Cómo gestionar los participantes del proceso
La gestión de participantes permite definir quiénes formarán parte del proceso de desempeño y administrar sus datos. Es fundamental entender la diferencia entre el Máster de Personas y la Tabla de Participantes:
- Máster de Personas: Es la base de datos global de la empresa. Aquí residen los datos "core" (nombre, RUT/ID, cargo, correo, etc.).
- Tabla de Participantes: Es el subconjunto de usuarios que participan en este proceso específico.
Regla de oro: Para que un usuario pueda ser agregado a un proceso, debe existir previamente en el Máster de Personas. No es posible crear usuarios nuevos directamente desde la configuración del proceso.
Acceso a la Tabla de Participantes
Para gestionar a los usuarios, sigue esta ruta:
- Ingresa al proceso de Desempeño.
- En el menú de navegación superior, haz clic en Configuración y selecciona Participantes.
La tabla se divide en dos pestañas:
- Usuarios activos: Colaboradores vigentes que participan en el proceso.
- Usuarios desactivados: Colaboradores que fueron desactivados en el Máster de Personas (ej. desvinculados) pero que mantienen registros en este proceso.
1. Cómo agregar participantes al proceso
Tienes dos métodos para incorporar colaboradores. En ambos casos, el sistema validará que el usuario exista en el Máster.
Opción A: Agregar participantes manualmente
Ideal para inclusiones puntuales.
- En la pestaña Usuarios activos, haz clic en el botón Agregar participantes.
- Se abrirá un buscador conectado al Máster de Personas. Utiliza los filtros avanzados para encontrar usuarios por nombre, área o cargo.
- Selecciona a las personas marcando la casilla a la izquierda de su nombre.
- Haz clic en Aceptar.
- Nota: Al agregar usuarios, si tienes configurada la opción de "creación automática de relaciones", el sistema intentará asignar evaluadores basándose en el organigrama actual.
- Nota: Al agregar usuarios, si tienes configurada la opción de "creación automática de relaciones", el sistema intentará asignar evaluadores basándose en el organigrama actual.
Opción B: Carga masiva por Excel
Ideal para cargas iniciales o grandes volúmenes.
- Dentro del proceso, ve al menú Cargas masivas y selecciona Cargar Participantes.
- Haz clic en Descargar plantilla.
- Prepara el archivo Excel siguiendo estas reglas estrictas:
- Columna identifier: Es obligatoria y no se puede eliminar. Aquí debes ingresar el ID único del colaborador tal como aparece en el Máster.
- Datos del usuario: No es necesario llenar columnas como nombre, apellido o cargo; el sistema tomará estos datos automáticamente del Máster usando el identifier.
- Área: Ingresa el código del área en donde estará el colaborador (area_code). El código del área lo puedes encontrar en la jerarquía del proceso de desempeño.
- Fila de instrucciones: El archivo descargado incluye una primera fila con instrucciones. Debes eliminarla antes de cargar el archivo, dejando solo los encabezados de las columnas.
- Columna identifier: Es obligatoria y no se puede eliminar. Aquí debes ingresar el ID único del colaborador tal como aparece en el Máster.
- Las demás columnas las puedes eliminar.
- Sube el archivo en la misma sección y haz clic en Cargar.
- El proceso se ejecutará en el Centro de importación, donde podrás verificar el éxito de la carga.
Caso Borde - Usuarios sin Área: Si cargas un participante que no tiene un área asignada en el archivo ni en el proceso, el sistema lo asignará automáticamente a un área por defecto llamada "Sin área" (RKM_DEFAULT).
2. Cómo actualizar los datos de un participante
Es posible que necesites modificar datos de un colaborador específico dentro del contexto de la evaluación.
- En el listado de Participantes, busca al colaborador.
- Haz clic en el botón de Opciones (tres puntos) a la derecha de su nombre.
- Selecciona Editar usuario.
Ya en su perfil, podrás modificar lo siguiente: - Área.
- Opcionales cargados.
- Familia de competencia a la cual pertenece.
- Realiza los cambios y haz clic en Guardar Cambios.
Reglas de edición de datos
Es crítico distinguir qué datos se pueden cambiar aquí y cuáles no:
- Datos Editables en el Proceso:
- Área del proceso: Puedes cambiar el área del usuario solo para esta evaluación. Esto no actualiza su área oficial en el Máster de Personas.
- Asignación de competencias: Puedes personalizar qué competencias se le evaluarán.
- Opcionales del proceso: Campos personalizados creados específicamente para la evaluación.
- Área del proceso: Puedes cambiar el área del usuario solo para esta evaluación. Esto no actualiza su área oficial en el Máster de Personas.
- Datos NO Editables (Heredados del Máster):
- Foto de perfil, Identificador, Nombres, Correo, Género, Idioma, Subdominio y Contraseña.
- Acción: Si necesitas corregir estos datos, debes hacerlo en el Máster de Personas. El cambio se reflejará automáticamente en el proceso.
- Foto de perfil, Identificador, Nombres, Correo, Género, Idioma, Subdominio y Contraseña.
- Caso Especial: Actualización del Cargo
La sincronización del cargo tiene una regla de comportamiento según el estado del proceso:
- Proceso en curso (Evaluación/Feedback): Si cambias el cargo en el Máster, se actualiza automáticamente en el proceso.
- Proceso cerrado (Acceso a resultados): Si cambias el cargo en el Máster, NO se actualizará en el proceso. Esto congela la información para mantener el registro histórico del cargo que la persona tenía al ser evaluada.
- Proceso en curso (Evaluación/Feedback): Si cambias el cargo en el Máster, se actualiza automáticamente en el proceso.
3. Cómo eliminar participantes del proceso
Si necesitas retirar a un usuario que fue cargado por error:
- En la pestaña Usuarios activos o Usuarios desactivados, selecciona a los usuarios marcando la casilla a su izquierda.
- Haz clic en el menú desplegable Acciones (lado derecho de la tabla).
- Selecciona Eliminar colaborador(es).
- Confirma la acción haciendo clic en Aceptar.
Advertencia: Esta acción es irreversible. Al eliminar un usuario, se borrarán sus autoevaluaciones, asignaciones y cualquier dato asociado dentro de este proceso. El usuario seguirá existiendo en el Máster y en otros procesos.
4. Gestión de usuarios desactivados
Cuando un colaborador es desactivado en el Máster de Personas (por ejemplo, tras una desvinculación), esto tiene efectos inmediatos en el proceso de Desempeño:
- Reubicación: El usuario desaparece de la pestaña "Usuarios activos" y se mueve automáticamente a la pestaña Usuarios desactivados.
- Identificación Visual: En los listados de evaluación y monitoreo, aparecerá con un diseño distintivo (generalmente gris o con alerta) para que administradores y usuarios finales identifiquen su estado inactivo.
- Resultados: Toda la información histórica y resultados generados se mantienen disponibles para consulta.
- Restricciones:
- Buscadores: El usuario desactivado ya no aparecerá en los buscadores para ser seleccionado como evaluador, validador o calibrador.
- Roles Activos: Si el usuario desactivado tenía un rol de responsabilidad (ej. era evaluador de otros), sus asignaciones se mantienen pero quedan huérfanas. Es tarea del administrador reasignar manualmente esos evaluados a un nuevo evaluador activo.
- Buscadores: El usuario desactivado ya no aparecerá en los buscadores para ser seleccionado como evaluador, validador o calibrador.
Otras acciones disponibles en la Tabla de Participantes
Desde el menú de acciones de esta sección, también puedes realizar tareas de gestión masiva:
- Descargar excel de colaboradores: Obtén la base completa de participantes.
- Descargar reportes PDF: Descarga masiva de informes individuales (completos o resumidos).
- Asignar/Desasignar autoevaluación: Activa o desactiva masivamente este tipo de evaluación.
- Resetear datos del CV: Limpia la información curricular cargada en el proceso.
