Cómo gestionar los roles y permisos en el LMS

La correcta gestión de roles y permisos en el Centro de Aprendizaje (LMS) es fundamental para asegurar que cada usuario tenga el acceso adecuado, permitiendo descentralizar tareas y mantener el control sobre la administración de los cursos y participantes.

Esta guía te explicará en detalle los roles disponibles, cómo asignarlos, las capacidades de cada uno y cómo revocar el acceso cuando sea necesario.

Roles en el Centro de Aprendizaje

Existen tres roles principales en el LMS, cada uno con un alcance y responsabilidades bien definidos.

Participante: Es el usuario final del LMS. Su función principal es ver y completar los cursos que se le asignan a través de sus perfiles. Adicionalmente, si un participante es jefe directo de otros usuarios, adquiere la responsabilidad de aprobar o rechazar las solicitudes de cursos que realice su equipo.
Administrador: Tiene control total sobre el módulo. Sus tareas incluyen la gestión de perfiles LMS, la creación y publicación de cursos, y el acceso a todos los monitoreos y reportes. Es importante destacar que este rol es específico del Centro de Aprendizaje y no otorga permisos de administrador en el resto de la plataforma Rankmi.
Moderador: Es un rol con permisos delegados por un administrador para gestionar aspectos específicos. Un moderador puede tener autorización sobre cursos individuales o sobre perfiles LMS completos, lo que le permite administrar todos los cursos asociados a dicho perfil.

Cómo asignar el rol de Administrador

La asignación de permisos de administrador para el LMS se gestiona de manera centralizada desde los roles globales de la plataforma, asegurando una administración alineada entre módulos. Existen dos métodos:

Asignando el rol de Administrador global: Cualquier usuario que tenga el rol de "Administrador" general de la plataforma Rankmi será reconocido automáticamente como administrador del Centro de Aprendizaje.
Creando o editando un rol personalizado:
- Desde el Home, ingresa a Administración > Roles y permisos.
- Crea un nuevo rol o edita uno existente.
- Dentro de la configuración del rol, activa el interruptor llamado "Administrar Centro de aprendizaje".
- Asigna este rol a los usuarios deseados. Cualquier persona con este rol tendrá permisos completos de administrador dentro del LMS.

Cómo asignar el rol de Moderador

A diferencia del rol de Administrador, los permisos de moderador se asignan de forma individual y únicamente a través de la interfaz del Centro de Aprendizaje.

Pasos para la asignación:

Navega a Configuración > Participantes.
Busca y selecciona al usuario al que le asignarás los permisos.
Haz clic en el botón Gestionar y luego en Administrar permisos.
En la ventana emergente, selecciona la opción Moderador.

Una vez seleccionado el rol, deberás definir el alcance de sus permisos, que puede ser a dos niveles:

Permisos por Perfiles LMS: Al elegir esta opción, el moderador podrá gestionar todos los cursos, tanto actuales como futuros, que estén asociados al perfil LMS seleccionado. Este método es ideal para descentralizar la gestión de categorías completas de cursos.
Permisos por Cursos: Esta opción permite otorgar permisos sobre cursos específicos, ya sea que estén en estado "publicado" o "borrador". Es una forma más granular de delegar responsabilidades. Si un curso asignado de esta manera se elimina, el usuario perderá los permisos asociados a él.

Regla de Prioridad: Cuando un moderador tiene permisos asignados tanto a un Perfil LMS como a un curso específico dentro de ese perfil, los permisos a nivel de curso siempre tendrán prioridad sobre los del perfil.

Detalle de los permisos de Moderador

Al asignar el rol de Moderador, puedes seleccionar qué acciones específicas podrá realizar:

Ver monitoreo / Ver monitoreo de áreas: Habilita el acceso a las pestañas de Monitoreo para supervisar el avance de los participantes en los cursos y áreas que gestiona. Podrá ver resultados, detalles individuales y archivos de tareas.
Gestionar cursos: Otorga la capacidad de administrar el contenido de los cursos asignados, permitiendo crear y modificar lecciones, cambiar el estado del curso (borrador/publicado) y asignarlo a los perfiles que gestiona.
Contestar mensajes: Habilita la sección "Mis Mensajes" para recibir y responder las consultas de los participantes de los cursos que administra.
Descargar reportes: Permite al moderador descargar informes detallados, como los resultados de encuestas y evaluaciones de sus cursos asignados.
Aprobar solicitudes: Otorga la capacidad de gestionar las solicitudes de inscripción a cursos, actuando como el aprobador final después de la revisión del jefe directo.

Cómo quitar permisos

Cuando un usuario ya no necesite privilegios de gestión, puedes revocar su acceso. Al hacerlo, volverá a ser un Participante y solo verá los cursos que tiene asignados. El procedimiento varía según el rol:

Cómo quitar permisos a un Administrador

Ingresa a Administración > Roles y permisos en la plataforma global.
Busca y edita el rol que otorga los permisos de administrador del LMS.
Desactiva el interruptor "Administrar Centro de aprendizaje".
Guarda los cambios.

Cómo quitar permisos a un Moderador

Navega a Configuración > Participantes dentro del LMS.
Busca y selecciona al usuario.
Haz clic en
Gestionar > Quitar todos los permisos.
Confirma la acción.

Consideraciones Importantes

Requisito para Moderadores: Es fundamental que todo usuario asignado como Moderador tenga al menos un perfil LMS asignado. Sin un perfil, no podrá ver ni acceder al Centro de Aprendizaje para ejercer sus permisos.
Alcance al quitar permisos de Administrador:
- Para quitar el permiso a un solo individuo, debes ir a Administración > Roles y permisos > Usuarios y desasignarle el rol que le otorga los permisos.
- Desactivar el interruptor "Administrar Centro de aprendizaje" en la configuración de un rol afectará a todos los usuarios que lo tengan asignado.

Preguntas Frecuentes (FAQ)

P: ¿Cuál es la diferencia principal entre un Administrador y un Moderador? R: La diferencia clave es el alcance. Un Administrador tiene control total sobre todo el módulo del Centro de Aprendizaje, incluyendo la configuración general y la gestión de todos los perfiles y cursos. Un Moderador, en cambio, tiene permisos limitados a los cursos o perfiles específicos que un administrador le asigne.
P: Si asigno un Moderador a un Perfil LMS, ¿puede editar los datos de ese perfil? R: No. Un "Moderador de Perfil" puede gestionar todos los cursos asociados a ese perfil (tanto los actuales como los futuros), pero no puede editar el perfil en sí mismo (por ejemplo, cambiar su nombre). Esa acción es exclusiva del Administrador.
P: ¿Puedo quitar permisos usando el archivo de carga de participantes de Excel? R: No. La gestión de permisos para Administradores y Moderadores se realiza exclusivamente a través de la interfaz de la plataforma. Los archivos de carga masiva ya no se utilizan para esta función.