Cómo firmar documentos con firma simple y biométrica

En Rankmi, puedes firmar documentos importantes de manera digital, segura y eficiente. A continuación, te explicamos cómo hacerlo.

Cómo acceder a tus documentos pendientes

Para iniciar el proceso de firma, recibirás una notificación por correo electrónico.

Si tienes un solo documento pendiente, el enlace puede llevarte directamente a él.
Si tienes varios, el correo te informará sobre todos y un botón te dirigirá a la sección "Mis pendientes" de la plataforma, donde podrás gestionarlos.

Es importante saber que, dependiendo de tu rol, el correo llegará a una dirección distinta:

Titular: El correo llegará a tu email personal.
Contraparte (firmante de la empresa): El correo llegará a tu email corporativo.

En la sección "Mis pendientes", encontrarás un listado con todos los documentos que tienes por firmar. En esta pantalla podrás ver:

El nombre del documento.
El método de verificación requerido para cada uno. La columna "método de verificación" te indicará si se necesita sólo un "Código único" (OTP) o adicionalmente "Biometría" (firma biométrica).
La opción para descargar el documento antes de firmarlo.

Pasos para la Firma Simple (con Código Único)

Este es el método estándar para la mayoría de los documentos.

Junto al documento que deseas firmar en la lista, haz clic en el botón "Firmar".
Se abrirá una nueva página donde podrás visualizar el documento completo. En la última página, verás una tabla de evidencias que identifica a los firmantes y el estado de su firma. Si otras personas ya han firmado, verás sus datos de autenticación (como IP, fecha y hora), una imagen de su firma generada automáticamente y un código QR para verificar la validez del documento.
Después de revisar, haz clic en "Firmar".
El sistema te enviará un código de seguridad (OTP) de 6 dígitos. El código se enviará a tu correo registrado. Si eres un Titular, llegará a tu correo personal; si actúas como contraparte (firmante de la empresa), llegará a tu correo corporativo.
- Si tienes tu número de teléfono registrado en tu perfil, también tendrás la opción de solicitar el código vía SMS.
- Recuerda que el código es válido por 5 minutos. Si expira, puedes solicitar uno nuevo.
Ingresa el código en la plataforma y haz clic en "Firmar documento" para finalizar.
El proceso de firma puede tardar unos momentos. Mientras se procesa, el documento aparecerá en "Mis pendientes" con el estado "En progreso".
Una vez completado, el documento firmado se alojará en la sección "Mis documentos".

Pasos para la Firma con Validación Biométrica

Algunos documentos requieren una capa extra de seguridad. En estos casos, deberás validar tu identidad antes de proceder con la firma con código OTP.

En la pantalla del documento, haz clic en el botón "Validar Identidad".
La plataforma te pedirá capturar una foto clara de tu documento de identidad (cédula, pasaporte, etc.). Asegúrate de que los datos sean legibles y no haya reflejos.
A continuación, deberás grabar un video selfie siguiendo las instrucciones en pantalla para el reconocimiento facial.
El sistema verificará que la persona en el video coincida con la del documento de identidad.
Una vez que la validación sea exitosa, el botón "Firmar" se habilitará y podrás continuar el proceso con los pasos de la firma simple (recibir y usar el código OTP).

Firma Masiva: Una alternativa para agilizar

Si tienes varios documentos pendientes, puedes agilizar el proceso firmándolos todos a la vez.

En la sección "Mis pendientes", selecciona los documentos que deseas firmar.
Haz clic en el botón "Firmar masivamente".
Recibirás un único código de seguridad (OTP) para validar la firma de todos los documentos seleccionados. Incluso si uno de los documentos requiere biometría, el proceso de firma masiva solo te solicitará el código OTP para completarse.

Importante: Te sugerimos revisar cada documento antes de utilizar la firma masiva, ya que podrían contener información relevante que requiere tu atención individual.

Preguntas Frecuentes (FAQ)

P: ¿Qué sucede si la validación biométrica falla? R: Revisa que tu documento de identidad esté vigente y que la imagen sea clara y sin reflejos. Asegúrate de estar en un lugar bien iluminado para el video selfie. Si el problema persiste, refresca la página e inténtalo de nuevo.

P: ¿Qué hago si no recibo el código de seguridad (OTP) o si expira? R: Primero, revisa la bandeja de correo no deseado (spam) de tu correo (personal o corporativo, según corresponda). Si tienes tu número de teléfono registrado en tu perfil, también tendrás la opción de solicitar el código vía SMS. Recuerda que el código es válido por 5 minutos. Si expira, puedes solicitar uno nuevo desde la misma pantalla de firma.

P: ¿Puedo realizar la validación biométrica desde mi computador? R: Sí, siempre que tu computador tenga una cámara funcional. Al iniciar el proceso, la plataforma te dará la opción de continuar en el computador o cambiar a tu teléfono móvil si te resulta más cómodo.

P: ¿Puedo editar un documento después de haberlo firmado? R: No. Una vez que un documento es firmado, se considera una versión final y no puede ser modificado. Si detectas un error, debes comunicarte con el administrador del proceso en tu empresa.

P: ¿Por qué mi firma aparece "En proceso" o en estado "Fallido" si ya realicé los pasos? R: Esto puede deberse a una intermitencia temporal con el proveedor de firma digital. En este caso, es necesario que levantes un caso a nuestro equipo de soporte para que puedan revisar la situación y asistirte.