Creación de empleados: Datos Personales
Descripción general
👥 [Todos los perfiles] Esta sección documenta los campos y validaciones requeridos durante el proceso de creación y alta de un colaborador en la plataforma de nómina Rankmi Payroll. Específicamente, detalla el Paso 1 («Datos personales»), que abarca los bloques de identidad, demografía, organización, contacto, pago, salud y campos adicionales configurables, así como el Paso 3 («Datos del contrato»), donde se definen las variables del puesto. Su propósito es asegurar el registro correcto y centralizado de la información del trabajador, garantizando el cumplimiento de las normativas de nómina locales antes de iniciar la relación laboral formal.
Requisitos previos
⚙️ [Administrador] / 🔧 [Implementador] Antes de iniciar el alta de un colaborador en el sistema, es obligatorio haber configurado y cargado en el portal de la empresa (tenant) los siguientes elementos y tablas maestras:
- Países de contratación: El país debe estar activo en Payroll, dado que define y restringe automáticamente los tipos de documento, bancos, monedas y árboles de ubicaciones geográficas.
- Catálogos del Tenant: Deben estar previamente creados y cargados los cargos, áreas de la estructura, bancos locales, monedas de pago y la lista de subdominios de la empresa.
- Esquema Organizacional: Si se encuentra activa la modalidad de multiposición, es mandatorio haber configurado previamente las posiciones o "sillas" vacantes en la estructura de la compañía.
Funcionamiento
👥 [Todos los perfiles] El proceso de alta opera de manera secuencial a través de la interfaz de componentes integrados del sistema. El usuario inicia el flujo seleccionando el país de contratación, acción que bloquea y parametriza las reglas del formulario. Posteriormente, en el Paso 1, se completan los bloques de información personal, datos organizacionales básicos, métodos de contacto, información de pago, datos de salud y campos adicionales. Si existen campos obligatorios vacíos o con datos inválidos, el sistema bloquea el avance al siguiente paso. Tras completar los datos previsionales intermedios, se accede al Paso 3, donde se asigna el puesto físico u organizacional del colaborador.
Configuración
⚙️ [Administrador] El administrador del sistema cuenta con las siguientes opciones de ajuste y parametrización en la plataforma:
- Identificador de Empleado: Configurar si el código del colaborador será de carácter incremental automático (autocompletado por el sistema) o si se ingresará de forma manual.
- Campos adicionales: Definir, a través del módulo de opcionales en Master, la creación de campos personalizados adaptados al negocio (por ejemplo, tallas, licencias, etc.), determinando su tipo (texto, selector, archivo, fecha, etc.) y su nivel de obligatoriedad.
- Privacidad por defecto: Establecer si la visibilidad inicial del perfil del colaborador en la plataforma será General (público para la organización) o Privado.
🔧 [Implementador] Durante el despliegue inicial por cliente, el implementador debe tener en cuenta las siguientes directrices técnicas basadas en el esquema global (GLB):
- Localización por País: Validar que los formularios de Chile y Colombia utilicen los overrides correspondientes (por ejemplo, lógica de RUT y Región/Comuna para Chile; Estado Civil obligatorio, formato específico de documento y Departamento/Ciudad para Colombia).
- Excepciones de Formulario: Identificar que los clientes de México y Perú en alta con contrato no utilizan el esquema estándar YAML GLB aquí descrito, sino que requieren el despliegue de sus propios formularios nativos (RFC, CURP, NSS, DNI, SUNAT).
- Automatización de Variables: Configurar la asignación automática de la moneda en la base de datos (por ejemplo, forzar COP en Colombia) al momento de guardar los registros si aplica.
Detalle de Campos por Sección
1. Información Personal
👥 [Todos los perfiles]
Campo | Qué ingresar | Formato / reglas |
|---|---|---|
Tipo de documento | Clase de identificación legal de la persona | Lista según país. Ej. CO: CC, CE, PEP, PPT, PA, TI; CL: Cédula o Pasaporte; GLB genérico: «Número de documento» |
Número de documento | Identificador único de la persona. Obligatorio ingresar sin puntos, comas, guiones ni espacios para cualquier país. | Texto numérico/alfanumérico limpio. CO: según tipo (p. ej. CC hasta 10 dígitos; PPT exactamente 7). CL: RUT válido (8–9 dígitos + dígito verificador 0–9 o K) sin formato. |
Primer nombre | Nombre legal principal | Texto libre, obligatorio |
Segundo nombre | Segundo nombre si aplica | Texto libre, opcional |
Primer apellido | Apellido paterno o principal | Texto libre, obligatorio |
Segundo apellido | Apellido materno u otro | Texto libre, opcional |
Nombre social | Nombre con el que se conoce a la persona (si difiere del legal) | Texto libre, opcional |
Fecha de nacimiento | Fecha de nacimiento real | Fecha (dd/mm/aaaa), obligatoria |
Género | Identidad de género registrada | Lista: Masculino, Femenino, Otro |
Estado civil | Situación marital | Lista: Soltero/a, Casado/a, Divorciado/a, Viudo/a, Unión civil. CO: obligatorio; GLB: opcional en esquema |
Nacionalidad | País de origen de la persona | País del listado ISO (con bandera), obligatorio |
País de contratación | País bajo cuya legislación se contrata en nómina | País activo en Payroll; en CO suele venir fijado y bloqueado según el contexto del alta |
Idioma principal | Idioma de la interfaz Rankmi para ese usuario | Lista: Español, Inglés, Francés, Portugués, Polaco, Alemán, Indonesio |
2. Información Organizacional
👥 [Todos los perfiles]
Campo | Qué ingresar | Formato / reglas |
|---|---|---|
Identificador empleado | Código interno único del colaborador en la empresa | Texto sin espacios. Puede autocompletarse si el tenant tiene identificador incremental, o copiarse del número de documento (estrictamente sin puntos, comas ni guiones) |
Fecha de ingreso | Primera fecha laboral reconocida en la empresa | Fecha; es el inicio de la relación laboral para nómina |
Nombre de usuario | Credencial de acceso a Rankmi | Texto sin espacios, mínimo 4 caracteres; suele ser estilo nombre.apellido |
Correo corporativo | Email laboral del colaborador | Email válido. Obligatorio solo si «Correo electrónico válido» = Sí |
Correo electrónico válido | Si la persona puede recibir comunicaciones en ese correo corporativo | Sí / No (default: Sí). Si es No, el sistema puede generar correo automático si no se ingresa uno |
Suspender envío de correos | Si Rankmi no debe enviar emails a esa persona | Sí / No (default: No). Solo visible si «Correo electrónico válido» = Sí |
Subdominio | Instancia/portal de la empresa en Rankmi | Lista de subdominios configurados en el tenant |
Privacidad | Visibilidad del perfil en la plataforma | General (visible) o Privado |
3. Datos de la Posición (Paso 3 «Datos del contrato»)
👥 [Todos los perfiles]
Campo | Qué ingresar | Notas |
|---|---|---|
Posición(condicional) | Silla/posición organizacional vacante o a asignar | Solo con multiposición activa. Al elegirla, precarga cargo, jefe, empresa, sucursal, CC y área |
Cargo | Rol o puesto formal | Catálogo de cargos del tenant |
Jefe directo | Colaborador que supervisa a esta persona | Búsqueda en empleados activos |
Empresa(condicional) | Razón social o entidad empleadora | Catálogo de empresas; obligatoria en contrato |
Sucursal(condicional) | Sucursal o local | Solo multiposición; filtrada por empresa |
Centro de Costos | CC(s) con porcentaje de imputación | Catálogo de centros de costo; el tenant puede exigirlos |
Estructura organizacional | Área o unidad en el organigrama (jerarquía) | Selector de árbol de áreas; obligatoria en contrato |
Tipos de anexos (opcional). En el alta y al editar el tramo original puedes elegir un valor de la lista (Contrato por Ingreso, Contrato por Reingreso, Contrato por Reemplazo u otro que administre tu empresa). El campo no es obligatorio. Es distinto del tipo de contrato de plazo. Un anexo posterior no hereda este valor.
México y Perú usan formulario nativo: el mismo campo aparece ahí, no en el esquema global de esta guía.
4. Información de contacto
👥 [Todos los perfiles]
Global (GLB)
Campo | Qué ingresar | Reglas |
|---|---|---|
Correo personal | Email personal del colaborador | Email válido, obligatorio |
Teléfono personal | Teléfono de contacto | Texto; patrón de teléfono del producto si aplica |
Código postal | CP de la dirección | Texto, opcional |
Estado / Región / Provincia | División administrativa de primer nivel | Texto libre, obligatorio |
Ciudad | Ciudad o comuna según contexto | Texto libre, obligatorio |
Dirección (Línea 1) | Calle, avenida o vía principal | Texto |
Dirección (Línea 2) | Depto, oficina, interior, referencia | Texto, opcional |
Chile (override)
Campo | Qué ingresar |
|---|---|
Región | Región de Chile (lista) |
Comuna | Comuna dentro de la región (lista dependiente) |
Dirección | Dirección principal |
Casa, depto., oficina, etc. | Complemento de dirección |
Colombia (override)
Campo | Qué ingresar |
|---|---|
Departamento | Departamento (árbol de ubicaciones CO) |
Ciudad | Ciudad o municipio |
Dirección (Línea 1) | Dirección principal |
Dirección (Línea 2) | Complemento |
5. Métodos de pago
👥 [Todos los perfiles]
Tipo de pago | Qué significa | Campos a completar |
|---|---|---|
No generar pago | No se configura medio de pago para liquidación | Solo el tipo |
Transferencia bancaria | Pago por depósito en cuenta | Banco, tipo de cuenta, número de cuenta y moneda(todos obligatorios) |
Billetera virtual Vitawallet | Pago a billetera digital | Email asociado a la cuenta Vitawallet y moneda(obligatorios) |
- Tipos de cuenta: Cuenta corriente, Cuenta de ahorro, Cuenta vista, Sin cuenta, Vale vista, Cuenta de nómina.
- Banco: Catálogo de bancos del país (localizado).
- Moneda: Catálogo de monedas (GLB). En CO el sistema puede asignar COP automáticamente al guardar.
6. Datos de salud
👥 [Todos los perfiles]
Campo | Qué ingresar | Reglas |
|---|---|---|
Grupo sanguíneo | Tipo sanguíneo si se conoce (ej. O+, A−) | Texto libre, opcional |
Alergias | Alergias o condiciones relevantes | Texto libre, opcional |
7. Campos adicionales
👥 [Todos los perfiles]
Aspecto | Detalle |
|---|---|
Origen | Configuración de «campos opcionales» del tenant en Master |
Tipos habituales | Texto, selector único, comentario, archivo, fecha, HTML enriquecido |
Qué ingresar | El valor que pida cada campo según su etiqueta y ayuda configurada (ej. «Número de licencia», «Talla de polera», «Centro de costo secundario») |
Obligatoriedad | La define la configuración del tenant por campo |
Casos de uso frecuentes
🧑 [Usuario final]
- Consulta de credenciales: El colaborador ingresa por primera vez a la interfaz de Rankmi utilizando el nombre de usuario único y el correo corporativo registrados durante su alta, visualizando su información en el idioma principal configurado en su perfil.
⚙️ [Administrador]
- Alta de colaborador extranjero en Colombia: El administrador gestiona la incorporación de un trabajador en Colombia seleccionando tipos de documento específicos como Cédula de Extranjería (CE), PEP o PPT, asegurando que el estado civil se complete obligatoriamente para cumplir con las reglas del formulario localizado.
- Asignación rápida por multiposición: Al registrar un nuevo empleado en una empresa con multiposición activa, el administrador selecciona una posición ("silla") vacante en el Paso 3, logrando que el cargo, jefe directo, empresa, sucursal, centro de costos y área se autocompleten de forma simultánea.
Restricciones y consideraciones
👥 [Todos los perfiles]
- Formato estricto de documentos de identidad: Para cualquier país de contratación y legislación aplicable, el número de documento de identidad debe ingresarse sin puntos, comas, guiones ni espacios. El uso de caracteres especiales o puntuación causará fallas en las validaciones del sistema.
- Límites de caracteres en documentos: En Colombia, el documento CC admite hasta 10 dígitos y el PPT exige exactamente 7 dígitos. En Chile, el RUT debe ser un valor válido de 8 a 9 dígitos más su correspondiente dígito verificador (0–9 o K). Recuerde que en ambos casos se debe ingresar el número omitiendo cualquier formato visual.
- Formato de usuarios: El nombre de usuario en Rankmi no admite espacios en blanco y requiere un largo mínimo de 4 caracteres.
- Obligatoriedad de correos: El correo corporativo es estrictamente obligatorio si el selector de "Correo electrónico válido" está marcado como "Sí". De lo contrario, el sistema generará un correo automatizado para el colaborador.
- Bloqueo de flujos: El bloque de "Datos de la Posición" no se encuentra disponible en el primer paso del alta, sino que debe completarse estrictamente al llegar al Paso 3 de la contratación.
Preguntas frecuentes (Q&A)
🧑 [Usuario final]
P: ¿Puedo solicitar que me llamen por un nombre distinto a mi nombre legal en la plataforma? R: Sí, para ello existe el campo opcional "Nombre social", donde se puede registrar el nombre con el que te conoce la organización si difiere del legal.
P: ¿Qué pasa si dejo vacíos los campos de grupo sanguíneo o alergias en mi registro? R: Los datos de salud son netamente informativos en esta etapa, por lo que dejarlos vacíos no bloquea el alta ni restringe el uso de la plataforma.
⚙️ [Administrador]
P: ¿Cómo debo ingresar el RUT de un empleado de Chile o la Cédula de Ciudadanía de uno de Colombia en el sistema? R: Se deben ingresar sin puntos, comas ni guiones. Por ejemplo, un RUT chileno se ingresa como 12345678K y una cédula colombiana como 10203040.
P: Al configurar una transferencia bancaria como método de pago, ¿qué datos son obligatorios? R: Al seleccionar transferencia bancaria es obligatorio ingresar el Banco (desde el catálogo localizado), el tipo de cuenta, el número de cuenta y la moneda de pago.
P: ¿Cómo puedo evitar que el sistema envíe correos electrónicos automáticos a un colaborador recién creado? R: Debes asegurarte de que la opción "Correo electrónico válido" esté en "Sí" y, acto seguido, marcar la opción "Suspender envío de correos" con el valor "Sí".
🔧 [Implementador]
P: Si el identificador del empleado no se genera de forma incremental y decidimos copiar el número de documento de identidad, ¿qué debemos tener en cuenta? R: Debe asegurarse de extraer completamente la puntuación. El identificador del empleado no admite espacios, puntos, comas ni guiones, en concordancia directa con el formato exigido para el campo de número de documento.
P: ¿El esquema de formulario global descrito en esta guía sirve para implementar clientes en México o Perú? R: No. México y Perú utilizan formularios propios y nativos adaptados a sus legislaciones locales (manejo de RFC, CURP, NSS, DNI, etc.) y no se rigen por el esquema global (YAML GLB) de esta guía.
<P: ¿Qué sucede con el campo de dirección cuando configuramos un cliente en el modelo localizado de Chile? R: El sistema activa un override que reemplaza los campos de texto libre globales por selectores de lista dependientes estructurados estrictamente por Región y Comuna de Chile.
Glosario de términos clave
👥 [Todos los perfiles]
- Tenant: Instancia o portal único de la empresa cliente dentro de la infraestructura tecnológica de Rankmi.
- Multiposición: Modalidad de configuración en Rankmi donde los puestos de trabajo o "sillas" se encuentran predefinidos en la estructura organizacional, permitiendo guardar la vacante y autocompletar sus dependencias jerárquicas al asignarle un colaborador.
- CC (Cédula de Ciudadanía): Documento de identidad principal utilizado para ciudadanos mayores de edad en la República de Colombia.
- RUT (Rol Único Tributario): Número identificador único legal obligatorio para personas naturales y jurídicas en la República de Chile.
- All-in-one-components: Interfaz de componentes integrados de Rankmi que unifica la experiencia de captura de datos durante los procesos de alta de personal.