Guía de Dispersión de Vales de Despensa

Este proceso se realiza en tres grandes pasos: Configurar el cálculo de los montos en Payroll, descargar el archivo con los montos a pagar y cargar los montos en Minu.

Configurar el cálculo de los montos en Payroll

Antes de poder realizar una dispersión, es necesario dejar configurados los conceptos que calcularán los vales y la comisión.

Paso 1: Crear el cálculo del vale por colaborador

En Payroll, configura un concepto programado para calcular el monto del vale de despensa por colaborador:

• Monto fijo: usar el atributo con código vales_de_despensa_monto
• Fórmula: usar el atributo con código vales_de_despensa
• Puedes usar uno o ambos, según la necesidad del cliente.

Si estos conceptos no existen en la base, deben crearse con los mismos códigos, ya que son necesarios para mantener la consistencia del proceso.

Paso 2: Configurar la comisión de Rankmi

Crea un atributo de empresa donde se defina el porcentaje de comisión de Rankmi. Este valor se utilizará para calcular el monto total a pagar.

Paso 3: Crear los conceptos obligatorios

Es obligatorio crear los siguientes conceptos en Payroll, respetando exactamente los códigos indicados:

• vales_de_despensa_rankmi: Corresponde a la suma total de los vales del período.
  Fórmula: vales_de_despensa_monto + vales_de_despensa
• comision_vales_de_despensa_rankmi: Corresponde al monto de la comisión que el cliente paga a Rankmi.
• total_comision_mas_vales: Corresponde al total que el cliente debe transferir a Vale Total.
  Fórmula: vales_de_despensa_rankmi + comision_vales_de_despensa_rankmi

Descargar el Excel con los montos desde Nómina

Una vez configurados los conceptos, se debe generar un reporte en Excel desde Nómina utilizando el template requerido.

Este archivo incluirá:

• Identificador del colaborador.
• Nombre del colaborador
• Monto a cargar en su tarjeta de despensa (sin comisión).

Subir directamente la dispersión de Vales en la pestaña de Despensa dentro Rankmi

1. Entra a Configuración → Vales.
2. Selecciona el grupo de despensa.
3. Abre la pestaña Dispersión.

Crear un lote

1. Pulsa Nueva dispersión.
2. Asigna un nombre único (no puede repetirse otro lote con el mismo nombre en el grupo).
3. Carga el Excel que descargaste desde nómina 
4. Revisa registros válidos y con error.
5. Si hay errores parciales, puedes corregir el archivo o continuar solo con los registros válidos.
6. En Resumen y envío, revisa montos (monto reportado / monto válido, comisión si aplica) y la lista de colaboradores.
7. Marca la casilla de confirmación y pulsa Confirmar dispersión.
8. Guarda o anota la referencia bancaria del comprobante.

Después de confirmar

1. Revisa el correo de Minu (proveedor de Vales) con los datos de pago.
2. Realiza la transferencia desde el banco de la empresa usando como concepto la referencia bancaria (imprescindible para que Minu valide el pago).
3. Tras la confirmación del pago por Minu, el saldo queda en las tarjetas en un máximo de 24 horas hábiles.

Operación del listado

• Consulta historial, estados (pendiente de envío, enviado, error, cancelada) y detalle / comprobante.
• Solo puede haber una dispersión pendiente de envío a la vez: confírmala o cancélala antes de crear otra.
• Puedes retomar una dispersión después, esta queda como "pendiente de envío" o cancelar una cotización no enviada.
• Si un lote falla por conexión con el proveedor, puedes retomarlo y reintentar desde las acciones del listado.

Guía de uso

El colaborador no crea dispersiones. Tras el pago confirmado por el proveedor de Vales, verá el saldo y movimientos de su tarjeta de despensa en su perfil de Rankmi (pestaña de vales), como en el resto del producto.

Si el saldo no aparece pasado el plazo de 24 horas hábiles, debe contactar a su administrador de vales o a RR. HH.

Preguntas frecuentes

¿Puedo dispersar gasolina o universales igual que despensa? 

R: No en este flujo. Por ahora, gasolina y universales siguen el instructivo de plantilla + correo a soporte de vales.

¿De dónde salen los montos? 

R: Los defines tú en el Excel (o los tomas de tu cierre de nómina / reporte interno). Esta versión no importa el archivo automáticamente desde nómina.

¿Qué pasa si el Excel tiene filas con error? 

R: Verás el detalle por fila. Puedes corregir en la planilla y volver a cargar, o continuar solo con los registros válidos (confirmando el descarte de los erróneos).

¿Por qué no puedo crear otra dispersión? 

R: Si tienes una en estado pendiente de envío, debes confirmarla o cancelarla primero.

¿Qué pongo en el concepto de la transferencia? 

R: La referencia bancaria que muestra el comprobante (y el correo de Minu). Sin ella, el pago puede no asociarse al lote.

¿Puedo ver el estado de la dispersión desde Rankmi?

R: Por ahora, sólo puedes verificar el estado de un lote hasta el envío, nuestro proveedor está trabajando en enviar la data del estado de dispersión. 

¿Qué estados puede tener un lote de dispersión? 

R: Solo estos cinco: Borrador (iniciado), Pendiente de envío (cotizado; debes confirmar o cancelar), Enviado (confirmado; ya tienes referencia bancaria), Error Conexión API (falló con el proveedor; puedes reintentar) y Cancelada (anulada).

¿Qué significa “Pendiente de envío”? 

R: La cotización ya se generó con el proveedor. Debes confirmar la dispersión (para obtener la referencia y pagar) o cancelarla. Mientras exista una en este estado, no puedes crear otra.

¿“Enviado” quiere decir que el saldo ya está en la tarjeta? 

R: No. Significa que confirmaste el lote y ya tienes la referencia bancaria. El saldo llega después de que tu empresa transfiera y Minu confirme el pago (hasta 24 horas hábiles).

¿Qué hago si el lote marca “Error Conexión API”? 

R: Hubo un problema al hablar con el proveedor. Retoma el lote desde las acciones del listado y vuelve a intentar. Si el error se repite, contacta a soporte de vales.

¿Puedo recuperar un lote “Cancelada”? 

R: No. Debes crear una nueva dispersión con el archivo (o uno corregido).

¿Qué estados puede tener una tarjeta de despensa? 

R: Los más frecuentes: Activa (usable), Inactiva (sin asignar o pendiente de activar), Bloqueo temporal (pausada; se puede reactivar), Bloqueo temporal NIP inválido (bloqueada por intentos fallidos de NIP) y Tarjeta cancelada (bloqueo permanente). También pueden aparecer Extravío, Robo, Reemplazada o Cancelada según el caso.

¿Con qué estado de tarjeta puedo incluir a alguien en una dispersión? 

R: En la práctica, colaborador con tarjeta en condiciones de uso (por ejemplo Activa o con bloqueo temporal). Si está inactiva sin activar, cancelada o sin tarjeta asignada, no debería entrar bien en el lote.

¿Válido / Error en el Excel son estados del lote? 

R: No. Son el resultado de la validación de cada fila al cargar el archivo. Un lote sigue pudiendo quedar en Borrador o Pendiente de envío aunque algunas filas hayan tenido error (si continúas solo con las válidas).

¿Cuánto tarda en verse el saldo en la tarjeta?  

R: Hasta 24 horas hábiles después de que Minu confirme el pago, recomendamos realizar esta transacción con al menos 48 horas de anticipación.

¿Quién paga la comisión? 

R: El total a pagar del resumen incluye lo que corresponde transferir según la cotización (monto válido y conceptos de comisión/IVA que muestre la pantalla). La transferencia la realiza la empresa a la cuenta indicada por Minu.