Cómo gestionar los cursos con solicitud de inscripción

En el Centro de Aprendizaje, puedes configurar cursos que requieran una solicitud de inscripción antes de que un participante pueda acceder al contenido. Este método es ideal para gestionar recursos, medir el interés en ciertos temas o administrar cupos de manera controlada.

A continuación, te explicamos cómo funciona este flujo de aprobación y cómo gestionarlo.

El Flujo de Aprobación

El proceso de solicitud de un curso sigue un flujo de aprobación estructurado que puede tener dos o tres etapas, dependiendo de la configuración específica del curso:

1. Solicitud del Participante: El participante inicia el proceso solicitando acceso al curso.
2. Aprobación del Jefe Directo (Opcional): Si se activa esta opción en la configuración del curso, el jefe directo del participante debe revisar y aprobar la solicitud.
3. Aprobación Final del Administrador: Un administrador o moderador del LMS da la aprobación definitiva, inscribiendo al participante en el curso.

Paso a Paso del Flujo de Aprobación

Paso 1: Solicitud del Participante

Para que un participante inicie el proceso, debe seguir estos pasos:

1. Identificar el curso: Los cursos que requieren aprobación se muestran con un ícono de candado y la etiqueta "Requiere solicitud" en su tarjeta.
   
2. Enviar la solicitud: Dentro de la página del curso, el participante debe hacer clic en el botón Solicitar. Se abrirá una ventana donde deberá escribir un mensaje justificando su solicitud (mínimo 10 caracteres). Este mensaje será visible para el jefe directo y el administrador durante el proceso de aprobación.
3. Estado "Pendiente": Una vez enviada, la solicitud queda en estado Pendiente. El participante no podrá acceder al contenido hasta que sea aprobada. Cuando reciba la aprobación final, el botón cambiará a Comenzar.

Paso 2: Aprobación del Jefe Directo (Opcional)

Esta etapa solo se activa si así se configura en el curso. Permite que las jefaturas filtren las solicitudes de sus equipos.

• ¿Cómo se activa? Al configurar un curso, primero se debe definir el tipo de acceso como "Requiere solicitud". Luego, se debe activar el switch "La solicitud requiere la aprobación del jefe directo".
• ¿Cómo gestiona la solicitud el jefe directo?
  1. El jefe directo recibe la solicitud en la sección Solicitudes de administrador, ubicada en el menú lateral del Centro de Aprendizaje.
  2. Allí puede Aprobar o Rechazar la solicitud.
  3. Puede añadir un mensaje opcional. Si aprueba, el mensaje llegará al administrador; si rechaza, el mensaje llegará al participante.

Paso 3: Aprobación Final del Administrador

El administrador o moderador con los permisos correspondientes es responsable de la decisión final.

1. Recepción de solicitudes: El administrador recibe las solicitudes en la misma sección de Solicitudes de administrador. Si la aprobación del jefe directo está activa para el curso, solo verá las solicitudes que ya han sido aprobadas por la jefatura.
2. Acciones disponibles:
   • Aprobar: Inscribe al participante en el curso, quien recibirá una notificación para comenzar.
   • Rechazar: Deniega la solicitud. Es obligatorio incluir un mensaje de justificación (mínimo 40 caracteres) que será enviado al jefe directo (si participó en el flujo), pero no al participante.

Esquema de Resultados del Flujo

La siguiente tabla resume el resultado final de una solicitud basada en las decisiones tomadas:

Preguntas Frecuentes (FAQ)

• P: ¿Qué sucede si el jefe directo de un participante no está disponible para aprobar una solicitud? R: La solicitud permanecerá en estado pendiente hasta que el jefe directo la apruebe o rechace. El administrador no podrá verla ni gestionarla hasta que el jefe directo haya dado su aprobación.
• P: ¿Puede un participante cancelar una solicitud de curso que ya ha enviado? R: No, una vez que la solicitud es enviada, el participante no puede cancelarla. Debe esperar la resolución del jefe directo y/o del administrador.
• P: ¿Existe un tiempo límite para que el jefe directo o el administrador aprueben una solicitud? R: No, actualmente el sistema no establece un tiempo límite (SLA) para las aprobaciones. Las solicitudes permanecerán pendientes hasta que sean gestionadas.