Cómo gestionar el enrolamiento de usuarios

El enrolamiento es el proceso mediante el cual invitas a los usuarios a utilizar el módulo de Documentos y ellos confirman oficialmente su autorización para participar en el proceso de firma digital.

Completar este paso es obligatorio para que cualquier usuario o contraparte pueda firmar documentos en la plataforma. Un usuario no enrolado podrá ver y descargar documentos, pero no tendrá habilitada la opción de firmar.

Nota sobre permisos: Para realizar las acciones descritas en esta guía, necesitas contar con permisos de administrador del módulo de Documentos o tener un rol personalizado que te otorgue acceso a la gestión de enrolamiento. Para más información, consulta el artículo "Cómo configurar roles y permisos de usuario".

Antes de comenzar

Antes de invitar a los usuarios, asegúrate de cumplir con los siguientes requisitos:

• Correo electrónico registrado:
  • Para usuarios finales, es indispensable que tengan su correo electrónico personal registrado en su ficha dentro del máster de personas. Las notificaciones de documentos pendientes de firma y envío de OTP les llegarán a este correo.
  • Para contrapartes, deben tener registrados tanto su correo personal como el corporativo. Las notificaciones de documentos pendientes de firma y envío de OTP les llegarán a este correo, a excepción en aquellos casos en que actúan como usuario final en el documento.
• Plantilla de enrolamiento: Tu empresa debe tener al menos una plantilla de enrolamiento configurada en el sistema.

Cómo enrolar a un usuario individualmente

Este procedimiento te permite enviar la invitación de enrolamiento a un solo usuario a la vez.

1. Desde el menú principal, dirígete al módulo de Documentos y selecciona la pestaña Enrolamiento.
2. Busca al usuario que deseas enrolar en el listado. Puedes utilizar los filtros para encontrarlo más rápido.
3. Haz clic en el ícono de Acciones (tres puntos) ubicado al lado derecho del nombre del usuario.
4. Selecciona la opción Enrolar.
5. Se desplegará una ventana donde deberás seleccionar la Organización y la Plantilla de enrolamiento que deseas enviar.
6. Haz clic en Confirmar.

El usuario recibirá una notificación en su correo electrónico personal para aceptar la invitación y completar el proceso.

Cómo enrolar usuarios de forma masiva

Esta opción es ideal si necesitas invitar a varios usuarios al mismo tiempo.

1. En la pestaña Enrolamiento, marca la casilla de selección ubicada a la izquierda de cada usuario que deseas enrolar.
2. Una vez que hayas seleccionado a todos los usuarios, haz clic en el botón Acciones que se encuentra en la parte superior del listado.
3. En el menú desplegable, selecciona la opción Enrolar.
4. Al igual que en el proceso individual, deberás seleccionar la Organización y la Plantilla de enrolamiento.
5. Haz clic en Confirmar para enviar todas las invitaciones.

Cómo revertir el enrolamiento de un usuario

Si necesitas quitarle a un usuario la capacidad de firmar documentos, puedes revertir su enrolamiento. Esta acción no elimina al usuario ni sus documentos, solo deshabilita la función de firma.

1. En la pestaña Enrolamiento, busca y selecciona al usuario (o usuarios) cuyo enrolamiento deseas revertir.
2. Haz clic en el botón Acciones ubicado en la parte superior del listado.
3. Selecciona la opción Desenrolar masivamente.
4. Confirma la acción. El estado del usuario cambiará a Pendiente.

Podrás volver a enrolar al usuario en cualquier momento siguiendo los pasos descritos anteriormente.

Cómo monitorear el estado del enrolamiento

Desde la pestaña Enrolamiento, puedes hacer un seguimiento detallado del avance de todos los usuarios.

Entendiendo los estados de enrolamiento

Para interpretar correctamente el listado, es importante que conozcas el significado de cada estado:

• Pendiente: Indica que aún no se ha enviado la invitación de enrolamiento al usuario o que su enrolamiento fue revertido por un administrador.
• En progreso: La invitación ya fue enviada, pero el usuario todavía no ha aceptado o completado el proceso de firma del documento de enrolamiento.
• Enrolado: El usuario completó el proceso exitosamente y ya tiene la capacidad de firmar documentos digitalmente.

Puedes usar el filtro de Estado de Enrolamiento en la parte superior del listado para visualizar solo a los usuarios que se encuentren en una etapa específica.

Descargar el reporte de enrolamiento

Si necesitas un análisis más detallado, puedes exportar un reporte completo en formato Excel.

1. En la pestaña Enrolamiento, haz clic en el botón Acciones.
2. Selecciona la opción Reporte Enrolamiento.
3. La plataforma generará el archivo, que incluirá la información básica del usuario, su estado de enrolamiento y la fecha y hora en que se completó el proceso, si corresponde.

Preguntas frecuentes (FAQ)

P: ¿Qué sucede si intento enrolar a un usuario que no tiene un correo electrónico personal registrado en su ficha? R: El sistema no podrá enviarle la invitación y el proceso fallará. Es un requisito indispensable que el correo electrónico personal esté registrado en el máster de personas para que el usuario pueda recibir y aceptar la invitación al enrolamiento.

P: ¿Un usuario puede firmar documentos si todavía no ha completado su enrolamiento? R: No. Es obligatorio que el usuario complete el proceso de enrolamiento para poder firmar digitalmente. Sin embargo, sí podrá visualizar y descargar los documentos que tenga asignados aunque no esté enrolado.

P: Si revierto el enrolamiento de un usuario, ¿pierde el acceso a sus documentos? R: No. El usuario no pierde el acceso; podrá seguir viendo y descargando sus documentos. La única funcionalidad que se deshabilita es la de firmar, la cual se reactivará si lo enrolas nuevamente.

P: ¿Se puede configurar que a los usuarios finales les lleguen los correos de documentos pendientes de firma y OTP a su correo corporativo? R: No. La única forma de lograrlo es registrar su correo corporativo como correo personal, sin embargo ésto puede tener un impacto en el uso de otros productos.