Cómo crear reportes personalizados en la plataforma

El módulo de Reportería de Payroll te ofrece la flexibilidad de construir tus propios reportes desde cero. Esta funcionalidad es ideal cuando necesitas analizar información específica o cruzar datos que no se encuentran en los reportes predefinidos de la plataforma.

El principal beneficio de esta herramienta es que te permite diseñar estructuras de reportes a tu medida, sin las limitaciones de los formatos estándar. Al crear un reporte personalizado, en realidad estás diseñando una plantilla que define las columnas y la estructura del archivo. Una vez guardada, podrás usar esta misma plantilla muchas veces para generar reportes con datos actualizados sin tener que volver a construirla.

A continuación, te guiamos en el proceso.

Paso a paso: Creación de una plantilla de reporte

Paso 1: Acceder a la sección de Reportes Personalizados

Para comenzar, dirígete a la sección de reportes personalizados siguiendo esta ruta:

1. En el menú principal de Nómina, haz clic en Gestión.
2. Selecciona la opción Exportadores Masivos.
3. Ingresa a
   Reportes Personalizados.
   
4. Una vez dentro, haz clic en el botón
   "+ Crear reporte" para iniciar el diseño de tu plantilla.

Paso 2: Definir el tipo de reporte (Tipo de Exportador)

Lo primero que debes hacer es seleccionar el "tipo de exportador". Esta elección es fundamental, ya que define el conjunto de datos base que podrás incluir en tu reporte. Las opciones principales son:

• Liquidaciones: Contiene toda la información relacionada con la nómina y los cálculos de pago de un período.
  
• Contratos: Se enfoca en los datos del trabajador y las condiciones de su contrato. En este tipo también puedes sumar columnas de Atributos personalizados.
• Ausentismos: Permite reportar información sobre ausencias, licencias y vacaciones.
  
• Vacaciones Acumuladas: Contiene datos sobre los saldos de vacaciones acumuladas.
  
• Grupo Familiar: Permite exportar la información de las cargas familiares de los colaboradores.
  
• Retenciones Judiciales: Enfocado en los datos de retenciones judiciales.
  

Paso 3: Construir la estructura del reporte

Una vez seleccionado el tipo de exportador, verás la interfaz de construcción. El proceso es muy intuitivo:

1. Explora las categorías de parámetros: A la izquierda, verás categorías como "Empleados", "Contratos" o "Conceptos Haberes".
2. Selecciona las variables: Al hacer clic en una categoría, se desplegarán las variables (datos) disponibles.
3. Arrastra y suelta: Para añadir una columna a tu reporte, simplemente haz clic en una variable y arrástrala hacia la sección inferior llamada "Campos de Reporte".
   
4. Organiza las columnas: Puedes reordenar las variables que has añadido para definir la estructura final de tu archivo Excel.

Si eliges Contratos o Liquidaciones, también verás la categoría Atributos personalizados. Cada columna lleva el nombre del atributo y, entre paréntesis, su nivel (contrato, empleado, empresa y el resto). La lista muestra los atributos del país con el que estás trabajando y los que aplican a todos los países.

En Contratos, el archivo trae una fila por cada liquidación del período. Si la persona tiene dos liquidaciones, salen dos filas. Un contrato sin liquidación en ese período no entra al archivo.

En estos niveles la celda trae el valor guardado. Si no hay valor guardado, trae el valor por defecto del atributo, que puede ser 0: contrato, empleado, período, empresa, sindicato, convenio colectivo, centro de costo, usuario, grupo de nómina, tipo de nómina, grupo contable y configuración avanzada.

Posición organizacional, cuenta contable y, si tu empresa los tiene, familiar y reliquidación se pueden marcar y salen en blanco. El nivel actividad no aparece en la lista.

Un reporte de Contratos ya guardado se descarga igual que antes. Para sumar atributos, ábrelo, marca las columnas y vuelve a guardarlo.

A medida que añades variables, verás cómo se va armando la estructura de tu reporte en la sección inferior de la pantalla.

Paso 4: Guardar la plantilla

Cuando la estructura de tu reporte esté lista, asigna un nombre descriptivo en el campo "Nombre del Reporte" y haz clic en

"Crear reporte" para guardarla. Tu nueva plantilla aparecerá ahora en el listado de la pantalla principal de "Reportes Personalizados".

Paso a paso: Cómo descargar un reporte

Una vez que tu plantilla está guardada, puedes usarla para descargar los datos cuantas veces necesites.

1. Ubica tu plantilla: En la pantalla de "Reportes Personalizados", busca en el listado la plantilla que deseas utilizar.
2. Inicia la descarga: Haz clic en el botón Descargar que se encuentra junto al nombre de tu reporte.
   
3. Aplica los filtros: El verdadero poder de las plantillas se activa en este paso. Antes de generar el archivo, el sistema te permitirá aplicar filtros, como por ejemplo, seleccionar una Empresa o un Período específico. De esta forma, puedes usar una única plantilla para exportar la información de nómina de diferentes meses o razones sociales.
   
4. Genera el archivo: Una vez aplicados los filtros, haz clic nuevamente en Descargar. El sistema procesará la información y generará un archivo Excel con la estructura que definiste y los datos correspondientes a los filtros que seleccionaste.

Preguntas Frecuentes (FAQ)

P: ¿Cuál es la diferencia entre "crear un reporte" y "descargar un reporte"? R: Al "crear un reporte", estás diseñando y guardando una plantilla con la estructura de columnas que necesitas. Al "descargar", seleccionas esa plantilla, aplicas filtros (como un período de nómina específico) y generas el archivo Excel con los datos correspondientes.

P: ¿Puedo editar una plantilla de reporte una vez que la he guardado? R: Sí. En el listado de "Reportes Personalizados", encontrarás la opción para editar la estructura de cualquier plantilla que hayas creado previamente.

P: ¿Por qué no encuentro un campo o variable que necesito agregar a mi reporte? R: Las variables disponibles dependen del "tipo de exportador" (Liquidaciones, Contratos, etc.) que seleccionaste al inicio del proceso. Asegúrate de haber elegido el tipo correcto que contenga los datos que buscas

P: ¿Por qué un contrato vigente no sale en el archivo? R: En Contratos, la fila es una liquidación del período elegido. Si ese contrato no tiene liquidación en el período, no entra al archivo.

P: ¿Por qué una celda de atributo muestra 0? R: La celda muestra el valor guardado. Si no hay valor guardado, muestra el valor por defecto del atributo. Ese valor por defecto puede ser 0.

P: ¿Por qué posición o cuenta contable salen vacías? R: Esas columnas se pueden elegir. El archivo las deja en blanco. Los doce niveles de la lista anterior sí traen valor o valor por defecto.

P: ¿En qué países puedo usar Atributos personalizados en Contratos? R: En Chile, Perú, México, Colombia y Global, con el país activo en la sesión.