Cómo configurar los perfiles LMS
Cómo configurar los perfiles LMS
Los perfiles LMS son la herramienta clave para vincular masivamente a los colaboradores con los cursos del Centro de Aprendizaje. Permiten segmentar el contenido de formación y asegurar que cada persona acceda a los cursos que le corresponden según su área, rol u otros criterios definidos.
Esta guía te mostrará cómo crear y administrar los perfiles LMS para una gestión de contenidos eficiente y personalizada.
Acceso a la configuración de perfiles
Para comenzar a gestionar los perfiles, sigue esta ruta:
- Desde el menú lateral del Home, haz clic en Centro de aprendizaje.
- Una vez dentro, dirígete a la sección de Configuración.
- Selecciona la opción Perfiles LMS.
Creación de un Perfil LMS
Dentro de la sección de Perfiles, podrás crear nuevas agrupaciones de participantes. La configuración principal de un perfil se basa en cómo seleccionarás a sus miembros. Existen tres métodos:
- 1. Toda la empresa
- Descripción: Este método incluye automáticamente a todos los usuarios activos de la organización en el perfil.
- Caso de uso ideal: Es perfecto para cursos transversales que deben ser visibles para todos, como la inducción corporativa, políticas internas o capacitaciones de seguridad.
- 2. Segmentos del máster de personas
- Descripción: Permite vincular el perfil a uno o más segmentos dinámicos previamente creados en el máster de personas.
- Caso de uso ideal: Muy útil para grupos que cambian con el tiempo, como "Líderes", "Nuevos ingresos" o equipos de un área específica. Si un colaborador entra o sale del segmento, su asignación al perfil (y a sus cursos) se actualiza automáticamente.
- 3. Participantes (Selección manual)
- Descripción: Te permite seleccionar manualmente a colaboradores específicos uno por uno.
- Caso de uso ideal: Recomendado para situaciones especiales o grupos pequeños que no pueden ser definidos por una regla automática, como un equipo de proyecto multidisciplinario.
El Perfil "General"
Al activar el Centro de Aprendizaje, notarás que se crea automáticamente un perfil llamado "General". Ten en cuenta lo siguiente:
- Función: Sirve como un perfil inicial para asignar cursos a toda la empresa de forma masiva.
- Asignación no automática: A pesar de su nombre, no incluye a los colaboradores de forma automática. Para que funcione, debes editarlo y configurarlo con el método "Toda la empresa".
- Gestión: No puede ser eliminado, pero sí puedes cambiarle el nombre y el color para adaptarlo a tus necesidades.
Comportamiento Dinámico de los Perfiles
Es fundamental que entiendas cómo se gestiona el acceso a los cursos cuando un colaborador cambia de perfil:
- Cuando un usuario ingresa a un nuevo perfil, se le asignan automáticamente todos los cursos vinculados a ese perfil.
- Cuando un usuario sale de un perfil, conserva el acceso a los cursos que ya había finalizado o que estaban "en progreso". Sin embargo, pierde la visibilidad de los cursos de ese perfil que estaban "sin comenzar".
Gestión Masiva vía Excel
Para agilizar la administración, puedes crear y consultar perfiles de forma masiva.
- Importar perfiles: Esta acción te permite crear la estructura base de múltiples perfiles (nombre y color) subiendo un archivo Excel.
- Importante: La importación solo crea los perfiles. La asignación de participantes a ellos deberás realizarla manualmente desde la plataforma.
- Exportar perfiles: Te permite descargar un archivo Excel con la lista de todos los perfiles ya creados, incluyendo el código único que el sistema les asignó.
Preguntas Frecuentes (FAQ)
- P: ¿Puede un colaborador pertenecer a más de un perfil LMS a la vez? R: Sí, un colaborador puede estar en múltiples perfiles. En ese caso, tendrá acceso a todos los cursos asignados a cada uno de los perfiles a los que pertenece.
- P: Si un colaborador deja de cumplir los criterios de un segmento (por ejemplo, cambia de área), ¿se elimina automáticamente del perfil LMS? R: Sí. Los perfiles basados en segmentos son dinámicos. Si un usuario ya no cumple con las reglas del segmento, será removido automáticamente del perfil. Como resultado, perderá el acceso a los cursos de ese perfil que aún no había comenzado.
- P: Creé cursos en el perfil "General", pero mis colaboradores no los ven. ¿Por qué? R: El perfil "General" se crea por defecto, pero no incluye a los participantes automáticamente. Para que los colaboradores vean los cursos de este perfil, debes configurarlo explícitamente para que incluya a "Toda la empresa" o asignarles el perfil de forma manual.
- P: Al crear perfiles masivamente con Excel, ¿debo asignar un código en la columna code? R: No. Al crear nuevos perfiles, la columna code debe dejarse en blanco, ya que el sistema genera un código único de forma automática. Este código sí aparecerá cuando exportes la lista de perfiles ya creados.