Cómo gestionar plantillas de reportes

Las plantillas de reportes son una funcionalidad que te permite, como administrador, crear informes individuales y personalizados en formato PDF para los participantes de una encuesta. El objetivo es que puedas definir qué campos y qué formato utilizar en cada reporte, permitiéndote crear tantos como necesites para diferentes propósitos.

Estos reportes pueden incluir tres tipos principales de información:

• Datos personales: Información básica del colaborador (nombre, RUT, etc.).
• Datos del proceso: Detalles relacionados con la encuesta en sí.
• Respuestas individuales: Las respuestas específicas que cada participante dio en la encuesta.

1. Creación de una Plantilla de Reporte

Sigue estos pasos para crear una plantilla desde cero:

1. Navega a la sección de Plantillas: En el menú de tu encuesta, dirígete a Configuración > Plantillas y haz clic en el botón + Nueva plantilla.
   [Insertar imagen de la interfaz de plantillas. alt-text: Pantalla de gestión de plantillas en el módulo de Encuestas y Formularios con el botón 'Nueva plantilla' resaltado.]
2. Define el Espacio de Trabajo: El primer campo que verás es "Espacio de trabajo". Por defecto, estará seleccionado "Perfil del usuario". Esto es importante porque le indica al sistema que el reporte que generarás será de carácter individual, basándose en la información específica de cada participante.
3. Diseña el Contenido y Usa Variables:
   • Editor de Contenido: Es un editor de texto donde defines toda la estructura y el formato de tu reporte. Redacta el texto completo y dale el estilo que desees (negritas, listas, etc.), dejando espacios donde planeas insertar la información dinámica de cada colaborador.
   • Variables: Son códigos que actúan como marcadores de posición para los datos de la plataforma (ej: el nombre del participante, una respuesta a una pregunta, etc.). Para usarlas:
     • Busca la variable que necesitas en la sección "Variables".
     • Copia el código completo (ej: {{ user.full_name }}).
     • Pega ese código en el lugar exacto del editor de Contenido donde quieres que aparezca esa información.
   Cuando generes el reporte, la plataforma reemplazará automáticamente cada variable por la información real del participante.
4. Previsualiza tu Plantilla: Antes de guardar, utiliza el botón Vista previa. El sistema generará un archivo PDF con datos de ejemplo para que puedas revisar cómo quedará el diseño final del reporte.
5. Guarda y Gestiona los Idiomas: Una vez que estés conforme, guarda la plantilla. Por defecto, se guardará en tu idioma. Inmediatamente después, podrás añadir y editar manualmente las traducciones para los otros idiomas que necesites.

2. Uso de Estructuras Avanzadas (Opcional)

Para un control más dinámico del contenido, puedes escribir estructuras lógicas directamente en el editor de Contenido. Esto te permite mostrar información de manera condicional o iterar sobre respuestas múltiples.

Estructura if (Contenido Condicional)

Úsala para mostrar u ocultar una sección del reporte basándote en una condición. Es perfecta si solo quieres que cierta información aparezca si el participante respondió algo específico.

• Apertura: {% if item == "valor" %}
• Contenido a mostrar: (Aquí va el texto, tabla o imagen que quieres mostrar).
• Cierre: {% endif %}

Ejemplo: Para mostrar una tabla solo si la respuesta a pregunta_mascotas fue "Sí":

{% if pregunta_mascotas == "Sí" %}
Aquí va la tabla con los detalles de las mascotas.
{% endif %}

Estructura for (Mostrar Múltiples Registros)

Úsala para iterar sobre preguntas que almacenan varias respuestas, como una matriz de filas dinámicas.

Ejemplo: Para mostrar en una tabla todas las mascotas que un participante registró:

1. Crea los encabezados de la tabla: {{ pregunta_mascotas.columns_0 }} | {{ pregunta_mascotas.columns_1 }}
2. Crea las filas con un bucle for:

   {% for row in pregunta_mascotas.rows %}
   {{ row0 }} | {{ row1 }}
   {% endfor %}
   
   

Esta estructura generará automáticamente una fila por cada respuesta que el participante haya añadido.

3. Descarga de Reportes Individuales

Requisitos:

• Debes tener rol de administrador.
• El proceso de la encuesta no debe ser anónimo.

Sigue estos pasos para descargar un reporte:

1. Accede al perfil del participante: Ve a Monitoreo o a Configuración > Participantes.
2. Selecciona al participante: Busca en el listado al colaborador y haz clic en su nombre.
3. Ve a la sección de Plantillas: Dentro del perfil, haz clic en la pestaña Plantillas.
4. Descarga el reporte: Verás la lista de plantillas disponibles. Elige la que necesites, selecciona el idioma y el período, y haz clic en Descargar plantilla.

Preguntas Frecuentes (FAQ)

P: ¿Qué hago si una Variable no muestra la información correcta en el reporte final? 

R: Verifica que hayas copiado y pegado el código exacto de la variable desde la sección 'Variables', sin alterar los corchetes {{ }} ni el texto interno. Cualquier modificación en el código impedirá que la plataforma lo reconozca correctamente.

P: ¿Por qué no puedo descargar el reporte de un participante? 

R: La descarga de reportes individuales solo está habilitada para administradores y únicamente en procesos que no son anónimos. Si la encuesta fue configurada como anónima, esta función se desactiva para proteger la confidencialidad de los participantes.

P: ¿Necesito saber programar para usar las estructuras if y for? 

R: No es necesario ser programador, pero sí se requiere seguir la sintaxis de manera precisa. La clave es copiar las estructuras de ejemplo de la documentación y reemplazar únicamente los nombres de las variables (item, pregunta_X) y los valores de las condiciones ("valor"), manteniendo intactos los símbolos como {% %}, ==, y las comillas.