Etapa: Cuáles son los tipos de aprobadores que existen
El módulo de Solicitudes permite configurar distintos tipos de aprobadores según la lógica de cada flujo. Esto otorga flexibilidad para adaptar las aprobaciones a la realidad organizacional, asegurando que cada solicitud sea revisada por la persona o grupo correcto.
Puedes elegir entre aprobadores fijos, jefaturas, solicitantes, segmentos, o incluso configuraciones automáticas o jerárquicas según el tipo de solicitud. Esta variedad permite cubrir desde procesos simples hasta flujos más complejos como los de alta, baja o requisición de personal.
Usuarios específicos
Permite asignar a usuarios específicos del máster de personas como aprobadores de etapas.
Podrás seleccionar a una o varias personas por etapa. En el caso de seleccionar múltiples usuarios bastará con que uno de ellos apruebe o rechace la etapa para darla por concluida.
Esta funcionalidad es útil para asignar a una persona fija transversal a cualquier solicitante, como por ejemplo el Gerente de Recursos Humanos.
Nivel de jefatura
Permite designar al jefe directo del solicitante (o de nivel 2, 3 y 4) como aprobador de la etapa. esta relación es administrada por el máster de personas en el campo manager_id, por lo que no requiere mayor configuración en el módulo de Solicitudes.
En el caso que uno de estos jefes no exista, entonces la etapa se aprobará de forma automática por sistema. Es decir, si se selecciona el jefe de nivel 3 (jefe del jefe del jefe del solicitante) y el solicitante está en la primera linea de la jerarquía de la empresa, es decir, no tiene jefe directo, esta etapa de la solicitud se aprobará automáticamente para poder continuar el flujo.
Colaborador asignado
Este tipo de aprobador permite que sea el usuario a quien afecta el flujo quien apruebe una etapa del mismo.
Este usuario suele ser exactamente el mismo que quien solicita salvo los siguientes casos: Solicitudes masivas, Solicitudes de Baja de personal, Solicitudes de cambios. En estos casos el colaborador asignado es el colaborador definido dentro del formulario.
Segmentos
Permite asignar uno o varios grupos de colaboradores como aprobadores de una etapa del flujo.
Los segmentos son creados a través del máster de personas y son seleccionables desde el módulo de Solicitudes.
Bastará con que uno de colaboradores que asignados a los segmentos añadidos apruebe o rechace la etapa para finalizarla.
Manager de segmentos
Permite asignar uno o varios manager de segmento como aprobadores de una etapa del flujo.
Los manager de segmentos son definidos a través del máster de personas y son seleccionables desde el módulo de Solicitudes.
La solicitud será dirigida únicamente a el o los managers de segmentos asociados al usuario solicitante. Esto quiere decir que el aprobador es el manager (jefe) del solicitante. Y ese solicitante tiene acceso a esa solicitud porque es parte del segmento.
Los managers de segmentos se pueden usar como aprobadores en cualquier tipo de flujo.
Ejemplo de caso de uso
Empresa A requiere que sus flujos de solicitud sean aprobados por el gerente de cada área. Estos gerentes no son jefe directo de todas las personas que pueden realizar solicitudes, por lo que no es posible asignarlo por medio de nivel de Jefatura, además es una persona diferente por cada gerencia, por lo que la opción de Segmentos tampoco serviría.
Por otra parte, la opción de crear tantos tipos de solicitud como gerencias existan soluciona el problema, pero es poco eficiente.
Este caso se resuelve con la opción Manager de segmentos, la que permitirá que la solicitud sea aprobada por el manager específico de cada gerencia. Esto significa que si el colaborador 1 de la Gerencia A realiza una solicitud, esta será dirigida a su gerente específico, y si el colaborador 2 de la Gerencia de B realiza una solicitud del mismo tipo de solicitud, esta será dirigida únicamente al gerente que le corresponde.
¿Qué pasa si no existe manager de segmento para un solicitante?
Si en un tipo de solicitud no existe relación entre un solicitante y un manager de segmento, por ejemplo y siguiendo con el esquema anterior, si un solicitante no pertenece a ningún segmento definido esta etapa se aprobará automáticamente por sistema.
Aprobación automática
Permite que una etapa del proceso de revisión se apruebe automáticamente. Esta funcionalidad es particularmente útil para las solicitudes de Beneficios que no requieren que alguien dentro de la empresa lo apruebe, pero sí que se genere el registro de la solicitud.
Aprobador de etapa anterior
Permite que una etapa del proceso sea asignada de forma automática al mismo usuario que aprobó en una etapa previa.
El principal caso de uso para este tipo de aprobador en cuando una etapa inicial es asignada a un segmento de usuarios, donde cualquiera de ellos puede resolver esta etapa. Es usual que en etapas futuras se requiera que la misma persona que realizó esa aprobación siga gestionándolas y no el segmento completo.
Para casos como este se debe utilizar la configuración Aprobador de etapa anterior y escribir en número de la etapa en la que aprobó anteriormente.
Consideración: Si la etapa indicada es una etapa futura a la de la etapa que se está configurando, entonces la etapa quedará aprobada de forma automática.
Solicitante (o Autor de la solicitud)
En la gran mayoría de casos el Colaborador asignado y el Solicitante corresponden al mismo colaborador, sin embargo en los casos de generación de solicitudes de forma masiva, baja de personal o cambios se hace la distinción, siendo:
- Solicitante: Usuario que genera el requerimiento.
- Colaborador asignado: Usuario al que aplica la solicitud.
Esto permite que el Solicitante pueda participar de etapas futuras del flujo de aprobación.
Jerarquía de posiciones por formulario
La funcionalidad de jerarquía por posiciones, disponible para las categorías de Requisición y Alta, permite asignar como aprobador a los colaboradores cuya posición tenga una relación jerárquica directa o de segundo nivel con la posición seleccionada en el formulario de la solicitud.
Por ejemplo, si estamos solicitando el alta de un nuevo colaborador y asignamos como aprobador con lógica de jerarquía de posiciones al "Jefe de la posición", entonces el usuario que ocupe la posición del padre de la posición del usuario al que se está dando el alta, será el aprobador de esta etapa.
Si utilizamos la opción "Jefe 2grado de la posición", entonces el aprobador asignado será el usuario que ocupe la posición padre de la posición padre de la posición asociada al alta.
Preguntas Frecuentes (FAQ)
P: ¿Qué tipos de aprobadores puedo configurar en una etapa de solicitud?
R: Puedes elegir entre varias opciones según el requerimiento: usuarios específicos, jefatura directa (nivel 1 al 4), solicitante, colaborador asignado, segmentos, manager de segmento, aprobador de etapa anterior, aprobación automática o jerarquía de posiciones (para formularios de Requisición y Alta).
P: ¿Cuál es la diferencia entre “Solicitante” y “Colaborador asignado”?
R: El solicitante es quien genera la solicitud, mientras que el colaborador asignado es la persona a la que aplica. En solicitudes masivas, de baja o cambios, suelen ser distintos. Esto permite que ambos puedan participar en distintas etapas del flujo.
P: ¿Qué sucede si el aprobador designado por jefatura o manager de segmento no existe para un solicitante?
R: En esos casos, la etapa se aprobará automáticamente por el sistema para evitar que el flujo quede detenido.
P: ¿Cómo funciona el tipo de aprobador “Aprobador de etapa anterior”?
R: Permite que la etapa sea aprobada por el mismo usuario que aprobó una etapa previa. Es útil cuando la primera etapa es resuelta por un segmento y se quiere que la misma persona continúe el flujo más adelante. Solo funciona si la etapa referida ya ocurrió.
P: ¿Qué es la jerarquía de posiciones y cuándo se usa como aprobador?
R: Es una lógica especial para formularios de Requisición y Alta que permite asignar como aprobador a quien ocupa una posición jerárquicamente superior (jefe directo o de segundo grado) respecto a la posición seleccionada en el formulario.
P: ¿Los managers de segmento en que solicitudes están disponibles?
R: En todas