Cómo configurar elementos adicionales del contrato
En la gestión de nómina, más allá del sueldo base, existen diversos elementos contractuales que son cruciales para un cálculo preciso y el cumplimiento de normativas. Este artículo te guiará paso a paso para configurar tres de estos elementos clave en Global Payroll: Actividades, Retenciones Judiciales y Convenios Colectivos.
Configurar correctamente estos elementos es fundamental, ya que te permite automatizar pagos variables, gestionar descuentos legales obligatorios y agrupar a tus colaboradores según acuerdos específicos, evitando errores y posibles faltas legales.
1. Configuración de Actividades
Esta funcionalidad te permite definir y registrar tareas o trabajos específicos que realizan tus colaboradores para luego asignarles un valor y calcular pagos variables, como bonos o comisiones.
Paso 1: Crear el Tipo de Actividad en los Maestros
Antes de poder registrar una actividad a un colaborador, primero debes crearla en la configuración general del sistema.
- Dirígete al menú de Configuración y selecciona la opción Maestros.
- Dentro de Maestros, haz clic en Actividades.
- Presiona el botón + Nueva Actividad para abrir el formulario de creación.
- Completa los siguientes campos obligatorios:
- Nombre: Un nombre descriptivo para la actividad (ej: "Instalación de Equipo").
- Código: Un identificador único. Importante: Solo se admiten letras minúsculas y números, sin espacios. Puedes usar guion bajo (_) para separar palabras (ej: instalacion_equipo).
- Centro de Costo: Asocia la actividad a un centro de costo previamente configurado.
- Haz clic en Guardar.
[Insertar imagen de la pantalla de creación de una nueva actividad en Configuración > Maestros > Actividades. alt-text: Formulario para crear una nueva actividad con los campos Nombre, Código y Centro de Costo resaltados.]
Paso 2: Registrar la Actividad en el Contrato del Colaborador
Una vez creado el tipo de actividad, puedes registrarla a los colaboradores para que se vea reflejada en su nómina. Puedes hacerlo de forma manual (para casos individuales) o masiva.
Método Manual
- Navega a la Ficha del Colaborador y selecciona la pestaña Contrato.
- Desplázate hasta la sección Actividades y haz clic en Registrar nueva actividad.
- Se abrirá una ventana donde deberás completar la información del registro:
- Tipo de actividad: Selecciona la actividad que creaste en el paso anterior.
- Periodo: Elige el período de nómina en el que impactará este pago.
- Fecha de actividad: La fecha específica en que se realizó la tarea.
- Cantidad y Monto: Los valores correspondientes a la actividad.
- Estado: Define si la actividad está Pendiente, Rechazada o Aceptada para su pago.
Método Masivo
- Ve a la sección de Carga Masiva en el menú principal.
- Busca la opción Carga de Actividades y haz clic en Cargar.
- En la ventana emergente, haz clic en Generar plantilla de carga para descargar el archivo Excel.
- Completa la plantilla con la información requerida para cada registro (Contrato, Periodo, Tipo de Actividad, Fecha, Cantidad, etc.).
- Guarda el archivo y súbelo a la plataforma en la misma ventana.
2. Configuración de Beneficiarios y Retenciones Judiciales
Esta funcionalidad es esencial para gestionar descuentos ordenados por un mandato legal, como las pensiones alimenticias. El proceso se divide en dos partes: la Retención Judicial (la orden de descontar) y el Beneficiario (la persona o entidad que recibe el monto).
Paso a paso para la configuración
- Ve a la Ficha del Colaborador al que se le aplicará el descuento y entra en la pestaña Contrato.
- Busca la sección Retenciones Judiciales y haz clic para añadir una nueva.
- Completa los campos para definir las condiciones del descuento:
- Nombre de la retención: Un identificador para la retención (ej: "Pensión Alimenticia Juzgado 1").
- Tipo de Valor: Define si el descuento es un Monto Fijo o un Porcentaje del sueldo.
- Valor: El monto o porcentaje a descontar.
- Fecha de Inicio y Fecha de Término: El rango de fechas durante el cual la retención estará activa.
- En la misma sección, deberás crear o asociar al Beneficiario, registrando su nombre y sus datos bancarios (banco, tipo y número de cuenta).
- Guarda los cambios.
Importante: La plataforma utiliza los datos bancarios del beneficiario para incluirlos en los archivos de pago a terceros. El proceso para generar estos archivos se detalla en su respectiva guía.
[Insertar imagen de la configuración de una Retención Judicial en la ficha del contrato, mostrando los campos de valor y fechas. alt-text: Pantalla de configuración de una retención judicial dentro del contrato de un empleado.]
3. Configuración de Convenios Colectivos
Esta opción te permite crear y asociar a tus colaboradores a los diferentes convenios colectivos que existan en tu organización, facilitando su gestión y la aplicación de condiciones particulares.
Paso 1: Crear el Convenio en los Maestros
Al igual que con las actividades, primero debes crear el convenio en la configuración general.
- Dirígete a Configuración > Maestros.
- Selecciona la opción Convenios.
- Haz clic en + Nuevo Convenio y asígnale un nombre (ej: "Convenio Sindicato Metalúrgico").
- Guarda los cambios.
Paso 2: Asociar el Convenio a un Contrato
Una vez creado, debes vincularlo a los contratos de los colaboradores correspondientes.
Método Manual
- Ve a la Ficha del Colaborador y, en la pestaña Contrato, haz clic en Editar contrato.
- Busca el campo llamado Convenio colectivo.
- Selecciona el convenio correspondiente en la lista desplegable.
- Guarda los cambios. El sistema te preguntará si deseas generar un anexo de contrato para registrar esta modificación.
[Insertar imagen del campo "Convenio colectivo" dentro de la edición de un contrato. alt-text: Campo desplegable de Convenio colectivo resaltado en el formulario de edición de un contrato de empleado.]
Método Masivo
Si necesitas asociar el mismo convenio a un gran número de colaboradores, puedes hacerlo a través de la opción de Cargas masivas, utilizando el actualizador de contratos.
Preguntas Frecuentes (FAQ)
P: ¿Qué significa cada 'Estado' (Pendiente, Aceptada, etc.) al registrar una actividad manual? R: El estado controla si la actividad será considerada en el cálculo de nómina. 'Aceptada' es la única que se procesa para el pago. 'Pendiente' requiere una aprobación, 'Rechazada' fue denegada, y 'Descartada' la anula. Esto permite un flujo de validación antes de impactar la liquidación.
P: ¿Qué sucede si una retención judicial tiene una fecha de término? ¿Se desactiva automáticamente? R: Sí. Una vez que el sistema alcanza la fecha de término que configuraste, dejará de aplicar automáticamente el descuento en los siguientes períodos de nómina. No necesitas desactivarla manually.
P: Al asociar un 'Convenio Colectivo' a un empleado, ¿se ven afectados los cálculos de nóminas ya cerradas? R:No. La asociación de un convenio solo tiene efecto hacia el futuro y no modifica de forma retroactiva los períodos de nómina que ya han sido cerrados y procesados.