Cómo monitorear el ciclo de vida de los documentos

Monitorear el ciclo de vida de los documentos te permite tener una visibilidad completa y realizar un seguimiento detallado de todos los archivos gestionados en la plataforma. 

Permisos de acceso

Las acciones que puedes realizar dependen de los permisos asociados a tu rol:

• Usuarios con permisos de gestión: Tienen acceso completo para crear, enviar, seguir, ocultar, borrar y enviar recordatorios de documentos, además de poder exportar todos los reportes.
• Usuarios con permisos de solo lectura: Pueden visualizar los documentos de las carpetas permitidas y únicamente tienen la acción de descargar el reporte de documentos.
• Usuarios con permisos mixtos (gestión y lectura): Si tienes permisos de gestión sobre unas carpetas y solo de lectura sobre otras, verás un menú desplegable en la parte superior izquierda. Para poder realizar acciones administrativas, debes seleccionar la vista Con permisos de gestión.

Vistas de monitoreo

Existen dos formas principales de monitorear los documentos en la plataforma, cada una con un propósito distinto.

Vista general desde "Gestión de documentos"

Esta es la vista principal y el centro de operaciones para el seguimiento masivo. Te ofrece un listado completo de todos los documentos a los que tienes acceso y es ideal para una búsqueda rápida o para realizar acciones en varios archivos a la vez.

En esta tabla, puedes ver de un vistazo:

• Estado de la firma.
• Nombre del documento y su titular.
• Fecha de creación, autor, carpeta y categoría.
• Método de verificación de identidad utilizado.

Además, cuentas con filtros avanzados para encontrar rápidamente lo que buscas, ya sea por nombre, cargo, área, titular, fechas, estado de la firma, entre otros.

Vista por usuario desde "enrolamiento"

Cuando necesitas una visión completa y organizada de todos los documentos de un usuario específico, esta es la mejor opción. Aquí encontrarás los archivos ordenados por carpetas, facilitando la consulta.

Para acceder al perfil de un usuario:

1. Dirígete a la pestaña Enrolamiento.
2. Utiliza la barra de búsqueda para encontrar al usuario por su nombre o identifier. Importante: Si el usuario ya no trabaja en la empresa, primero debes seleccionar la pestaña Colaboradores inactivos para poder encontrarlo.
3. Haz clic en los tres puntos junto a su nombre y selecciona Ver perfil.
4. Dentro de su perfil, navega a la sección Documentos. Allí podrás explorar todas sus carpetas y los documentos contenidos en ellas.

Acciones de seguimiento y gestión

Desde la pestaña Gestión de documentos, puedes realizar varias acciones clave para administrar el ciclo de vida de los archivos.

Enviar recordatorios de firma

Si un documento tiene firmas pendientes, puedes enviar una notificación para agilizar el proceso.

1. Selecciona uno o más documentos pendientes en el listado.
2. Haz clic en el menú Acciones.
3. Elige la opción Enviar recordatorio de firma.

La plataforma enviará automáticamente un correo electrónico a las personas que tengan la firma pendiente.

Gestionar la visibilidad (ocultar/mostrar)

Puedes controlar si un documento es visible o no para un usuario.

• Individualmente: Haz clic en la elipsis junto al documento para ocultarlo o mostrarlo.
• Masivamente: Selecciona varios documentos, haz clic en Acciones y elige Mostrar u Ocultar documentos.

Descargar y eliminar documentos

• Descargar: Para obtener una copia de un documento, haz clic en el menú de tres puntos a la derecha del archivo y selecciona Descargar.
• Eliminar: Para borrar uno o más documentos, selecciónalos en el listado, ve al menú Acciones y elige Borrar documentos.

Importante: La eliminación de documentos es una acción irreversible. Una vez borrados, no podrás recuperarlos.

Preguntas frecuentes (FAQ)

P: ¿Qué diferencia hay entre ocultar y eliminar un documento? R: Ocultar un documento solo lo quita de la vista del usuario, pero el archivo sigue existiendo en el sistema y el administrador puede volver a mostrarlo en cualquier momento. En cambio, eliminar un documento lo borra permanentemente de la plataforma y es una acción irreversible.

P: ¿Cómo puedo encontrar los documentos de un trabajador que ya no trabaja en la empresa? R: Debes ir a la pestaña "Enrolamiento", seleccionar la vista de "Usuarios inactivos", buscar al trabajador y acceder a su perfil. Allí, en la sección "Documentos", encontrarás toda su información organizada por carpetas.

P: ¿Quiénes reciben la notificación cuando envío un recordatorio de firma? R: La notificación por correo electrónico se envía a todas las personas que tengan la firma pendiente en el documento seleccionado, ya sean usuarios o contrapartes.