Cómo configurar las comunicaciones de la encuesta

Una comunicación efectiva es fundamental para maximizar la tasa de respuesta en tus encuestas. Desde el módulo de Encuestas y Formularios, puedes gestionar las invitaciones y recordatorios a través de dos canales principales: correo electrónico y WhatsApp.

Esta guía te mostrará cómo configurar cada canal para asegurar que tu mensaje llegue de manera clara y profesional a todos los participantes.

Configuración del Correo Electrónico

El correo electrónico es el canal de comunicación por defecto para todas las encuestas. La plataforma te ofrece un editor de contenido flexible para personalizar completamente el mensaje de bienvenida que recibirán tus colaboradores.

Para acceder a la configuración, sigue estos pasos:

1. Desde el Home, ingresa al módulo de Encuestas y Formularios.
2. Selecciona la pestaña Mis encuestas y elige la encuesta que deseas configurar.
3. En el menú de administración de la encuesta, haz clic en Configuración.
4. En el menú lateral izquierdo, selecciona Correo de bienvenida.

Secciones del Correo

Puedes personalizar cada parte del correo para alinearlo con la identidad de tu empresa:

• Asunto: El título que aparecerá en la bandeja de entrada del colaborador.
• Encabezado: Puedes elegir si deseas mostrar el logo de tu empresa en la parte superior del correo.
• Contenido: Esta es la sección principal del mensaje. Al igual que en el módulo de Noticias, cuentas con un editor de texto enriquecido que te permite:
  • Escribir y dar formato al texto (negritas, cursivas, listas).
  • Insertar imágenes para hacer la comunicación más visual.
  • Añadir un título y una descripción detallada.
• Botón de Acción: Puedes activar un botón para que los colaboradores accedan a la encuesta. Tienes dos opciones clave para el enlace:
  • A encuesta: Genera un enlace directo y único para cada usuario. Al hacer clic, el colaborador accederá a la encuesta inmediatamente sin necesidad de iniciar sesión. Es la opción más rápida.
  • A dominio personalizado: Dirige al usuario a la página de inicio de sesión de Rankmi de tu empresa. Una vez que ingrese sus credenciales, podrá encontrar la encuesta en su sección "Por responder". Se recomienda si necesitas asegurar que el usuario inicie sesión en la plataforma.
• Footer: El pie del correo, donde puedes añadir un texto de cierre y decidir si mostrar o no el logo de Rankmi.

Prueba y Previsualización

Antes de enviar la comunicación masiva, te recomendamos usar las herramientas de prueba:

• Vista previa: Te muestra cómo se verá el correo electrónico desde la perspectiva del colaborador.
• Enviar correo de prueba: Te permite enviar una versión de prueba a tu propio correo o al de otros administradores para revisar el contenido y los enlaces en una bandeja de entrada real.

Configuración de WhatsApp (Opcional)

El envío de invitaciones y recordatorios por WhatsApp es una funcionalidad adicional que puede ayudarte a aumentar aún más la participación.

Activación y Requisitos Previos

A diferencia del correo electrónico, la comunicación por WhatsApp es una funcionalidad opcional que requiere una activación especial.

• Costos Adicionales: El envío de mensajes a través de este canal tiene costos asociados por cada mensaje enviado.
• Proceso de Habilitación: Para poder utilizar esta opción, es necesario contactar a tu Project Manager (PM) o a un superadministrador de Rankmi. Ellos realizarán la configuración y te informarán sobre las condiciones del servicio.

Envío y Formato del Mensaje

Una vez activada la función, podrás enviar invitaciones y recordatorios desde la sección de Monitoreo de tu encuesta.

El mensaje que se envía es una plantilla estandarizada que utiliza variables para personalizar la información:

"Hola {Nombre_de_persona}, {Nombre_de_empresa} te invita a participar en la {Nombre_de_encuesta}. Para contestar haz clic aquí: {hipervínculo}"

Las variables entre llaves ({}) como {Nombre_de_persona} se reemplazarán automáticamente con los datos correspondientes de cada colaborador.

Preguntas Frecuentes (FAQ)

P: ¿Por qué no veo la opción para enviar comunicaciones por WhatsApp? 

R: La comunicación por WhatsApp es una funcionalidad opcional con costos adicionales. Para activarla, debes contactar a tu Project Manager (PM) o a un superadministrador de Rankmi, ya que requiere una configuración especial que no puede ser gestionada directamente por el administrador del módulo.

P: ¿Qué sucede si intento enviar una invitación por WhatsApp a un usuario sin número de teléfono registrado? 

R: El sistema te notificará qué usuarios no tienen un número registrado y te permitirá descargar una planilla de Excel con sus nombres para que puedas actualizar su información antes de realizar el envío. El mensaje no se enviará a los usuarios que no tengan un teléfono válido.

P: ¿Puedo compartir el enlace de la invitación por correo electrónico con otro compañero? 

R: No se recomienda. Si configuras el botón para que dirija "A encuesta", el enlace es único e intransferible para cada usuario. Compartirlo podría causar que otra persona responda en nombre del destinatario original, alterando los resultados.