Cómo configurar las reglas y períodos de una encuesta

Antes de lanzar tu encuesta, es fundamental definir sus reglas de funcionamiento. Estas configuraciones te permiten controlar tanto la frecuencia con la que los colaboradores pueden responder como el nivel de confidencialidad de sus respuestas, asegurando que el proceso se ajuste a tus objetivos.

En esta guía, te explicaremos paso a paso cómo configurar los períodos de respuesta y las reglas de anonimato en el módulo de Encuestas y Formularios.

Configuración de Períodos de Respuesta

Puedes configurar una encuesta para que se responda una sola vez o múltiples veces. Esto es ideal para procesos constantes como buzones de sugerencias, levantamiento de solicitudes o actualizaciones periódicas de información.

Para definir los períodos, sigue estos pasos:

1. Desde el panel de tu encuesta, dirígete a Configuración.
2. Busca la opción Activar múltiples periodos.

Encuesta de Período Único

Para configurar una encuesta que solo pueda ser respondida una vez por participante, mantén el interruptor Activar múltiples periodos en la posición No. Por defecto, todas las encuestas nuevas se crean con esta configuración.

Encuesta de Múltiples Períodos

Para permitir que los colaboradores respondan la misma encuesta varias veces:

1. Haz clic en el interruptor Activar múltiples periodos para que cambie a Sí.
2. En el campo Cantidad máxima de periodos, indica el número de veces que un colaborador podrá contestar la encuesta antes de que el botón para responder se deshabilite.

Configuración de Reglas de Confidencialidad

Para proteger la identidad de tus colaboradores y fomentar respuestas honestas, puedes utilizar dos herramientas clave: el Mínimo de respuestas y la opción de Encuesta anónima.

Configuración del Mínimo de Respuestas

Objetivo: Esta configuración oculta los resultados por pregunta (tanto en la web como en Excel) si el número de respuestas finalizadas para un área y período específico no alcanza el umbral que definas. Así, se protege el anonimato cuando un grupo reducido de personas ha contestado, ya que no es posible deducir respuestas individuales.

Configuración:

1. Ve a la Configuración de tu encuesta.
2. Busca la opción Mínimo de respuestas.
3. Escribe el número mínimo de respuestas necesarias para visualizar los resultados y haz clic en Guardar.

Importante: En encuestas de múltiples períodos, las respuestas no son acumulables. La validación del mínimo de respuestas se realiza de forma independiente para cada período.

Configuración de Encuestas Anónimas

Objetivo: A diferencia del "Mínimo de respuestas", que oculta resultados solo si no se alcanza un umbral, la opción "Encuesta anónima" oculta todos los campos de identificación individual de un participante en las vistas de resultados para garantizar la máxima confidencialidad.

Efectos de activar el anonimato:

• Se oculta la sección completa de Resultados individuales en el perfil de cada colaborador.
• En el reporte de Excel, se eliminan las columnas de identificación: identifier, nombre, email y área. En su lugar, se añade un código único por participante que permite relacionar sus respuestas entre las distintas hojas del archivo sin revelar su identidad.

Configuración:

1. Ve a la Configuración de tu encuesta.
2. Busca la opción ¿Es anónima?
3. Haz clic en el interruptor para cambiarlo a Sí.
4. Guarda los cambios.

Preguntas Frecuentes (FAQ)

P: ¿Cuál es la diferencia principal entre "Mínimo de respuestas" y "Encuesta anónima"? 

R: "Mínimo de respuestas" solo oculta los resultados de preguntas o áreas específicas que no alcanzan un umbral de participación, pero aún permite ver resultados individuales si la encuesta no es anónima en general. En cambio, "Encuesta anónima" es más estricta: elimina por completo la posibilidad de ver resultados individuales y borra los datos de identificación (nombre, email, etc.) de los reportes en Excel.

P: Si configuro un "Mínimo de respuestas" de 5, pero en un área solo responden 4 personas, ¿se pierden esas respuestas? 

R: No, las respuestas no se pierden. Simplemente no se mostrarán los resultados agrupados para esa área específica para proteger la confidencialidad. Sin embargo, esas 4 respuestas sí se contabilizan en los resultados de niveles jerárquicos superiores (por ejemplo, el total de la empresa), siempre que ese nivel superior sí cumpla con el mínimo de 5 respuestas.

P: Si activo la opción de "Encuesta anónima", ¿existe alguna forma de que yo, como administrador, pueda saber quién respondió qué? 

R: No. La anonimidad es total y no puede ser revertida. La plataforma oculta los datos de identificación del participante y los reemplaza por un código anónimo en los reportes descargables, sin que el administrador pueda rastrear la identidad original.

P: ¿Existe una máxima cantidad de ciclos? 

R: Aproximadamente 64 mil, pero hay que considerar que la reporteria se asocia a cada periodo. Si se crean N periodos se tendrán N resultados para cada uno de esos periodos, no uno consolidado, por lo que mayor granularidad puede no ser lo que se quiera