Cómo gestionar tablas personalizadas

En el módulo de Nómina, las tablas personalizadas son una herramienta poderosa y flexible que te permite adaptar la plataforma a las necesidades únicas de tu organización. Con ellas, puedes centralizar y estructurar información específica que no viene en la configuración estándar del sistema, dándote autonomía para automatizar cálculos y optimizar procesos.

Esta guía te mostrará qué son, para qué sirven y cómo puedes crearlas, gestionarlas y utilizarlas en tus fórmulas de nómina.

¿Para qué sirven las Tablas Personalizadas?

Las tablas personalizadas resuelven varias necesidades clave para los equipos de remuneraciones y recursos humanos:

• Estandarizan datos específicos: Te permiten organizar información relevante para tu empresa en una estructura diseñada a tu medida.
• Automatizan cálculos y reportes: Son la base para automatizar el cálculo de conceptos variables (bonos, comisiones, beneficios, etc.), lo que minimiza el trabajo manual y reduce errores.
• Optimizan procesos: Facilitan la carga, modificación y consulta de información clave, agilizando las tareas de gestión de nómina.

En resumen, resuelven problemas de:

• Flexibilidad: No dependes de un desarrollo a medida para cada nueva regla de negocio. Puedes modelar nuevas variables cuando lo necesites.
• Centralización: Toda la información específica de tu compañía está organizada en un solo lugar, lista para ser usada en cálculos, reportes y auditorías.
• Consistencia: Evitas los errores, la duplicidad y el desorden que puede generar el manejo de datos en archivos externos como hojas de cálculo.

Ejemplo de uso típico: Una empresa necesita pagar un bono por antigüedad que varía según los años de servicio. En lugar de crear fórmulas complejas o hacer cálculos manuales, puede crear una tabla personalizada que asigne el monto del bono a cada rango de antigüedad. Luego, la nómina consulta esta tabla y asigna el valor correcto a cada colaborador de forma automática.

Paso 1: Acceder a la Configuración de Tablas

Para empezar a trabajar con las tablas, primero debes localizarlas dentro del módulo.

La ruta de navegación es:

Nómina > Configuración General > Configuración de tablas

[Insertar imagen de la navegación en el menú de Rankmi. alt-text: Menú lateral de Nómina con las opciones "Configuración General" y "Configuración de tablas" resaltadas.]

Al acceder, verás una lista con todas las tablas que ya han sido creadas, junto con las opciones para gestionarlas.

Paso 2: Crear la Tabla y Definir sus Columnas

Desde la pantalla principal de configuración, sigue estos pasos para crear una nueva tabla desde cero.

1. Haz clic en el botón "Crear tabla", ubicado en la esquina superior derecha. [Insertar imagen de la pantalla de configuración de tablas. alt-text: Lista de tablas personalizadas con el botón "Crear tabla" resaltado en la esquina superior derecha.]
2. Completa la información principal de la tabla:
   • Nombre: Un nombre descriptivo para identificar la tabla (ej: "Tabla de Bonos por Antigüedad").
   • Código: Un código único para invocar la tabla en las fórmulas. Importante: Debe estar en minúsculas y sin espacios (ej: bono_antiguedad).
   • Descripción: Un texto opcional para detallar el propósito de la tabla.
   • Vigente desde / Vigente hasta: Define el rango de fechas en que la tabla estará activa. El campo "hasta" es opcional.
   • Tipo de Tabla: Se recomienda utilizar siempre la opción "General".
3. Define la estructura de la tabla agregando columnas. Haz clic en "Agregar columna" y completa los siguientes campos por cada columna que necesites:
   • Nombre: El nombre que se mostrará como encabezado (ej: "Años de Servicio").
   • Codigo: El código único para identificar la columna en las fórmulas.
   • Tipo: El tipo de dato que contendrá: Texto, Entero o Decimal.
   • Posición: El orden en que aparecerá la columna en la tabla. [Insertar imagen de la sección de creación de tablas. alt-text: Formulario de creación de una tabla personalizada mostrando los campos de nombre, código y la sección para agregar columnas.]

Paso 3: Ingresar y Guardar los Datos

Una vez que la estructura con sus columnas está definida, el siguiente paso es cargar los datos (las filas).

1. En la sección "Valores", haz clic en el botón "+" para agregar una nueva fila.
2. Completa las celdas de la fila con la información correspondiente a cada columna que creaste. Puedes agregar tantas filas como necesites. [Insertar imagen de la sección "Valores" de la tabla. alt-text: Tabla siendo editada con varias filas de datos y el botón "+" resaltado para añadir una nueva fila.]
3. Cuando hayas terminado de ingresar todos los datos, haz clic en el botón "Aceptar" para guardar la tabla y toda su configuración.

Una vez guardada, la tabla aparecerá en la lista principal, desde donde podrás usar los botones de acción para Editar su contenido, Ver columnas o Ver valores cuando lo necesites.

Paso 4: Utilizar la Tabla en una Fórmula

El verdadero poder de las tablas se libera cuando las usas para automatizar cálculos. Para ello, debes invocarlas desde una fórmula de un concepto de nómina usando la siguiente función:

buscarVRange('codigo_tabla', 'columna_de_busqueda', 'columna_de_retorno', valor_a_buscar)

¿Qué significa cada parte de la función?

• 'codigo_tabla': Es el código único que le asignaste a tu tabla al crearla.
• 'columna_de_busqueda': Es el código de la columna donde la función buscará el valor. Típicamente, esta es una columna con rangos o valores clave (ej: años de servicio, nivel de cargo, etc.).
• 'columna_de_retorno': Es el código de la columna de la cual quieres obtener el resultado.
• valor_a_buscar: Es el valor que la fórmula usará para encontrar la fila correcta. Puede ser un número, un texto o una variable del sistema (como la antigüedad del colaborador).

Ejemplo práctico:

Imagina que creaste la tabla employee_benefits para dar días de vacaciones adicionales según los años de servicio. La tabla tiene una columna years_of_service (la de búsqueda) y una columna holidays (la de retorno).

Si quieres buscar cuántos días extra le corresponden a un colaborador con 2 años de servicio, la fórmula sería:

buscarVRange('employee_benefits', 'years_of_service', 'holidays', 2)

El sistema buscará el 2 en la columna years_of_service de la tabla employee_benefits y devolverá el valor que se encuentre en la misma fila, pero en la columna holidays.

Preguntas Frecuentes (FAQ)

• P: ¿Puedo usar los datos de una tabla personalizada en reportes, no solo en fórmulas de nómina? R: Sí, aunque su uso principal es en la automatización de cálculos de nómina, las tablas personalizadas centralizan la información de tu empresa, por lo que también pueden servir como fuente de datos para la creación de reportes personalizados.
• P: ¿Hay un límite para la cantidad de columnas o filas que puedo agregar a una tabla? R: Puedes crear tantas columnas como necesites para modelar tu información. Si bien no hay un límite estricto de filas, se recomienda mantener las tablas enfocadas en un propósito específico para asegurar un buen rendimiento.
• P: ¿Cómo gestiono la carga o modificación de muchos datos a la vez? ¿Se puede hacer de forma masiva?R: La gestión de los datos (agregar, editar o eliminar filas) se debe realizar directamente en la interfaz de la tabla, registro por registro. Actualmente, no se cuenta con una funcionalidad para la carga o modificación masiva de datos en las tablas personalizadas.