Cómo Crear y Diseñar una Encuesta

Crear una encuesta efectiva es un proceso que combina una buena planificación con el uso adecuado de las herramientas de la plataforma. Esta guía te llevará paso a paso, desde la concepción de tu encuesta hasta su diseño y configuración detallada en el módulo de Encuestas y Formularios de Rankmi.

1. Planificación: Pasos y Buenas Prácticas

Antes de crear tu encuesta en la plataforma, es fundamental tener una estructura clara. Una buena planificación garantiza que obtengas la información que realmente necesitas.

Pasos Clave para Planificar tu Encuesta

Sigue estas etapas para asegurar que tu encuesta sea coherente y cumpla sus metas:

1. Define el Objetivo: ¿Qué quieres lograr con esta encuesta? Establece una meta clara y específica.
2. Elige la Metodología: Piensa en cuál es la mejor forma de recolectar los datos que necesitas para tu análisis.
3. Diseña las Preguntas: Redacta preguntas claras y medibles. Realiza pruebas con un grupo pequeño para asegurarte de que se entiendan bien.
4. Define a los Participantes: Selecciona la muestra de colaboradores que deberá responder la encuesta.
5. Monitorea la Participación: Una vez lanzada, haz seguimiento del avance y envía recordatorios si es necesario.
6. Analiza los Resultados: Cuando finalice el período de respuesta, analiza los datos recopilados.
7. Saca Conclusiones: Utiliza el análisis para obtener conclusiones valiosas y tomar decisiones informadas.

Buenas Prácticas de Diseño

Ten en cuenta estos consejos al momento de redactar y estructurar tu cuestionario:

• Cuida el diseño: Asegúrate de que las preguntas sean claras, directas y fáciles de entender. Un buen diseño mejora la experiencia del usuario.
• Prefiere encuestas cortas: Una encuesta breve y concisa tiene más probabilidades de ser respondida en su totalidad. Si necesitas recabar mucha información, considera dividirla en varias etapas.
• Ordena las preguntas lógicamente: Organiza el cuestionario de manera que los temas fluyan desde lo más general a lo más específico.
• Realiza pruebas previas: Pide a algunas personas que respondan la encuesta antes de lanzarla. Su feedback te ayudará a identificar preguntas confusas o ambiguas.

2. Creación de la Encuesta en la Plataforma

Una vez que tengas clara la planificación, es hora de crear tu encuesta en Rankmi. Los usuarios con permiso de administrador pueden hacerlo de dos maneras.

Opción A: Crear una Encuesta Desde Cero

Esta opción es ideal para construir un formulario completamente nuevo.

1. En el módulo de Encuestas y Formularios, ve a la pestaña Mis encuestas.
2. Haz clic en el botón Crear encuesta.
3. Selecciona la opción Comenzar desde cero.
4. ¡Listo! Ya puedes empezar a configurar y diseñar tu nueva encuesta.

Opción B: Duplicar una Encuesta Existente

Si ya tienes una encuesta con una estructura que te gustaría reutilizar, esta es la mejor opción para ahorrar tiempo.

1. En la pestaña Mis encuestas, haz clic en el botón Crear encuesta.
2. Selecciona la opción Comenzar a partir de otra encuesta.
3. Elige la encuesta que deseas duplicar de la lista.
4. Asigna un nombre a tu nueva encuesta y haz clic en Continuar.

También puedes duplicarla directamente desde el listado de "Mis encuestas", buscando la encuesta deseada y seleccionando la opción Duplicar encuesta.

3. El Diseñador de Encuestas: Añadiendo Contenido

El Diseñador de Encuestas es tu espacio de trabajo para construir el formulario. Aquí puedes agregar un título, un logo para personalizar la encuesta y, lo más importante, estructurar las preguntas.

En el costado derecho encontrarás la Caja de Herramientas, que contiene todos los tipos de preguntas que puedes añadir. Simplemente haz clic en un tipo de pregunta o arrástralo al área de diseño para agregarlo. Si necesitas organizar tu encuesta en varias secciones, puedes agregar páginas adicionales.

Para guardar tu progreso, no olvides hacer clic en el botón Guardar.

4. Tipos de Preguntas Disponibles

El módulo te ofrece una amplia variedad de tipos de pregunta para que puedas recolectar información de manera precisa. A continuación, se agrupan por categoría:

Preguntas de Respuesta Abierta

• Entrada única: Ideal para respuestas cortas y específicas con texto libre.
• Comentario: Permite respuestas extensas, perfectas para recoger opiniones detalladas.

Preguntas de Selección

• Caja (Checkbox): Permite al participante seleccionar varias opciones de una lista.
• Grupo de radio: Permite al participante seleccionar solo una opción de una lista.
• Desplegable: Muestra las opciones en una lista desplegable para que el usuario elija una.

Preguntas de Evaluación y Ordenamiento

• Clasificación (Rating): Permite evaluar una afirmación en una escala numérica (ej. estrellas).
• NPS (Net Promoter Score): Pregunta estandarizada en una escala de 0 a 10 para medir la lealtad o satisfacción.
• Lista ordenable: Pide al usuario que ordene un conjunto de elementos según su preferencia o prioridad.

Estructuras Complejas (Matrices)

• Matriz (selección única): Permite evaluar varias filas de elementos usando un mismo conjunto de columnas como escala (ej. "Malo", "Regular", "Bueno"). Solo se puede elegir una opción por fila.
• Matriz (filas dinámicas): Similar a la anterior, pero permite al encuestado agregar nuevas filas a su respuesta.

Contenido y Carga de Archivos

• Imagen: Inserta una imagen de apoyo visual en el formulario.
• HTML: Permite incrustar texto con formato avanzado o contenido externo.
• Archivo: Permite que los participantes suban uno o más archivos como parte de su respuesta.

Preguntas con Datos del Sistema

• Selector de colaboradores, áreas o cargos: Estas preguntas se rellenan automáticamente con la información del máster de personas de tu organización, permitiendo al usuario buscar y seleccionar un colaborador, área o cargo específico.

5. Opciones de Edición Avanzada para Preguntas

Al hacer clic sobre cualquier pregunta en el diseñador, se desplegará un menú con múltiples opciones de edición. Estas se organizan en las siguientes pestañas:

• General: Aquí puedes definir el Título (la pregunta en sí), añadir una Descripción, y marcar si la pregunta es requerida (obligatoria).
• Lógica: Esta potente sección te permite crear reglas de visibilidad condicional. Por ejemplo, puedes hacer que una pregunta solo aparezca si el usuario respondió algo específico en una pregunta anterior.
  • Visible Si: Permite mostrar una pregunta solo si se cumple una condición. Por ejemplo, puedes configurar una pregunta de texto como "Por favor, especifica cuál" para que aparezca únicamente si el usuario seleccionó la opción "Otro" en la pregunta previa. [Insertar imagen de la configuración de Lógica para una pregunta. alt-text: Panel de configuración de la lógica condicional 'Visible Si' en el diseñador de encuestas.]
• Diseño: Te permite ajustar aspectos visuales como la sangría, el ancho o la ubicación del título de la pregunta.
• Data: Aquí puedes predefinir un valor por defecto para una pregunta o indicar cuál es la respuesta correcta (útil para quizzes o evaluaciones).
• Validación: Te permite configurar restricciones sobre el tipo de respuesta (ej. solo numérico, formato de email) y personalizar el mensaje de error si la respuesta no es válida.

Preguntas Frecuentes (FAQ)

P: Si duplico una encuesta existente, ¿qué información se copia y qué no? 

R: Al duplicar una encuesta se copia toda su estructura, diseño y preguntas. Sin embargo, para empezar un proceso desde cero, no se copian las respuestas, los participantes ni la jerarquía de la encuesta original.

P: ¿Cuál es la diferencia principal entre una pregunta de tipo "Caja" y una de "Grupo de radio"? 

R: La diferencia clave es el tipo de selección. "Grupo de radio" es para selección única, donde el participante solo puede elegir una opción. En cambio, "Caja" es para selección múltiple, lo que permite al participante marcar varias opciones a la vez.

P: ¿Como se archiva una encuesta? 

R: Para archivar una encuesta debes ir a configuración, desplazarte al final de las opciones y hacer clic sobre Archivar encuesta.