreso: El colaborador ya ingresó a la encuesta y ha comenzado a responder, pero aún no la ha finalizado.
- Finalizada: El participante completó y envió todas sus respuestas.
Acciones disponibles desde el monitoreo
Desde esta sección, puedes realizar varias acciones para gestionar la participación de tu encuesta. Estas se dividen en acciones de comunicación y acciones administrativas.
Acciones de comunicación:
- Enviar invitación: Envía el correo de bienvenida a los participantes que se encuentran en estado "Sin invitar".
- Enviar recordatorio: Envía un correo de recordatorio a los participantes que ya fueron invitados pero no han finalizado ("Por comenzar" o "En progreso").
Acciones administrativas:
- Reiniciar encuesta: Borra todas las respuestas de uno o varios participantes y devuelve su estado a "Sin invitar". Esta acción es irreversible.
- Modificar estado: Permite cambiar manualmente el estado de avance de un participante.
Preguntas Frecuentes (FAQ)
P: ¿Cuál es la diferencia entre "Enviar invitación" y "Enviar recordatorio"?
R: Las invitaciones se envían únicamente a los participantes con estado "Sin invitar" para que respondan por primera vez. Los recordatorios se envían a quienes ya recibieron la invitación pero no han finalizado, es decir, a los que están "Por comenzar" o "En progreso".
P: ¿Qué sucede si reinicio la encuesta de un participante?
R: Es una acción irreversible que elimina todas las respuestas que el participante haya ingresado. Su estado cambiará a "Sin invitar", y necesitará recibir una nueva invitación para poder responder desde cero.
P: ¿Por qué el número en el gráfico "Por comenzar" no coincide con mi lista de participantes en ese estado? R: En el gráfico de "Avance global", el total de "Por comenzar" es la suma de los participantes que están en estado "Sin invitar" y "Por comenzar", ya que en ambos casos aún no han iniciado la encuesta.