Cómo configurar los tipos de permisos (permission-excuses)
Un tipo de permiso es un motivo laboral del catálogo de la empresa: por ejemplo «Permiso con goce de sueldo», «Cita médica», «Día económico» o «Retardo por horas». Al registrar un permiso —en la ficha del colaborador, en una solicitud de Workflow o en una carga masiva— se elige uno de estos tipos para clasificar la ausencia.
Un permiso es una ausencia justificada de corta duración (días o, en algunos casos, fracciones de hora). No debe confundirse con vacaciones, licencia médica ni falta.
¿Qué problema resuelve?
Situación | Sin catálogo ordenado | Con tipos de permiso configurados |
|---|---|---|
Motivos distintos por país o política interna | Nombres libres o inconsistentes | Catálogo único por legislación, con código estable |
Solicitudes de Workflow | Colaborador no sabe qué opciones tiene | Solo aparecen los tipos habilitados para solicitudes |
Nómina e integraciones | Difícil reportar o calcular por motivo | Código y tipo enlazan fórmulas, reportes y API |
¿Dónde se nota en la aplicación?
- Configuración: Nómina → Configuración general → Tipos de permisos.
- Operación: ficha del colaborador → Asistencia → pestaña Permisos; formularios de solicitud de permiso en Workflow.
- Impacto: cada permiso registrado puede generar ausentismo que alimenta nómina, Tempo/CDA e integraciones externas.
Configuración y administración (solo admin)
Requisitos previos
- Permiso de lectura o escritura en Configuración general → Tipos de permisos (dentro de Roles y permisosde Nómina, no confundir con este catálogo).
- Legislación activa del tenant (Chile, Perú, Colombia, México, Argentina o Global). Solo verá y editará tipos de la legislación del contexto.
- Para acotar tipos a grupos de colaboradores: segmentos creados previamente en Configuración general → Segmentos (ver artículo complementario de segmentos en tipos de permiso).
Acceder al catálogo
- Ingrese a Nómina.
- Abra Configuración general.
- Seleccione el tab Tipos de permisos.
Verá una tabla con búsqueda por nombre y código, paginada y filtrada por la legislación activa.
Campos al crear o editar un tipo
Campo | Descripción | Notas |
|---|---|---|
Nombre | Texto visible en listados y selectores | Obligatorio. Use un nombre claro para RR. HH. y colaboradores. |
Código | Identificador estable del tipo | Solo en alta. No se puede cambiar después. Úselo en integraciones, fórmulas y reportes. Debe ser único dentro de la legislación. |
Disponible desde solicitudes | Si el tipo aparece al crear una solicitud de permiso en Workflow | Si está desactivado, el tipo puede seguir usándose en registro directo por RR. HH., pero no en solicitudes del colaborador. |
Días por defecto | Cantidad sugerida al solicitar en Workflow | Valor numérico. En tipos por horas puede ser 0. |
Días editables | Si el solicitante puede cambiar la duración en Workflow | Solo tiene sentido si Días por defecto es mayor que 0. |
Tipo de cálculo de días | Días corridos (calendario) o Días hábiles | En hábiles, el sistema considera la jornada del contrato (por defecto lunes a viernes si no hay jornada definida). |
Segmentos | Grupos de contratos a los que aplica el tipo | Vacío = toda la empresa en la legislación. Con segmentos, solo colaboradores en esos grupos ven el tipo en solicitudes. |
Tipos por horas: algunos motivos (por ejemplo retardo) se registran por fecha, hora de inicio y duración en minutos, no por rango de días. La opción por tiempo puede gestionarse según la versión desplegada en su entorno; consulte con su administrador si no aparece en el formulario.
Cómo crear un tipo de permiso
- En Tipos de permisos, pulse Crear tipo de permiso.
- Complete Nombre y Código (el código no podrá editarse después).
- Configure Tipo de cálculo de días según la política de la empresa.
- Si el tipo debe usarse en Workflow, active Disponible desde solicitudes y defina Días por defecto y, si aplica, Días editables.
- Si necesita limitar el tipo a un área o filial, seleccione Segmentos; para alcance global, deje el campo vacío.
- Pulse Guardar.
El nuevo tipo aparece de inmediato en los selectores de registro y en las solicitudes de Workflow que cumplan las reglas configuradas.
Cómo editar un tipo existente
- En el listado, pulse Editar en la fila del tipo.
- Modifique Nombre, switches, días y segmentos según necesite.
- No podrá cambiar el Código ni la legislación.
- Pulse Guardar.
Los permisos ya registrados conservan el tipo original; los cambios afectan nuevos registros y solicitudes.
Buenas prácticas
- Defina el código una sola vez y de forma estable (por ejemplo paid_work_permit, medical_appointment). Evite renombrar tipos en producción si ya hay integraciones o fórmulas que los referencian.
- Active Disponible desde solicitudes solo en motivos que el colaborador pueda pedir por su cuenta.
- Cree tipos separados cuando la política difiera por grupo (por ejemplo un «Día económico — Operaciones» y otro «Día económico — Administración») y asígneles segmentos distintos.
- No elimine tipos con permisos históricos asociados: el sistema bloquea el borrado. Deje de ofrecerlos en Workflow o deje de usarlos en altas nuevas.
Permisos necesarios
Acción | Permiso en Roles y permisos (Nómina) |
|---|---|
Ver el catálogo | Configuración general → Tipos de permisos (lectura) |
Crear, editar tipos | Configuración general → Tipos de permisos (escritura) |
Diferencia con «Roles y permisos»
Concepto | Qué configura |
|---|---|
Tipos de permisos (este artículo) | Motivos de permiso laboral (catálogo de ausencias) |
Roles y permisos | Quién puede entrar a Nómina y qué módulos ve cada perfil |
Guía de uso (usuario final)
Para el colaborador (solicitud en Workflow)
- Cree una solicitud de permiso en Workflow.
- En Tipo de permiso, elija entre los motivos habilitados para su contrato y legislación.
- Si el tipo tiene días por defecto, el formulario puede precargar la duración; si Días editables está activo, podrá ajustarla.
- Envíe la solicitud. Tras aprobación, el permiso queda registrado y puede reflejarse en asistencia y nómina.
Solo verá tipos con Disponible desde solicitudes activo y que correspondan a su legislación y segmentos (si aplica).
Para RR. HH. (registro directo)
- Abra la ficha del colaborador → Asistencia → pestaña Permisos.
- Pulse registrar permiso.
- Seleccione el tipo de permiso del catálogo (en algunas legislaciones el formulario puede mostrar opciones simplificadas «con goce» / «sin goce» además del catálogo completo).
- Indique fechas, y en tipos por horas la hora y duración.
- Guarde.
El permiso queda en el historial del colaborador y puede impactar cálculos de nómina y Tempo según la configuración de la empresa.
Preguntas frecuentes
¿Puedo cambiar el código de un tipo después de crearlo?
No. El código es inmutable para proteger integraciones y fórmulas. Si necesita un código distinto, cree un tipo nuevo y deje de usar el anterior en altas.
¿Por qué un colaborador no ve un tipo en Workflow?
Revise que el tipo tenga Disponible desde solicitudes activo, que corresponda a la legislación del contrato y que, si usa segmentos, el contrato del colaborador pertenezca a al menos uno de ellos.
¿Qué pasa si edito un tipo que ya tiene permisos registrados?
Los permisos existentes no cambian. Las modificaciones aplican a nuevos registros y solicitudes.
¿Puedo borrar un tipo?
No si existen permisos asociados. Desactívelo para Workflow o deje de usarlo en operación.
¿Es lo mismo que «Roles y permisos»?
No. Tipos de permisos define motivos laborales; Roles y permisos define accesos al sistema.
¿Dónde configuro vacaciones o licencias?
En módulos y catálogos distintos. Este artículo cubre solo permisos de corta duración.