Temas técnicos Alta con Contrato
  • Identificarse

    • Solicitud de Alta con contrato


    1. Qué es y para qué existe

    Este documento define la lógica de configuración del flujo de alta de colaboradores. Su propósito es automatizar la transición de un candidato a colaborador activo, garantizando la creación sincronizada de las entidades Persona, Empleado y Contrato en el sistema de Payroll y su posterior reflejo en el Core.

    2. Cuándo usarlo / Cuándo no

    • Usar cuando: Se requiera estandarizar el proceso de ingreso con aprobaciones multinivel y asegurar que los datos financieros/contractuales sean validados antes de impactar la nómina.
    • No usar cuando: Se realicen cargas históricas masivas o procesos de re-ingreso que requieran lógica de "herencia" de antigüedad o IDs previos (salvo que el sistema soporte re-activación por este flujo).

    3. Tipo de acción y nivel de riesgo

    • Tipo de Acción: Configuración Global / Integración de Módulos.
    • Nivel de Riesgo: Operativo (Medio).
      • Impacto: Una configuración errónea en el mapeo de campos o en los permisos de aprobación puede generar registros incompletos en Payroll o bloqueos en la contratación.

    4. Procedimiento de Configuración Técnica (Administración)

    Paso 1: Habilitación de Entorno (Módulo Máster)

    1. Activación por Mercado: En la sección de 'Solicitudes/Configuración', habilitar el flujo de "Alta de colaborador" para los mercados (países) donde el Core tenga una instancia de Payroll activa.
    2. Definición de Atributos: Configurar los campos requeridos como obligatorios según la entidad (Persona, Empleado o Contrato).
      • Nota: Se deben priorizar los campos que actúan como "llaves" (Numero de identificacion, Email Corporativo/Personal).

    Paso 2: Arquitectura del Workflow

    1. Diseño de Etapas: Definir la secuencia lógica (ej. Reclutamiento -> Compensaciones -> Aprobación Final).
    2. Asignación de Roles: Vincular usuarios o perfiles de permisos a cada etapa.
    3. Lógica de Visibilidad y Bloqueo: * Determinar qué campos son editables en cada etapa.
      • Regla de Oro: Los campos críticos (Sueldo, Tipo de Contrato, Fecha de Ingreso) deben quedar bloqueados para edición tras la aprobación de la etapa de "Compensaciones/Finanzas".

    Paso 3: Integración y Mapeo (ATS/Workflow)

    1. Vinculación de Origen: Conectar el tipo de solicitud de alta con la configuración del ATS.
    2. Mapeo de Atributos: Asegurar que el campo ID_Candidato del ATS coincida con el campo ID_Origen en el Workflow para garantizar el traspaso automático de datos biográficos básicos.

    Paso 4: Configuración de Reglas de Sincronización

    1. Validación de Duplicados: Activar el trigger de verificación automática por Identificador Nacional (DNI/RUT/Pasaporte) previo al envío a Payroll.
    2. Trigger de Creación: Definir que la creación de entidades solo se ejecute tras el estado "Aprobación Final" del Workflow.

    5. Impacto y Dependencias entre Módulos

    Módulo

    Dependencia / Impacto

    ATS

    Provee los datos base. Si la integración falla, el flujo requiere carga manual.

    Payroll

    Receptor de las 3 entidades. Si el servicio de Payroll no responde, el Workflow entra en estado Error_Sync.

    Core

    Refleja la información para visualización y gestión de talento. Depende de la consistencia de los catálogos (Cargos, Sedes).

    Estructura Org.

    Requiere una "Silla" o Posición vacante si se activa la funcionalidad de reserva de vacantes.

    6. Estados del Sistema Involucrados

    • Borrador (Draft): Solicitud creada, datos no validados.
    • En Revisión (In_Review): Circulando por las etapas del workflow.
    • Validando (Validating): Comprobando duplicados en Payroll.
    • Sincronizado (Synced): Persona, Empleado y Contrato creados exitosamente.
    • Error de Sincronización (Sync_Error): Fallo técnico o de datos (ej. campo obligatorio vacío en Payroll).

    7. Alertas Críticas y Prevención de Errores

    • ⚠️ Dato Maestro Inconsistente: Si un Cargo o Centro de Costos existe en el Workflow pero no en Payroll, la creación fallará.
    • ⚠️ Riesgo de Duplicidad: El sistema no debe permitir avanzar el workflow si el Identificador Nacional ya existe en una ficha "Activa" o "Suspendida" en Payroll.
    • ⚠️ Acciones de Control: Las acciones de "Derivar" deben resetear los bloqueos de campos para permitir la corrección.

    8. Checklist Antes/Después

    Antes de activar:

    • [ ] ¿Los catálogos de Cargos y Áreas están sincronizados entre Core y Payroll?
    • [ ] ¿Se han definido los responsables para cada etapa del Workflow?
    • [ ] ¿Están mapeados los campos mínimos obligatorios para la creación de Contrato?

    Después de la ejecución:

    • [ ] Verificar que el ID del empleado generado en Payroll sea visible en el Core.
    • [ ] Confirmar que el estado del candidato en el ATS haya cambiado a "Contratado".

    9. FAQ de Producto

    Q: ¿Qué sucede si rechazo la solicitud en la última etapa? A: El proceso se cierra, no se crean entidades y la vacante (si estaba reservada) se libera automáticamente.

    Q: ¿Puedo añadir campos personalizados por país? A: Sí, el motor de formularios permite campos dinámicos, pero la lógica de creación de entidades solo reconocerá aquellos mapeados en la integración Core-Payroll.