Qué es una familia de ponderaciones
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    • Qué es una familia de ponderaciones


    ¿Qué es una familia de ponderaciones? Importancia ¿Cómo funciona? Configuración de una familia de ponderaciones Asignación de una familia de ponderaciones Asignación manual Asignación por carga masiva (Excel) Consideraciones Importantes Preguntas Frecuentes (FAQ)

    El cálculo preciso de los resultados en una evaluación de desempeño es fundamental para garantizar la equidad y la transparencia del proceso. Para lograrlo, Rankmi ofrece la funcionalidad de Familias de Ponderaciones, una herramienta que permite personalizar cómo se calculan los promedios finales para distintos grupos de colaboradores dentro de un mismo proceso.

    Esta guía te explicará qué es una familia de ponderaciones, por qué es importante, cómo configurarla y cómo asignarla correctamente a tus colaboradores.

    ¿Qué es una familia de ponderaciones?

    Una Familia de Ponderaciones es una regla de cálculo personalizada que define el peso porcentual (%) que tendrá cada categoría de evaluación (ej: Autoevaluación, Evaluación Descendente, Pares) en el resultado final de un colaborador.

    Su propósito principal es permitir que, dentro de un mismo proceso de desempeño, existan grupos de colaboradores con reglas de cálculo diferentes, adaptándose a la realidad de cada rol.

    • Ejemplo Práctico:
      • Grupo A (Jefes): Se les evalúa con un peso de 30% Jefatura, 30% Pares y 40% Equipo.
      • Grupo B (Analistas): Se les evalúa con un 80% Jefatura y 20% Autoevaluación.

    Importante: Las familias de ponderaciones afectan exclusivamente al cálculo matemático (cuánto vale cada nota en el promedio final). No modifican las preguntas, las competencias a evaluar, ni activan o desactivan evaluaciones; solo determinan su peso en el resultado.

    Importancia

    Utilizar familias de ponderaciones es crucial cuando tu organización tiene estructuras de evaluación heterogéneas. Permite:

    1. Flexibilidad: Adaptar el modelo de evaluación a distintos niveles jerárquicos o áreas sin necesidad de crear procesos separados.
    2. Precisión: Asegurar que el resultado final refleje la importancia real de cada fuente de feedback para cada tipo de cargo.
    3. Automatización: Al asignar una familia, el sistema aplica automáticamente los porcentajes correctos, evitando errores de cálculo manual.

    ¿Cómo funciona?

    El sistema de ponderaciones en Rankmi opera bajo una lógica de prioridad.

    1. Ponderación Estándar (Default): Es la configuración base del proceso. Se aplica a todos los colaboradores por defecto, a menos que se especifique lo contrario.
    2. Familia de Ponderaciones (Prioridad Alta): Si activas esta funcionalidad y asignas una familia a un colaborador, el sistema ignorará la ponderación estándar y usará los porcentajes definidos en la familia asignada.
    3. Asignación Manual (Excepción): Si un colaborador tiene una asignación manual de ponderaciones cargada directamente en su perfil (o vía Excel) y no tiene familia asignada, el sistema respetará esos valores manuales.

    Advertencia: Si activas la funcionalidad de "Familias de Ponderaciones", el sistema espera que los participantes tengan una familia asignada para realizar el cálculo automático. Si un colaborador no tiene familia, deberás asignarle una manualmente para que el sistema pueda procesar sus resultados.

    Configuración de una familia de ponderaciones

    Para crear una nueva familia de ponderaciones, sigue estos pasos:

    1. Ingresa a Configuración dentro de tu proceso de Desempeño.
    2. Selecciona General y luego ve a la sección Categorías de evaluación.
    3. Dirígete a la pestaña "Ponderación de los tipos de evaluación " y luego selecciona la opción "Por familia de ponderaciones".
    4. Haz clic en el botón Acciones y selecciona Cargar familia de ponderaciones.


    5. Descarga la plantilla Excel base y completa la información requerida:
      • ponderation_group_name: Nombre que identificar la familia (ej: "Ponderación Jefaturas").
      • autoevaluation: Porcentaje para la autoevaluación.
      • Columnas de Categorías (ej: descendente, pares): Porcentaje para cada categoría activa en tu proceso.
      • Regla de Oro: La suma de los porcentajes en cada fila (familia) debe ser exactamente 100%.
    6. Elimina la fila de instrucciones del archivo y subelo.

    El sistema generará un Código de Familia único para cada grupo creado (ej: 3000_grupo-1_family1), el cual utilizarás para asignar la familia a los colaboradores.


    Asignación de una familia de ponderaciones

    Una vez creadas las familias, debes indicar al sistema qué colaboradores pertenecen a cada una. Existen dos métodos:

    Asignación Manual (Uno a uno)

    Ideal para casos puntuales o correcciones.

    1. Ve a Configuración > Participantes.
    2. Busca al colaborador y haz clic en Editar usuario (ícono de lápiz o acciones).


    3. En la sección de Evaluaciones > Ponderación de categorías, busca el campo Familia de Ponderaciones.
    4. Selecciona "Editar" y luego, selecciona la familia correspondiente del listado desplegable.


    5. Guarda los cambios.

    Asignación por Carga Masiva (Excel)

    Recomendado para la configuración inicial o cambios masivos.

    1. Ve a Cargas Masivas > Cargar Participantes.
    2. Descarga la plantilla de carga.
    3. En la columna family_ponderation_code, pega el código de la familia correspondiente para cada colaborador (el código que se generó al crear la familia, ej: 3000_grupo-1_family1. El cuál puedes encontrar al descargar la familia de ponderaciones).
    4. Sube el archivo. El sistema actualizará las ponderaciones de todos los usuarios listados.

    Consideraciones Importantes

    • Suma del 100%: Siempre verifica que la suma de los pesos de todas las categorías habilitadas para una familia sea igual a 100%. Si no suma 100%, el sistema podría arrojar errores en el cálculo.
    • Coherencia: Si asignas un peso a una categoría (ej: 20% a Pares), asegúrate de que los colaboradores en esa familia efectivamente tengan evaluaciones de Pares asignadas. De lo contrario, ese 20% quedará "vacío" y afectará el promedio.
    • Modificaciones: Si necesitas cambiar los porcentajes de una familia ya creada, puedes hacerlo mediante la opción Cargar familia de ponderaciones (subiendo nuevamente el archivo con los nuevos valores). Los cambios se aplicarán automáticamente a todos los usuarios asignados a esa familia, o puedes editar la familia en la sección de "Ponderación de los tipos de evaluación":

    Preguntas Frecuentes (FAQ)

    P: ¿Puedo tener colaboradores con familia de ponderaciones y otros con ponderación estándar en el mismo proceso? R: No se recomienda. Al activar la funcionalidad de Familias de Ponderaciones, el sistema prioriza las familias asignadas. Si un colaborador no tiene familia, deberás asignarle una o cargarle ponderaciones manuales, pero no es ideal mezclar metodologías automáticas y manuales para evitar inconsistencias en los datos.

    P: ¿Qué sucede si un proceso tiene asignación "manual" de ponderaciones y luego activo la asignación automática (familias)? R: La plataforma dará prioridad a la familia de ponderaciones. Si un colaborador tiene una familia asignada, el sistema usará esos porcentajes y sobrescribirá cualquier ponderación manual que tuviera. Solo si el participante no tiene ninguna familia asignada, el sistema respetará los valores manuales.

    P: ¿Si activo las ponderaciones automáticas se realiza un recálculo de resultados masivo automáticamente? R: No, el sistema no realiza un cálculo masivo automático de resultados históricos al momento de activar la opción. Deberás ejecutar un recálculo de resultados desde la sección de Cargas Masivas si necesitas actualizar los puntajes finales de evaluaciones ya cerradas.

    P: ¿Qué sucede si tengo las ponderaciones automáticas activadas y luego las desactivo? R: Los colaboradores mantendrán los porcentajes de ponderación que les asignó la familia en ese momento, pero estos valores pasarán a comportarse como una "asignación manual", siendo modificables individualmente en sus perfiles.

    P: ¿Dónde puedo ver el código de familia de ponderaciones que tiene asignado un evaluado? R: Puedes verlo de dos formas:

    1. Descargando el Excel de participantes desde la configuración; el código aparecerá en la columna family_ponderation_code.
    2. Ingresando al perfil del usuario en la Tabla de Participantes y revisando la sección de configuración de evaluaciones.

    P: ¿Las familias de ponderaciones afectan a las metas u objetivos? R: No. Estas familias configuran exclusivamente el peso de las categorías de evaluación de competencias (ej: autoevaluación, descendente, pares). El cálculo de objetivos y metas tiene su propia configuración de peso independiente.