Introducción
La integración con NetSuite permite enviar, desde Rankmi, los asientos contables derivados de la centralización de nómina ya calculada, sin descargar manualmente el ZIP y cargarlo en otro sistema.
Problema que resuelve
- Reduce pasos manuales entre la centralización contable en Rankmi y el libro diario en NetSuite.
- Soporta más de una conexión NetSuite (por ejemplo, distintas subsidiarias o entornos), eligiendo la interfaz al momento del envío.
Cuándo aplica
- La empresa opera nómina bajo México en Rankmi.
- Rankmi activó la funcionalidad en su cuenta (management_netsuite).
- El usuario tiene permisos para configurar y enviar a NetSuite.
Si no cumple esas condiciones, no verá el botón ni las pantallas de configuración NetSuite.
Configuración y administración (solo admin)
1. Habilitación en la cuenta (Rankmi)
La visibilidad del flujo depende de que Rankmi tenga activo el flag management_netsuite en su tenant. Si no lo tienen, contacte a su Customer Success o implementación Rankmi antes de configurar interfaces.
2. Permisos de usuario
Asigne a los roles que configurarán o enviarán a NetSuite el permiso de Configuración general → Interfaces NetSuite con nivel Escritura (identificador interno: interfaces_netsuite).
Rol típico | Permiso recomendado |
|---|---|
Administrador de nómina / implementación | Escritura en Interfaces NetSuite |
Usuario solo consulta de centralización | Sin escritura: no verá el botón de envío |
Revise también que el usuario tenga permisos habituales para generar y consultar centralización contable en el período.
3. Datos que debe solicitar a NetSuite
Antes de crear la interfaz en Rankmi, reúna con su administrador NetSuite:
Campo en Rankmi | Descripción |
|---|---|
Nombre de la interfaz | Etiqueta visible al elegir conexión (ej. «NetSuite Producción – Subsidiaria 2»). |
ID de subsidiaria | Identificador numérico de la subsidiaria en NetSuite (subsidiary). |
ID de moneda | Identificador numérico de la moneda del asiento (currency). |
Memo del journal | Texto que aparecerá en el memo del asiento contable. |
Consumer Key | Clave OAuth del integration record. |
Consumer Secret | Secreto OAuth del integration record. |
Token | Token OAuth autorizado para la integración. |
Token Secret | Secreto del token OAuth. |
Realm | Identificador de cuenta NetSuite (realm) usado en la firma OAuth. |
Los Secret se guardan cifrados en Rankmi. En pantalla de edición solo se muestran valores enmascarados; para rotar credenciales vuelva a ingresar los campos de secreto.
4. Crear o editar una interfaz NetSuite
- Ingrese a Global Payroll (Nómina) con legislación México.
- Vaya a Gestión → Interfaces.
- Cree o edite un registro de tipo NetSuite (desde el listado de interfaces del módulo).
- Complete el formulario:
- Nombre de la interfaz
- ID subsidiaria, ID moneda, Memo del journal
- Consumer Key, Consumer Secret, Token, Token Secret, Realm
- Guarde. El sistema valida que todos los campos obligatorios estén completos para considerar la interfaz configurada.
"A excepción de “nombre de la interfaz” todos los campos deben extraerlos del sistema de NetSuite"
Varias interfaces
- Puede registrar más de una interfaz NetSuite (por subsidiaria, ambiente o razón social).
- Cada una debe tener credenciales y parámetros de journal completos para poder elegirla al enviar.
Edición
- Si la interfaz ya está configurada, puede actualizar nombre, subsidiaria, moneda y memo sin reescribir secretos.
- Para cambiar credenciales OAuth, ingrese de nuevo los campos de key/secret/token (deje en blanco solo si no desea cambiarlos y el producto lo permite en su versión).
5. Centralización contable previa
El envío a NetSuite no sustituye la generación de centralización en Rankmi:
- Configure layouts, procesos y mapeo concepto–cuenta según su operación contable.
- Cierre y procese el período de nómina correspondiente.
- Genere la centralización contable hasta obtener un archivo listo para descargar en el historial del período.
El sistema lee las líneas del asiento desde el ZIP de centralización (archivos JSON dentro del paquete). Si el ZIP no contiene JSON válidos o no hay líneas, el envío fallará con un mensaje de sin líneas de journal.
Enviar un asiento a NetSuite
- Abra el período de nómina ya procesado (México).
- Acceda al flujo de Resumen / Reportes donde consulta el historial de archivos de centralización contable(modal de descarga de centralización).
- Localice la fila del archivo generado (fecha, usuario, estado publicado).
- En la columna de acciones, pulse el botón con el ícono de NetSuite (visible solo con permiso, flag y país MX).
- En el modal Enviar a NetSuite:
- Espere a que cargue el listado de interfaces.
- Elija la interfaz correcta y pulse Elegir (o equivalente según idioma).
- Si el envío es exitoso:
- Verá una notificación de éxito.
- En la misma fila aparecerá el texto «Enviado a NetSuite» en lugar del botón.
- Los demás archivos del mismo período siguen disponibles para enviar o descargar; un envío exitoso no bloquea otras filas.
Descargar sin enviar
El botón Descargar del mismo modal sigue disponible para obtener el ZIP/ archivo por fuera de NetSuite, de forma independiente al envío.
Estados y mensajes frecuentes
Situación | Qué ve el usuario | Qué hacer |
|---|---|---|
No hay interfaces configuradas | Mensaje en el modal indicando que falta configuración | Complete al menos una interfaz en Gestión → Interfaces |
Interfaz en listado pero botón Elegir deshabilitado | Tooltip: interfaz incompleta | Edite la interfaz y complete credenciales OAuth |
Error al cargar interfaces | Mensaje de error de carga en el modal | Reintente; si persiste, contacte soporte Rankmi |
Error de NetSuite (credenciales, datos, API) | Notificación con detalle devuelto por NetSuite cuando existe | Revise credenciales, IDs de subsidiaria/moneda y contenido del JSON de centralización |
Sin líneas en el archivo | Error de negocio: no hay líneas de journal | Regenerar centralización; validar que el ZIP incluya JSON con líneas válidas |
Archivo ya enviado con éxito | Texto Enviado a NetSuite (sin botón) | No reenviar el mismo adjunto; genere nueva centralización si necesita otro asiento |
Buenas prácticas
- Pruebe primero en sandbox NetSuite con una interfaz dedicada y un período de prueba.
- Mantenga un nombre claro por interfaz para evitar envíos a la subsidiaria incorrecta.
- Tras cambios de layout o conceptos, regenere la centralización antes de reenviar.
- Documente internamente qué memo y subsidiaria usa cada interfaz.
Preguntas frecuentes
P: ¿Por qué no veo el botón de NetSuite? R: Verifique: país México, flag management_netsuite activo en su cuenta, permiso Interfaces NetSuite con escritura y que esté en el modal de archivos de centralización (no en otros reportes).
P: ¿Puedo enviar la misma centralización dos veces? R: No en el mismo adjunto si ya hubo un envío exitoso; el sistema muestra Enviado a NetSuite y evita duplicar el asiento en ese archivo.
P: ¿Cuántas interfaces puedo tener? R: Varias. Al enviar, el modal le pide elegir cuál usar.
P: ¿El envío reemplaza la descarga del archivo? R: No. Puede descargar el archivo y, por separado, enviar a NetSuite.
P: ¿Qué pasa si falla NetSuite pero Rankmi guardó el intento? R: Los intentos quedan registrados para auditoría; corrija la causa (credenciales, JSON, parámetros) y, si el envío no fue exitoso, podrá reintentar según el estado del adjunto.
P: ¿Rankmi usa correo y contraseña de usuario NetSuite? R: No. La integración usa OAuth 1.0 (Consumer Key/Secret, Token/Secret y Realm) provistos por el administrador de integraciones de NetSuite.
P: ¿Quién configura la URL de la API NetSuite? R: Es configuración de plataforma Rankmi (NETSUITE_API_URL). El usuario final solo completa la interfaz en la aplicación.