Cómo realizar la configuración inicial de Employee Service
Para garantizar que tu Employee Service (Centro de Ayuda) funcione correctamente y ofrezca una experiencia de usuario alineada con la identidad de tu empresa, recomendamos seguir los pasos de esta guía.
Con ella, podrás personalizar la apariencia de la plataforma y, lo más importante, conectar tu correo corporativo para que los casos lleguen correctamente al sistema.
1. Personalización visual y regional
El primer paso es asegurar que la plataforma refleje la identidad de tu empresa y opere en el horario correcto.
Carga del logotipo
Este logo es la imagen principal que verán tus colaboradores en la ventana de chat y en el ícono de la aplicación.
- Dirígete a Ajustes > Configuración de la aplicación.
- Ubica la sección de Carga de logotipo.
- Sube tu archivo siguiendo estas recomendaciones técnicas para una visualización óptima:
- Formato: PNG (con fondo transparente preferiblemente).
- Dimensiones: 200x200 píxeles.
- Proporción: Cuadrada (1:1). Si tu logo es horizontal, ajústalo para que tenga el mismo ancho y alto; de lo contrario, la imagen podría verse distorsionada.
Definición de la zona horaria
En la misma pestaña de Configuración de la aplicación, encontrarás la opción Zona Horaria.
Es crítico que selecciones la zona horaria correcta de tu operación, ya que esta configuración determinará la precisión de tus horarios de atención y las métricas de respuesta. Esta configuración será transversal para toda la empresa, es decir, no es configurable por subdominio.
2. Integración de Correo Electrónico
Muchas empresas utilizan un "alias de correo" corporativo (ej: soporte@miempresa.com o rrhh@miempresa.com) para recibir las consultas de sus trabajadores. Rankmi te permite integrar este correo para que todos los mensajes enviados allí se conviertan automáticamente en tickets o casos dentro de Employee Service.
Pasos para el Administrador:
- Ingresa a Ajustes > Configuración de la aplicación > Reenvío de Correo.
- En esta pantalla encontrarás una dirección de correo única generada por Rankmi (ej: empresa@inbound.rankmi.com). Copia esta dirección.
- Deberás entregar esta dirección a tu equipo de TI para que realicen la conexión técnica.
📝 Nota Técnica para el equipo de TI
(Copia y envía las siguientes instrucciones al responsable de infraestructura o TI de tu empresa)
Asunto: Solicitud de configuración de reenvío de correo para Employee Service (Rankmi)
Para finalizar la implementación de nuestra mesa de ayuda, necesitamos realizar dos configuraciones en nuestro servidor de correos:
- Configurar forwarding (Reenvío): Por favor, configura un reenvío automático de todos los correos que lleguen a nuestro alias corporativo [Insertar aquí tu correo, ej: soporte@miempresa.com] hacia la dirección de recepción de la plataforma: [Insertar aquí el correo copiado de Rankmi].
- Whitelist (Lista blanca): Es indispensable agregar el dominio @service.rankmi.com a la whitelist (lista blanca) del dominio de la empresa. Esto evitará que las notificaciones y respuestas de la plataforma sean bloqueadas por los filtros de seguridad o spam.
Preguntas Frecuentes (FAQ)
P: ¿Por qué es importante configurar correctamente la Zona Horaria? R: Es fundamental porque define la base de tiempo para tus horarios de atención y para las métricas de los Acuerdos de Nivel de Servicio (SLA). Si está incorrecta, tus reportes de tiempos de respuesta no reflejarán la realidad de tu operación.
P: ¿Qué sucede si no agregamos el dominio @service.rankmi.com a la lista blanca (whitelist)? R: Es muy probable que los correos reenviados o las notificaciones de respuesta sean bloqueados por los filtros de seguridad de tu empresa, impidiendo que lleguen a la plataforma y, por lo tanto, que se creen los tickets de atención correspondientes.
P: ¿Puedo usar un logo rectangular para la aplicación? R: La plataforma está optimizada para imágenes cuadradas (proporción 1:1). Si subes un logo horizontal, es posible que se vea muy pequeño o distorsionado al forzarse en el espacio asignado. Te recomendamos ajustarlo a un formato de 200x200 px con fondo transparente antes de subirlo.