Cómo monitorear la Etapa de Verificación

El monitoreo de la Etapa de Verificación es una herramienta clave para los administradores del proceso. Te permite supervisar en tiempo real el progreso de los participantes (verificadores y evaluadores) y gestionar de forma centralizada cualquier solicitud de ajuste en las relaciones de evaluación.

Esta guía te mostrará cómo activar, acceder y utilizar eficazmente esta funcionalidad.

Paso 1: Activa el Monitoreo (Configuración)

Antes de poder usar el monitoreo, debes asegurarte de que esté activado en la configuración de tu proceso.

1. Dirígete a la administración del proceso y sigue la ruta: Configuración > Etapas secundarias.
2. Busca y selecciona Configuración de monitoreo.
3. Haz clic en la pestaña Verificación.
4. Enciende los submonitoreos que necesites visualizar. Estos pueden incluir:
   • Monitoreo de avance de los verificadores
   • Monitoreo de avance de Evaluadores
   • Avance de verificadores por áreas
   • Avance de evaluadores por áreas
   • Solicitudes de cambio

Paso 2: Accede a la Vista de Monitoreo

Una vez que el monitoreo está activo y el proceso está en curso, puedes acceder al panel de seguimiento siguiendo estos pasos:

1. Dentro de tu proceso de Desempeño, ubica la barra de navegación principal (navbar superior).
2. Haz clic en la pestaña Monitoreo.
3. En el menú lateral o en las pestañas de monitoreo, selecciona la sección Verificación.

Aquí verás todos los submonitoreos que activaste en la configuración.

Paso 3: Analiza los Submonitoreos de Avance

Estos reportes te dan una visión clara del progreso de los participantes en la etapa.

Monitoreo de Avance de Verificadores

Te permite ver el estado de todos los verificadores asignados al proceso, con la opción de filtrarlos por área. La tabla te mostrará:

• Nombre del verificador
• Área
• Cantidad de evaluados a verificar
• Avance global: Una barra de progreso.
• Estado:
  • No comenzado: El verificador no ha finalizado la verificación de ninguna persona.
  • En progreso: El verificador ha completado la verificación de al menos una persona, pero no de todas.
  • Finalizado: El verificador completó la tarea de verificación para todas las personas asignadas.

Desde este panel, puedes realizar dos acciones masivas:

• Enviar recordatorio: Envía un correo de recordatorio a los verificadores que selecciones.
• Resetar estado: Devuelve el estado de los verificadores seleccionados a "No comenzado".

Monitoreo de Avance de Evaluadores

Muestra el progreso de los evaluadores que deben verificar sus listados de evaluados. La tabla incluye:

• Nombre del evaluador
• Área
• Personas a verificar: La cantidad total de evaluados que debe revisar.
• Estado:
  • No comenzado: No ha hecho clic en el botón "Verificar".
  • Finalizado: Hizo clic en "Verificar" y completó la acción.
  • En progreso: Este estado aparece si el evaluador finalizó su verificación, pero después de eso se le asignó al menos un evaluado nuevo. Indica que debe volver a revisar su listado.

Al igual que en el monitoreo de verificadores, puedes enviar recordatorios y resetar el estado de los evaluadores de forma masiva.

Avance de Verificadores por Áreas y Avance de Evaluadores por Áreas

Estos dos reportes agrupan la información de los monitoreos anteriores, pero consolidados por área. En lugar de ver personas individualmente, verás:

• Área
• Cantidad de participantes (Verificadores o Evaluadores) que han finalizado vs. los que faltan.
• % de avance global del área.
• Estado del área (No comenzado, En progreso, Finalizado).

En estos submonitoreos por áreas no hay acciones masivas disponibles.

Paso 4: Gestiona las Solicitudes de Cambio

Este es el submonitoreo más importante de la etapa, ya que centraliza todas las peticiones de cambio provenientes de verificadores, evaluadores o evaluados.

Aquí llegan las solicitudes para agregar o eliminar relaciones de evaluación (ej. "Alexis solicita eliminar a Gabriel como evaluador en la categoría Descendente").

La vista de "Solicitudes" te muestra:

• Solicitante: Quién pide el cambio.
• Solicitud: La descripción de lo que se pide.
• Botón "Ojo" (Ver detalle): Permite ver el detalle completo y el motivo de la solicitud. Desde esta vista detallada, puedes Aceptar, Resolver o Rechazar la solicitud de forma individual.
• Área del solicitante.
• Fecha de la solicitud.
• Estado:
  • Sin resolver: La solicitud llegó, pero el administrador no ha realizado ninguna acción.
  • Resuelta: El administrado Ha aceptado la solicitud (y la plataforma realizó el cambio automáticamente) o la marco como "resuelta" (El administrador la gestionó por otra vía).
  • Rechazada: La solicitud fue denegada por el administrador y no se realizó ningún cambio.

Desde este panel también puedes realizar acciones masivas para Aceptar, Resolver o Rechazar múltiples solicitudes a la vez.

Paso 5: Descarga el Reporte

En la esquina superior de la pantalla de Monitoreo de Verificación, encontrarás un botón azul de Descargar. Al hacer clic, el sistema generará y descargará un archivo Excel con toda la información detallada de los monitoreos.

Preguntas Frecuentes (FAQ)

P: ¿Cuál es la diferencia entre "Aceptar" y "Resolver" una solicitud de cambio? R: Cuando aceptas una solicitud, la plataforma realiza la acción (agregar o eliminar la relación) de forma automática. Cuando la marcas como resuelta, le indicas al sistema que tú gestionaste esa solicitud por otra vía (por ejemplo, manualmente) y que ya no está pendiente, sin que la plataforma ejecute una acción automática.

P: El estado de un evaluador aparece como "En Progreso", pero él dice que ya verificó. ¿Por qué? R: Esto ocurre si el evaluador hizo clic en "Verificar" y, después de eso, se le asignó al menos un nuevo evaluado (ya sea por una solicitud o un ajuste manual). El estado "En Progreso" le alerta que debe volver a revisar su listado, ya que tiene nuevas personas pendientes.

P: Si reseteo el estado de un verificador, ¿pierde el trabajo que ya había hecho? R: Sí. Resetear el estado de un verificador (o de un evaluador) lo devuelve al estado "No comenzado". Esta acción se usa si necesitas que el usuario vuelva a realizar el proceso de verificación desde cero.

P: ¿Existe monitoreo de evaluados que verifican a sus evaluadores? R: No. De momento, no existe un monitoreo específico para ver el avance del evaluado respecto a la verificación que debe hacer sobre las personas que lo evaluarán a él. Los monitoreos se centran en los roles de Verificador y Evaluador.