Cómo realizar una carga masiva de documentos
La funcionalidad de carga masiva te permite importar múltiples documentos para distintos usuarios de forma simultánea, agilizando la gestión de archivos provenientes de otras plataformas o sistemas. Esta funcionalidad sólo permite la carga de archivos que no requieren de firma.
Paso 1: Preparación de los archivos
Antes de iniciar la importación, es fundamental preparar correctamente los documentos para asegurar que el sistema los asigne al usuario correcto.
1. Comprime los archivos en formato .zip: Agrupa todos los documentos que deseas subir en un único archivo comprimido con extensión .zip.
2. Utiliza la nomenclatura correcta: Cada archivo dentro del .zip debe seguir una estructura de nombre específica para que el sistema pueda vincularlo con el usuario correspondiente.
La estructura es la siguiente: identificador-de-usuario_#RKM#_nombre-del-documento.pdf
También puedes invertir el orden: nombre-del-documento_#RKM#_identificador-de-usuario.pdf
- identificador-de-usuario: Es el identifier único del usuario registrado en el Máster de Personas de Rankmi.
- _#RKM#_: Es un separador fijo y obligatorio que permite al sistema diferenciar el identificador del nombre del archivo.
- nombre-del-documento.pdf: Es el nombre que tendrá el documento en la plataforma. Solo admite caracteres alfanuméricos.
Importante: Todos los documentos contenidos en un mismo archivo .zip se cargarán en la misma carpeta de destino que selecciones durante el proceso de importación.
Paso 2: Proceso de importación en la plataforma
Una vez que tu archivo .zip esté listo, sigue estos pasos para subirlo:
- Desde el Home, navega al módulo de Documentos.
- Haz clic en el ícono ubicado al costado del título "Documentos"
- Selecciona la pestaña Centro de importación.
- Haz clic en el botón Importar y elige la opción Importar archivos.
- Selecciona el archivo .zip desde tu computador. El tamaño máximo permitido es de 4GB.
- Haz clic en Subir archivo para iniciar la carga.
Paso 3: Verificación de la carga
Puedes monitorear el estado de tu importación directamente en el Centro de importación.
- Proceso exitoso: Al finalizar, verás un resumen de la ejecución.
- Errores en la carga: Si el sistema detecta alguna inconsistencia, te proporcionará un enlace para descargar un reporte de errores, donde se detallará el problema específico para que puedas corregirlo.
Paso 4: Localización de documentos cargados
Una vez que la importación se complete con éxito, encontrarás todos los documentos en el módulo de Documentos, dentro de la pestaña Gestión de Documentos.
Formatos de archivo soportados
Además de PDF, la plataforma admite la carga masiva de los siguientes formatos:
- Documentos: doc, docx
- Hojas de cálculo: xls, xlsx, csv
- Imágenes: jpg, png, jpeg
- Presentaciones: pptx, ppt
- Video: wmv, mov, avi, mp4, flv, 3gp
Preguntas frecuentes
P: ¿Qué sucede si dentro del archivo .zip incluyo carpetas con documentos dentro? R: El sistema detectará y procesará los documentos sin problema. Sin embargo, todos los archivos, independientemente de su carpeta de origen dentro del .zip, se cargarán en la única carpeta de destino que selecciones en la plataforma durante la importación.
P: ¿Puedo enviar a firmar documentos mediante carga masiva de archivos? R: No. La funcionalidad no está disponible por el momento.