​Carga Masiva de Vacaciones Históricas
La migración de saldos y registros históricos de vacaciones es un proceso crÃtico para garantizar la integridad de la nómina y el cumplimiento legal. A continuación, se detalla el procedimiento operativo y la estructura técnica de datos requerida.
1. Proceso Operativo Paso a Paso
El flujo de trabajo para la carga masiva se divide en cuatro fases fundamentales:
Fase I: Navegación y Acceso
Acceda al módulo de Gestión de Personas o Configuración. Localice el panel de Cargas Masivas y seleccione la tarjeta especÃfica de Carga de Vacaciones. Al hacer clic en el botón de carga, el sistema habilitará el puerto de entrada para el archivo plano (Excel).
Fase II: Construcción del Dataset (Estructura Técnica)
La precisión de la carga depende estrictamente del formato del archivo. Es imperativo no alterar el orden de las columnas ni los encabezados.
Fase III: Ejecución de la Carga
Con el archivo validado, dirÃjase a la zona de carga. Puede utilizar el explorador de archivos haciendo clic en el área designada o simplemente arrastrar y soltar el archivo .xlsx en la sección de importación.
Fase IV: Validación y Confirmación
El sistema procesará cada fila. Una vez finalizado, se desplegará un mensaje de éxito. Si existen errores de formato o datos inconsistentes (ej. fechas solapadas), el sistema generará un reporte de errores que deberá corregir antes de reintentar.
2. Diccionario de Datos (Especificaciones Técnicas)
Para evitar rechazos en el sistema, asegúrese de que cada campo cumpla con los siguientes parámetros:
| Columna | Campo | Tipo de Dato | Descripción / Formato |
| A | Contrato | Alfanumérico | Número correlativo o ID del contrato activo. |
| B | ID Persona | Alfanumérico | Identificador único del colaborador (DNI/RUT/Pasaporte). |
| C | Tipo de Vacación | Texto | Debe coincidir exactamente con el nombre de la polÃtica (ej: "Legal", "Progresiva"). |
| D | Fecha Inicio | Fecha | Formato DD/MM/AAAA. Primer dÃa de ausencia. |
| E | Fecha Término | Fecha | Formato DD/MM/AAAA. Último dÃa de ausencia. |
| F | DÃas Hábiles | Decimal | Cantidad de dÃas que se descuentan del saldo. |
| G | Medio DÃa | Booleano | SI o NO. Indica si la jornada final es parcial. |
| H | Fecha Aplicación | Fecha | Fecha contable para el descuento en nómina. |
| I | Estado | Lista | Opciones: Aceptado, Anulado, Histórico, Pendiente, Rechazado. |
| J | Comentario | Texto | Glosa informativa sobre el registro. |
| K | Suplente | Alfanumérico | ID o nombre del colaborador que cubre la ausencia. |
3. Preguntas Frecuentes (FAQ)
1. ¿Qué sucede si cargo un registro con fechas que se solapan con una vacación ya existente?
El sistema cuenta con una regla de validación de integridad. Si detecta que un colaborador ya tiene una vacación registrada en el mismo periodo, la fila será rechazada para evitar la duplicidad de ausencias y errores en el cálculo de saldos.
2. ¿Cuál es la diferencia técnica entre el estado "Histórico" y "Aceptado"?
El estado Histórico se utiliza primordialmente para migraciones de software o cierres de años anteriores; estos registros suelen estar ya pagados y cerrados. El estado Aceptado indica una vacación que ha pasado por un flujo de aprobación y que impactará los procesos de nómina actuales o futuros. Además, el estado Histórico no descuenta del saldo de vacaciones, ya que es solo un registro mas, al contrario el estado Aceptado si impacta en el saldo de vacaciones.
3. ¿Cómo debe tratarse el campo "DÃas Hábiles" si hay feriados intermedios?
El usuario debe ingresar el número neto de dÃas a descontar. Si el periodo abarca 7 dÃas corridos pero incluye un feriado y un domingo, se deben declarar 5 dÃas hábiles. El sistema validará que este número sea consistente con el rango de fechas proporcionado.
4. ¿Es posible anular una carga masiva después de haber sido confirmada?
No existe un botón de "deshacer" global para la carga. Si se detecta un error masivo tras la confirmación, se deberá realizar una nueva carga con el estado Anulado para los registros erróneos o corregir manualmente cada registro desde la ficha del colaborador. Se recomienda hacer una prueba con 2 o 3 filas antes de la carga definitiva.
5. ¿Existe una eliminación masiva de vacaciones?
No existe una opción de eliminación masiva, por lo tanto debes dirigirte con el equipo de soporte para el apoyo en este proceso.