Guía: Centralizar la Administración de Personas en Payroll

1. Introducción

Esta funcionalidad permite unificar la gestión de la información de los colaboradores en un solo lugar. Al activarla, el módulo de Payroll (Nómina) toma el control total de las fichas de los empleados, convirtiéndose en el motor principal de edición y actualización de datos dentro de la plataforma.

1. ¿Qué problema resuelve?

• Inconsistencia de datos: Elimina el riesgo de tener datos distintos en el Core de personas y en el módulo de nómina.
• Redundancia operativa: Evita que el administrador deba saltar entre módulos para actualizar una misma ficha.
• Desorden en cargas masivas: Centraliza el proceso de creación de fichas (con o sin contrato) en un solo flujo de trabajo.

2. Acceso y Ubicación

La configuración se realiza desde el panel de administración:

1. Dirígete a la Administración de la Base.
2. Desplázate hasta la sección Employee Central.
3. Localiza el interruptor: Centralizar administración en Payroll.

3. Configuración Paso a Paso (implementación)

1. Auditoría de Módulos: Confirma que el cliente tiene contratado y activo el módulo de Payroll. No actives esta opción si el cliente no utiliza Payroll.
2. Validación de Permisos de Administrador: Asegúrate de que tu perfil (y el de los administradores del cliente) tenga permisos de gestión dentro del módulo de Nómina.
3. Activación: Activa el switch Centralizar administración en Payroll.
4. Prueba de Redirección: - Ve al Directorio de personas.
   • Selecciona un colaborador y haz clic en los tres puntos (...) -> Editar.
   • El sistema debe redirigirte automáticamente a la ficha de edición dentro de Payroll.

4. Comportamiento de los Datos

• Fuente de Verdad: Payroll asume el control. Cualquier edición realizada allí se refleja instantáneamente en toda la plataforma.
• Homologación de Campos: Los campos del formulario han sido unificados para evitar conflictos de versiones entre módulos.
• Gestión Universal: En Payroll se gestionan todas las fichas, independientemente de si el colaborador tiene un contrato activo o no.

5. Consideraciones Críticas (Prevención de Tickets)

• El "Desde" de Implementación: Esta es una configuración de base. Una vez activa, cambia la navegación de todos los administradores.
• Sin Mensaje de Aviso: Actualmente, la plataforma no muestra un aviso previo al redireccionar. Es vital informar al cliente que este salto de pantalla es el comportamiento esperado.
• Bloqueo por falta de Permisos: Si el administrador tiene acceso al Admin de la base pero no tiene permisos específicos en el módulo de nómina, se encontrará con un error al intentar editar colaboradores.

6. Errores Comunes

7. Preguntas Frecuentes (FAQ)

P. ¿Por qué el sistema me saca del directorio cuando intento editar a alguien? R. No es un error. El sistema te está llevando a la ficha de Payroll, que es donde se centraliza toda la información oficial para evitar errores de nómina y datos duplicados.

P. ¿Puedo editar a una persona que aún no ha sido contratada formalmente? R. Sí. Desde el módulo de Payroll puedes gestionar todas las fichas de personas, cuenten o no con un contrato vigente.

P. Si cambio el nombre de un empleado en Payroll, ¿se actualiza en el Core? R. Sí, la sincronización es automática y en tiempo real debido a la homologación de campos.

P. ¿Qué pasa si desactivo esta opción? R. La edición de fichas volverá a realizarse desde el Master de personas (Core) de forma tradicional, sin redireccionamiento. Solo se recomienda en clientes que no utilicen el módulo de nómina.

P. ¿Tendremos que activar payroll para todos los clientes aunque no tengan nómina contratada? R. Las empresas nuevas ya vienen con el módulo activado por defecto (aunque inicialmente no tengan los permisos configurados). En clientes antiguos se ha ido activando progresivamente con el objetivo de eliminar la dualidad de fuentes de información entre Core y Payroll, en los demás clientes se debe hacer 1 a 1, previamente coordinado con el cliente.

P. ¿Qué pasa con clientes que envían altas y documentos desde ATS y el registro cae en el Core? R. Cuando hay alta en empresas con payroll. Se deben usar los wk nuevos con contrato. Los otros siguen igual por ahora cuando no tienen nómina.

P. Si un usuario no tiene acceso a Payroll pero sí al Core y debe poder editar datos, ¿qué debemos hacer? R. Para que pueda editar, es necesario otorgarle permisos en el módulo de Payroll. Se recomienda crear un rol específico para la gestión de personas en Payroll que incluya exclusivamente los permisos de "Empleados (edición)" e "Información Personal".