Cómo monitorear la Etapa de Calibración

El monitoreo de la Etapa de Calibración es una herramienta fundamental que te permite supervisar en tiempo real el avance de los grupos de calibración y el estado de las evaluaciones de cada colaborador. Este panel está disponible tanto para Administradores como para Managers con permisos, ofreciendo vistas diferenciadas y niveles de acción distintos según el rol.

1. Habilitación del Monitoreo

Antes de poder visualizar los datos, es indispensable que la herramienta de monitoreo esté activa en la configuración del proceso.

Pasos para activar el monitoreo:

1. Ingresa a la Configuración de tu proceso de Desempeño.
2. En el menú lateral, dirígete a Etapas secundarias y selecciona Configuración monitoreo.
   
3. Busca la opción correspondiente al Monitoreo de Calibración y asegúrate de que el interruptor esté encendido.
4. Guarda los cambios.

2. Acceso y Permisos de Visualización

Para acceder, ingresa a tu proceso de Desempeño y dirígete a la pestaña Monitoreo. Luego, selecciona la sub-pestaña Calibración.

La información y las acciones disponibles dependerán estrictamente de tu rol:

Administradores

• Visibilidad: Tienen acceso completo y sin restricciones a todos los grupos, áreas y participantes del proceso.
• Acciones: Pueden realizar acciones de gestión como reabrir grupos, descargar reportes globales y gestionar participantes.

Managers

Para que un Manager pueda acceder a esta vista, debe tener asignado el permiso específico de "Ver monitoreo" dentro de la configuración de Accesos y Permisos.

• Visibilidad Filtrada: El Manager visualizará las mismas pestañas que el administrador, pero la información estará estrictamente filtrada. Solo verá los grupos, calibradores y calibrados a los cuales se le ha asignado gestionar.
• ¿ Cómo entonces como se asignan estos permisos?
• • El administrador del proceso o administrador de empresa deberán descargar la plantilla vacia que es descargable desde el tab "Grupos" del monitoreo de la calibración:
  • En la plantilla que se descarga, el administrador deberá ir a la hoja "managers" y en la columna "identifier" escribir el id del manager que tendrá acceso a la data de un grupo especifico, y en la columna "group_code" escribir el código del grupo al cual tiene acceso para ver su información. Nota: El identifier del manager se repetirá en la siguiente fila del excel si se necesita que tenga acceso a otros grupos de calibración.
  • Cuando el administrador del proceso o administrador de empresa ya haya llenado ésta información, deberá subir el archivo excel en el botón "Cargar grupos/calibradores/calibrados"
  • La carga se llevará a cabo desde el centro de importación y cuando termine, el Manager del proceso podrá ver la data de los grupos a los cuales el administrador del proceso le concedio el acceso
  • ¿ Es posible que el manager pueda crear, eliminar grupos de calibración o crear y eliminar calibrados y calibradores? Por el momento no es posible.

3. Interpretación del Monitoreo: Pestañas e Indicadores

El panel de monitoreo se organiza en cuatro pestañas principales:

Pestaña Calibrados

Esta vista se enfoca en los colaboradores que están siendo calibrados. Aquí podrás ver el estado específico de su calibración dentro del proceso:

• No calibrado: La evaluación aún no ha sido revisada ni gestionada por el calibrador.
• Aceptado: El calibrador revisó la evaluación y decidió mantener la nota original sin realizar modificaciones.
• Calibrado: El calibrador revisó la evaluación y modificó la nota original del colaborador.

Además existen gráficos que muestran el % de avance del total de calibrados:

- Avance Global: Muestra la cantidad y porcentaje de Calibrados, No calibrados y aceptados.

- Card de "Calibrados Total": Muestra la cantidad de calibrados totales del grupo que se está visualizando.

- Card de "Avance Global": Muestra la suma de personas que fueron calibradas con las personas que fueron aceptadas, además, muestra la cantidad de personas calibradas y aceptadas y su porcentaje correspondiente.

- Card de "No calibrado": Muestra la cantidad y porcentaje de personas que no han sido calibrados o aceptados aún.

En el monitoreo existe un botón acciones que permite:

-  Resetear Calibrados: Vuelve al estado original al colaborador antes de ser calibrado o aceptado. Donde se elimina lo siguiente: 

• Eliminará todos los resultados otorgados por el calibrador.
• Eliminará todos los comentarios de la calibración.
• El estado de la calibración de los colaboradores volverá a "No comenzado".
• El grupo de calibración al cual pertenecen los colaboradores a resetear se reabrirá (Se deberá finalizar nuevamente la calibración con el calibrador.)

- Eliminar calibrados sin evaluaciones: Permite eliminar a los evaluados de la calibración que no posean evaluaciones de forma masiva y es posible seleccionar en el modal de alerta, si también se quiere eliminar aquellos que sólo poseen autoevaluación. Ideal en procesos donde existen muchos colaboradores que tienen rol de calibrado pero que no tienen evaluaciones.

Pestaña Calibradores

Muestra el listado de los usuarios responsables de calibrar y su progreso:

En la tabla del submonitoreo de calibradores se pueden visualizar las siguientes columnas:

- Calibrador: Colaborador quién tiene la responsabilidad de modificar la nota original de los colaboradores o aceptarla.

- Avance global: Gráfico que muestra el % de avance del calibrador. La barra se divide en colaboradores que ha aceptado, colaborados que ha calibrado y colaboradores que no ha realizado ninguna acción sobre ellos, es decir,  "No calibrados".

- Grupos a calibrar: Muestra el total de grupos que el calibrador debe calibrar y cuáles de ellos ya han sido finalizados. Un grupo se considera “Finalizado” únicamente cuando el calibrador ha completado la calibración utilizando el botón azul “Finalizar calibración”. Aunque todos los colaboradores del grupo estén aceptados y calibrados, el grupo no se considerará finalizado si el calibrador no ha presionado dicho botón.

- Estado: Muestra el estado de avance del calibrador, el cual puede ser:

​- No comenzado: No ha calibrado a ningún colaborador.
​- En progreso: Ha calibrado o aceptado a al menos a 1 colaborador.
​- Finalizado: Ha calibrado y/o aceptado a todos los colaboradores asignados a el.

Además existen gráficos que muestran el % de avance del total de calibradores:

- Avance Global: Gráfico que muestra el total y porcentaje de calibradores que están finalizados, en progreso y/o en no comenzado. Esto basado en la información de la columna "Estado" de la tabla de calibradores.

- Card de "Calibradores total": Total de calibradores del grupo actual.

- Card de "Finalizado": Total y Porcentaje de calibradores que están finalizados.

- Card de "En progreso": Total y Porcentaje de calibradores que están en progreso.

- Card de "No comenzado":  Total y Porcentaje de calibradores que no han calibrado o aceptado a algún colaborador asignado..

En el monitoreo existe un botón acciones que permite Resetear a los calibradores seleccionados. Al resetear a un calibrador ocurrirá lo siguiente:

    - Se Eliminará todos los resultados otorgados por el calibrador, los originales, se mantienen.

    - Se Eliminará todos los comentarios de la calibración.

    - El estado de la calibración de los colaboradores volverá a "No comenzado".

    - El grupo de calibración al cual pertenecen los colaboradores a resetear se reabrirá (Se deberá finalizar nuevamente la calibración con el calibrador.)

Pestaña Grupos

Es la vista operativa principal. Muestra el listado de los grupos de calibración configurados.

En la tabla del submonitoreo de Grupos de calibración se pueden visualizar las siguientes columnas:

- Grupo/Área: Nombre del grupo a calibrar o Nombre del área si es un grupo basado en una área del proceso.

- Calibradores: Número total de calibradores asignados al grupo vs total de calibradores asignados al grupo que han Finalizado el grupo. Se considerará como calibrador finalizado a aquel que ha finalizado el grupo con el botón azul "Finalizar calibración".

- Avance Global: Muestra el avance del grupo de calibración con el porcentaje de personas no calibradas, calibradas y aceptadas.

- Estado del grupo: El estado del grupo puede ser los siguientes:

​- En progreso: Al menos 1 de los colaboradores que está en el grupo fue calibrado o aceptado.

           - No comenzado: Ninguno de los colaboradores pertenecientes al grupo ha sido calibrado o aceptado.

           - Finalizado: Al menos 1 de los calibradores asignado al grupo ha hecho clic en el botón "Finalizar Calibración" del grupo.

- Acciones: Listado de acciones posibles que se pueden realizar con el grupo:

​- Eliminar grupo: Permite eliminar el grupo.

​- Editar grupo: Permite editar el grupo a calibrar. Se pueden asignar/eliminar calibradores y calibrados.

​- Descargar reporte: Permite descargar el reporte de resultados del grupo de calibración. 

Además existen gráficos que muestran el % de avance del total de los grupos de calibración:

- Avance Global: Muestra la cantidad y porcentaje de grupos finalizados, en progreso y no comenzado.

- Card de "Grupos Total": Muestra el total de grupos que tiene el proceso. Al filtrar por 1 grupo, muestra la cantidad de grupos hijos + el grupo padre.

- Card de "Finalizado": Cantidad de grupos que se han finalizado.

- Card de "En progreso": Cantidad de grupos que están en progreso.

- Card de "Finalizado": Cantidad de grupos que están finalizados.

En el monitoreo existe un botón acciones que permite realizar las cargas masivas mencionadas en otros artículos. Pero además se destaca por 2 acciones importantes:

 - Resetear grupos seleccionados: Cuando se resetea un grupo seleccionado ocurrirá lo siguiente:

• Se eliminará todos los resultados otorgados por el calibrador, los originales, se mantienen.
• Se eliminará todos los comentarios de la calibración.
• El estado de la calibración de los colaboradores volverá a "No comenzado".
• El grupo de calibración al cual pertenecen los colaboradores a resetear se reabrirá (Se deberá finalizar nuevamente la calibración con el calibrador.)

- Reabrir Grupo: Permite reabrir el grupo seleccionado para que el o los calibrados asignados al grupo puedan volver a calibrar o aceptar resultados de los colaboradores.

Preguntas Frecuentes (FAQ)

P: ¿Qué permisos necesita un Manager para ver el monitoreo de calibración? R: Debe tener asignado el permiso de "Ver monitoreo" y tener definida un Área de gestión en la sección de Accesos y Permisos. Si desea ver las áreas que dependen de la suya, también necesitará el permiso "Incluir subáreas".

P: Soy Manager y no veo el botón para enviar recordatorios o resetear. ¿Por qué? R: Los Managers con permisos estándar tienen una vista de solo consulta. Para realizar acciones administrativas como enviar recordatorios o resetear avances, necesitas que el administrador te otorgue el "Permiso de administración".

P: ¿Cuál es la diferencia entre un estado "Aceptado" y "Calibrado"? R: "Aceptado" significa que la nota original se mantuvo sin cambios tras la revisión. "Calibrado" indica que la nota fue modificada por el calibrador durante el proceso.

P: ¿Es posible reabrir un grupo de calibración ya finalizado? R: Sí. Debes ir a la pestaña Grupos, seleccionar los grupos deseados y usar la opción Acciones > Reabrir Grupo. El sistema te pedirá una contraseña de seguridad para completar la acción.