Cómo gestionar los participantes de una encuesta

Una de las claves para el éxito de una encuesta es asegurar que llegue a las personas correctas. En Rankmi, la gestión de los participantes es un proceso de dos pasos secuenciales que te permite definir con precisión tu audiencia:

1. Crear la Jerarquía: Es la estructura organizacional de áreas que servirá como base para distribuir a los participantes y, posteriormente, para visualizar los resultados.
2. Cargar los Participantes: Es la asignación de los colaboradores a las áreas definidas en la jerarquía.

En esta guía, te explicaremos paso a paso cómo completar ambas etapas de forma eficiente.

Paso 1: Crear y Administrar la Jerarquía de la Encuesta

La jerarquía es el esqueleto de tu encuesta. Define las áreas, departamentos o unidades que la componen. Es fundamental tener esta estructura bien definida antes de cargar a los participantes.

Puedes crear tu jerarquía de tres maneras diferentes:

1. Importar la Jerarquía del Máster de Personas (Recomendado)

Si tu organización ya tiene una estructura de áreas definida en el máster de personas de Rankmi, puedes replicarla fácilmente en tu encuesta.

1. Dirígete a la Configuración de tu encuesta y selecciona Jerarquía.
2. Haz clic en el menú Acciones y elige Importar jerarquía del máster.

Consideración: Esta acción crea una copia o "fotografía" de la jerarquía existente en el momento de la importación. Los cambios que realices posteriormente en la jerarquía general de la empresa no se actualizarán automáticamente en la encuesta, y viceversa.

2. Crear una Nueva Jerarquía desde la Plataforma

Si necesitas una estructura simple o quieres crearla desde cero, puedes hacerlo manualmente.

1. En la sección de Jerarquía, haz clic en Agregar área.
2. Completa los campos requeridos:
   • Área: El nombre del área.
   • Código: Un identificador único para el área. Si lo dejas en blanco, la plataforma creará uno.
   • Área padre: El área de la cual dependerá. Si lo dejas vacío, se creará en el primer nivel.
   • Descripción del área: Campo opcional para añadir más contexto.

3. Crear una Nueva Jerarquía por Excel (Ideal para Cargas Masivas)

Para estructuras complejas con múltiples áreas, la carga por Excel es la opción más eficiente.

1. En Jerarquía, ve a Acciones y selecciona Cargar nueva jerarquía.
2. Descarga la plantilla, completa las columnas (area, codigo, area_padre_codigo) y sube el archivo.

Paso 2: Cargar y Gestionar a los Participantes

Una vez que tu jerarquía esté definida, es momento de añadir a los colaboradores que responderán la encuesta.

Importante: Para evitar que los colaboradores queden asignados a la categoría genérica "Sin área", asegúrate de que todas las áreas que necesitas ya existan en la jerarquía de la encuesta antes de cargar a los participantes. La plataforma siempre intentará hacer coincidir el área del colaborador (definida en el máster de personas) con las que has definido en la jerarquía del proceso.

Para cargar participantes, dirígete a la sección Participantes dentro de la configuración de tu encuesta. Tienes las siguientes opciones:

1. Añadir por Colaborador (Carga Individual)

Este método es útil para añadir personas específicas una por una.

1. Haz clic en Agregar participantes.
2. Utiliza el buscador y los filtros para encontrar y seleccionar a los colaboradores que deseas añadir.
3. Haz clic en Agregar. Los colaboradores serán asignados al área correspondiente de la jerarquía.

2. Añadir por Segmento (Grupos Dinámicos)

Los segmentos son grupos de colaboradores que cumplen con reglas lógicas (ej: "todos los de la Gerencia de Ventas" o "todos con menos de un año de antigüedad"). La gran ventaja es que se actualizan automáticamente: si un colaborador entra o sale del segmento, también lo hará de la encuesta.

1. Haz clic en Añadir por segmento.
2. Selecciona los segmentos que deseas incluir y haz clic en Agregar.

3. Carga Masiva por Excel (Ideal para Grandes Volúmenes)

Esta es la mejor opción para añadir un gran número de participantes de una sola vez, incluyendo usuarios que no forman parte de tu organización (externos).

1. En la sección Participantes, haz clic en Acciones.
2. Selecciona si deseas agregar usuarios existentes del máster de personas o participantes externos.
3. Descarga la plantilla de ejemplo, llénala con la información requerida y súbela a la plataforma.

Preguntas Frecuentes (FAQ)

P: ¿Qué pasa si cargo un participante cuya área no existe en la jerarquía de la encuesta? 

R: El colaborador será asignado automáticamente a una categoría genérica llamada "Sin área". Para evitarlo, es crucial que te asegures de que todas las áreas necesarias estén creadas en la jerarquía de la encuesta antes de añadir a los participantes.

P: Si modifico la jerarquía de áreas en el máster de personas, ¿se actualiza automáticamente en mi encuesta? R: No. Al importar la jerarquía desde el máster, se crea una copia o "fotografía" de ese momento. Cualquier cambio posterior en la jerarquía general de la empresa no se reflejará automáticamente en la encuesta, y viceversa.

P: ¿Qué es un "segmento" y dónde se gestiona? 

R: Un segmento es un grupo dinámico de participantes que se actualiza automáticamente basado en reglas lógicas, como por ejemplo, "todos los colaboradores con menos de 3 meses en la empresa". Los segmentos se crean y administran desde el Máster de Personas.