Visión General

Qué es el Módulo de Solicitudes y sus Componentes Clave

Este módulo centraliza diversos requerimientos, como las solicitudes de vacaciones, nuevas contrataciones, cambios de equipo o rendición de gastos, ofreciendo a todos los usuarios involucrados acceso completo y visibilidad desde un único lugar.

Beneficios Clave del Módulo de Solicitudes:

• Centralización: Unifica todas las solicitudes en una sola plataforma, simplificando su gestión y seguimiento.
  
• Eficiencia: Agiliza los procesos de aprobación y reduce la necesidad de gestiones manuales, optimizando los tiempos de respuesta.
• Transparencia: Proporciona a todos los usuarios involucrados una clara visibilidad del estado y los detalles de cada solicitud, fomentando una comunicación fluida.

Componentes Clave del Módulo:

Para comprender a fondo el funcionamiento del módulo de Solicitudes, es fundamental conocer sus componentes principales:

1. Tipos de Solicitudes: Un tipo de solicitud es una estructura predefinida que los colaboradores utilizan para realizar un requerimiento específico. Cada tipo de solicitud puede incluir información general (nombre, descripción), etapas de aprobación (con definición de aprobadores y formularios), y la definición de quiénes pueden realizar ese tipo de requerimiento. Por ejemplo, dentro de la categoría "General", podrías encontrar tipos de solicitudes como "Rendición de gastos", "Cambio de computador" o "Solicitud de beneficio".
   
2. Categorías de Solicitudes: Las categorías son agrupaciones de tipos de solicitudes que determinan las acciones específicas que se generarán en la plataforma una vez que una solicitud sea aprobada. Dependiendo de los módulos que tengas contratados, el módulo de Solicitudes te permite gestionar las siguientes categorías:
   
   • Alta de personal: Asociadas al módulo de Selección, permiten a los líderes realizar requerimientos de nuevas contrataciones de personal.
     
   • Beneficios: Asociadas al módulo de Beneficios+, permiten realizar solicitudes de beneficios que requieren aprobación.
     
   • Capacitaciones: Asociadas al módulo del Centro de Aprendizaje, permiten solicitar cursos por parte de los usuarios de la empresa.
     
   • General: Asociadas directamente al módulo de Solicitudes, corresponden a solicitudes de rendición de gastos, cambios de equipamiento, entre muchos otros.
     
   • Nómina: Asociadas al módulo de Nómina, pueden tratarse de solicitudes de vacaciones, haberes y descuentos, o aprobaciones de nómina.
     
   • Requisición: Asociadas al módulo de Selección, permiten la creación de procesos ATS cuando la solicitud es aprobada. Incluyen "Requisición por Posición" y "Requisición por Cargo".
     
   • Ausencia laboral: Asociada al módulo de Vacaciones/Nómina, permite generar flujos de vacaciones y licencias.
     
   • Cambios Organizacionales y de Ficha: Permiten modificar datos personales y organizacionales de un colaborador en el Core, o atributos de la posición asignada, pudiendo programar la aplicación del cambio a una fecha futura.
     
   • Offboarding de un colaborador / Baja de personal: Asociada al módulo Máster de colaboradores, permite generar flujos programables de desactivación de usuarios en la plataforma.
     
   • Aprobación de Nómina: Asociada al módulo de Payroll, permite la gestión masiva de aprobaciones de nóminas completas para un período específico.
     
   • Haberes y Descuentos: Asociada al módulo de Nómina, permite la gestión masiva de aprobaciones en el módulo de Solicitudes de estos conceptos.
     
   • Canal de Denuncias: Permite habilitar un espacio seguro y confidencial para la recepción de denuncias relacionadas con acoso y violencia laboral, garantizando el anonimato.
     
   • Referidos: Integradas al módulo de Selección, permiten la creación automática de candidatos referidos en el ATS una vez que la solicitud es aprobada.
     

Roles de Usuario en el Módulo de Solicitudes:

El módulo de Solicitudes está diseñado para que distintos roles de usuario interactúen con él, cada uno con funcionalidades específicas:

• Usuario Solicitante: Puede crear solicitudes de los tipos permitidos, visualizar todas las solicitudes que ha realizado en el panel Mis solicitudes, y acceder al panel Solicitudes pendientes si se le solicitan cambios en su etapa. También pueden iniciar una nueva solicitud desde el widget de acciones en el Home de la plataforma.

• Usuario Aprobador: Visualizará el módulo sin el botón Crear solicitud, pero tendrá acceso a los paneles Solicitudes pendientes y Aprobaciones históricas. No visualizará el panel Mis solicitudes.

• Usuarios con rol de Solicitante y Aprobador: Tendrán acceso a todas las secciones que ven los usuarios aprobadores y solicitantes, incluyendo el botón Crear solicitud.

• Administradores y Managers: Aquellos que no posean roles de solicitante ni aprobador solo verán la sección Administración. Los administradores con roles mixtos (solicitante/aprobador/administrador) verán las pestañas detalladas según los roles que tengan.

Preguntas Frecuentes (FAQ):

P: ¿Cuál es la diferencia principal entre un "Tipo de Solicitud" y una "Categoría de Solicitud"?
R: La "Categoría de Solicitud" es una agrupación más amplia que define la acción principal que se activará en el sistema (ej., "Nómina" para solicitudes de vacaciones). El "Tipo de Solicitud" es la estructura específica del formulario y el flujo de aprobación que se configura dentro de esa categoría (ej., "Solicitud de Vacaciones" dentro de la categoría "Nómina").

P: ¿Puedo crear un tipo de solicitud sin asociarlo a una categoría existente?
R: No. Cada tipo de solicitud debe estar obligatoriamente asociado a una categoría de solicitud predefinida. La categoría es fundamental porque determina el comportamiento final del flujo de la solicitud en la plataforma.

P: Si soy un usuario solicitante, ¿puedo ver las solicitudes realizadas por otros compañeros?
R: Como usuario solicitante, solo podrás ver y dar seguimiento a las solicitudes que tú mismo has generado, las cuales se encuentran en el panel "Mis solicitudes". La visualización de solicitudes de otros compañeros está restringida a roles de administrador o manager con los permisos adecuados.

P: ¿Qué significa webhook execution error en una solicitud?
R: Significa que falló la solicitud al tratar de ejecutar una acción en otro módulo. A veces son problemas con los gatillantes; si revisas y todo está ok, ponte en contacto con soporte.

P: ¿Qué es supervisor de nivel 2?
R: Jefe del Jefe