Cómo gestionar las configuraciones avanzadas de una encuesta

Más allá de la creación básica de preguntas y la asignación de participantes, el módulo de Encuestas y Formularios te ofrece un conjunto de herramientas avanzadas para potenciar y personalizar la recolección de datos. Estas opciones te permiten enriquecer la información que recopilas, flexibilizar la manera en que invitas a los participantes y automatizar la entrada de datos.

En este artículo, revisaremos tres funcionalidades clave:

1. Gestión de Opcionales: Para segmentar tus resultados con datos demográficos.
2. Link Universal de Invitación: Para compartir tu encuesta de forma masiva y flexible.
3. Preguntas con Información Precargada: Para automatizar respuestas con datos existentes en Rankmi.

1. Gestión de Opcionales: Enriquece tus datos para un análisis profundo

Los opcionales son parámetros adicionales o campos de datos personalizados que puedes asociar a los participantes de tu encuesta. Su principal objetivo es permitirte filtrar la información para enriquecer el análisis de los resultados, agrupando a los colaboradores por características compartidas que no forman parte de la encuesta en sí.

Por ejemplo, puedes crear opcionales como:

• Antigüedad en la empresa (ej: "Menos de 1 año", "1-3 años").
• Nacionalidad.
• Centro de costo.
• Modalidad de trabajo (ej: "Remoto", "Híbrido", "Presencial").

Estos datos te permitirán segmentar los reportes y obtener una comprensión mucho más detallada de la percepción de distintos grupos dentro de la organización.

Tipos de Opcionales

Puedes crear tres tipos de opcionales según la información que necesites:

• Lista: Un menú desplegable con valores predefinidos (ej: "Sí" y "No").
• Numérico: Un campo que solo admite valores numéricos (ej: años en la empresa).
• Fecha: Un campo para ingresar una fecha específica.

Cómo gestionar tus opcionales

Para administrar los opcionales, dirígete a la Configuración de tu encuesta y selecciona la pestaña Opcionales.

Para crear un opcional desde la plataforma:

1. Haz clic en el botón Crear opcional.
2. Define el nombre del opcional y selecciona su tipo. Si es de tipo "Lista", podrás añadir las distintas opciones.
3. Guarda los cambios.

Para crear opcionales y asignar sus valores por Excel: Este proceso no solo te permite asignar o actualizar los valores de los opcionales para los participantes existentes, sino que también puedes crear nuevos opcionales directamente desde el archivo.

1. En la sección Participantes, descarga la base de participantes.
2. En el archivo Excel, para asignar valores, simplemente completa las columnas de los opcionales existentes para cada colaborador.
3. Para crear un nuevo opcional, añade una nueva columna con el formato de encabezado optional_nombre#tipo (ej: optional_Nacionalidad#list).
4. Completa los valores para cada participante en la nueva columna.
5. Vuelve a la sección Participantes, haz clic en Acciones y selecciona Importar usuarios del master de personas para subir tu archivo actualizado.

2. Link Universal de Invitación: Flexibilidad para tus comunicaciones

El link universal es una URL única para tu encuesta que puedes compartir a través de múltiples canales. Es una alternativa flexible a las invitaciones individuales por correo electrónico, ideal para ser distribuido en canales de comunicación masivos como intranets, chats grupales o comunicados internos.

Cómo encontrar y compartir tu link universal

1. Ingresa a la Configuración de tu encuesta.
2. Dentro de la sección General, busca el campo "Enlace de encuesta".
3. Haz clic en Ver detalle para visualizar los enlaces de todos los subdominios disponibles.
4. Copia el link que necesites y compártelo en tus canales de comunicación.

¿Cómo funciona la seguridad del link?

Aunque el link es de fácil acceso, la seguridad se mantiene. El sistema se comporta de tres maneras distintas:

• Si el usuario es un participante válido y ya ha iniciado sesión en Rankmi: Será redirigido directamente a la encuesta para que pueda responder.
• Si el usuario es un participante válido pero no ha iniciado sesión: Se le solicitará que ingrese sus credenciales (usuario y contraseña) antes de poder acceder a la encuesta.
• Si el usuario no forma parte de la encuesta: Será redirigido a la página de inicio de Rankmi y no podrá responder.

3. Preguntas con Información Precargada del Master

Este tipo de preguntas te permite crear selectores que se llenan automáticamente con información que ya existe en el master de personas de tu empresa.

El principal beneficio es que automatizan la recolección de datos que ya existen en Rankmi, evitando que el usuario deba ingresarlos manualmente. Además, aseguran la consistencia y precisión de los datos, ya que la información proviene directamente de la fuente oficial, evitando errores de tipeo o el uso de información desactualizada (ej. un cargo o área antigua).

Actualmente, puedes utilizar los siguientes selectores:

• Selector de colaboradores: Muestra un listado de todas las personas activas en el master.
• Selector de áreas: Muestra todas las áreas que forman parte de la jerarquía de la empresa.
• Selector de cargos: Muestra todos los cargos asociados al master.

Para agregarlas, simplemente arrástralas desde la "Caja de Herramientas" en el diseñador de encuestas.

Resumen

El uso combinado de estas configuraciones avanzadas te permitirá crear encuestas más ricas, flexibles y eficientes. Con los opcionales, podrás segmentar tus resultados para obtener insights más profundos. Con el link universal, facilitarás el acceso a la encuesta a través de diversos canales. Y con las preguntas precargadas, automatizarás la recolección de datos, asegurando su precisión.

Preguntas Frecuentes (FAQ)

P: ¿Cuál es la diferencia entre crear un "opcional" desde la plataforma y crearlo por Excel? 

R: Desde la plataforma, defines la estructura del opcional (su nombre, tipo y las opciones si es una lista). Desde Excel, asignas los valores de esos opcionales a cada participante de forma masiva. También puedes crear la estructura de un nuevo opcional directamente en Excel si el encabezado de la columna sigue el formato optional_nombre#tipo.

P: Si comparto el "link universal", ¿cualquier persona ajena a la encuesta puede responderla? 

R: No. Aunque el link es de fácil acceso, la seguridad se mantiene. Si una persona que no forma parte de la encuesta hace clic en el enlace, será redirigida a la página de inicio de Rankmi y no podrá responder. Si es un participante válido pero no ha iniciado sesión, se le solicitará que ingrese sus credenciales antes de continuar.

P: ¿Qué pasa si la información de un colaborador es incorrecta en una "pregunta con información precargada del master"? 

R: Estas preguntas muestran la información tal como está registrada en el "master de personas" de la empresa. Para corregir cualquier dato, un administrador debe actualizarlo directamente en el master, y el cambio se reflejará automáticamente en las opciones de la pregunta.