Cómo asignar y administrar la inscripción a cursos

Para que los participantes puedan cursar el contenido disponible en el Centro de Aprendizaje, primero es necesario inscribirlos. La plataforma ofrece distintos métodos de asignación diseñados para adaptarse a diferentes necesidades, desde asignaciones automáticas y masivas hasta inscripciones individuales.

A continuación, te explicamos los tres métodos principales para gestionar la inscripción a los cursos:

• Asignación por Perfil (Recomendado): Ideal para automatizar la asignación a grupos grandes y dinámicos de participantes.
• Asignación Manual: Útil para inscripciones puntuales, ya sea de forma individual o masiva a través de un archivo Excel.
• Asignación por Programas de Aprendizaje: Permite inscribir a los participantes en un conjunto de cursos que forman una ruta de aprendizaje.

Método 1: Asignación por Perfil (Recomendado)

Este es el método más eficiente y escalable, ya que vincula los cursos a Perfiles LMS. Un perfil es un grupo de participantes que puede ser dinámico (basado en segmentos como "todos los trabajadores de un área") o estático. Al asignar un curso a un perfil, todos los miembros actuales y futuros de ese perfil quedarán inscritos automáticamente.

Sigue estos pasos para asignar un curso a un perfil:

1. Dirígete a Gestión de Cursos y selecciona el curso que deseas asignar o crea uno nuevo.
2. En la configuración del curso, busca la sección Perfiles LMS.
3. Dependiendo de si el curso será obligatorio u opcional, selecciónalo en el campo correspondiente:
   • Perfiles LMS para los que es obligatorio: El curso aparecerá directamente en la sección "Mis Cursos" del participante.
   • Perfiles LMS para los que es opcional: El curso aparecerá en la "Biblioteca de cursos" para que el participante se inscriba si lo desea.
4. Haz clic en Guardar.

Método 2: Asignación Manual

Este método es útil para casos específicos que no requieren automatización, como inscribir a un participante en un curso puntual.

Asignación Individual (desde Monitoreo)

Puedes inscribir a uno o varios participantes directamente desde el monitoreo del curso.

1. En Gestión de Cursos, busca el curso y haz clic en Ver monitoreo.
2. Haz clic en el botón Invitar participantes.
3. Selecciona a los participantes que deseas añadir y haz clic en Invitar seleccionados.

Importante: La asignación individual desde el monitoreo siempre inscribe al participante en el curso como obligatorio.

Asignación Masiva (vía Excel)

Permite inscribir a un listado de participantes mediante la carga de un archivo Excel.

1. En el monitoreo del curso, haz clic en Importar participantes sin asignación de perfiles.
2. Descarga la plantilla oficial.
3. Completa el archivo con la siguiente estructura:
   • identifier (obligatorio): Corresponde al identificador único del participante en el máster de personas.
   • obligatorio (opcional): Define si el curso será obligatorio u opcional. Si dejas la celda vacía, el curso se asignará como opcional. Si añades cualquier carácter (ej: "x", "si", "1"), se asignará como obligatorio.
4. Sube el archivo a la plataforma.

Método 3: Asignación por Programas de Aprendizaje

Si tienes cursos agrupados en un Programa de Aprendizaje, puedes asignar todos los cursos del programa de una sola vez. Al asignar un perfil LMS al programa, todos los miembros de ese perfil quedarán automáticamente inscritos en todos los cursos que lo componen. La obligatoriedad de cada curso se define dentro de la configuración del propio programa.

Cómo Desasignar Participantes

Para quitar el acceso de un participante a un curso, debes eliminar todas las asignaciones vigentes. Ten en cuenta las siguientes reglas:

• El progreso no se pierde: Si un participante ya había comenzado o finalizado el curso, su avance se conservará.
• Participantes sin avance: Si el participante tenía el curso "Sin comenzar", al ser desasignado, el curso desaparecerá por completo de su vista.

Importante: La asignación por perfil tiene prioridad Si un participante está inscrito en un curso a través de un perfil LMS (ya sea directamente en el curso o a través de un programa), la acción de "eliminar participante" desde el monitoreo no tendrá efecto. Para desasignarlo por completo, primero debes asegurarte de que ya no pertenezca a ningún perfil que le otorgue acceso al curso.

Buenas Prácticas: ¿Qué método de asignación elegir?

Preguntas Frecuentes (FAQ)

• P: ¿Qué método de asignación debo usar si quiero que los cursos se asignen automáticamente a los nuevos empleados de un área específica? R: Debes usar la Asignación por Perfil, vinculando el perfil a un segmento dinámico del máster de personas que agrupe a los trabajadores de esa área. De esta forma, la asignación se mantiene actualizada automáticamente.
• P: Intenté eliminar a un participante desde el monitoreo del curso, pero sigue teniendo acceso. ¿Por qué sucede esto? R: Esto ocurre si el participante tiene acceso al curso a través de un perfil LMS, ya sea porque el perfil está asignado directamente al curso o a un programa de aprendizaje que lo contiene. La asignación por perfil siempre tiene prioridad sobre las acciones manuales. Para desasignarlo por completo, debes asegurarte de que el participante ya no pertenezca a ningún perfil que le otorgue acceso.
• P: ¿Cuál es la diferencia en la experiencia del usuario entre un curso asignado como "opcional" y uno "obligatorio"? R: Los cursos obligatorios aparecen directamente en la sección "Mis Cursos" del participante. Los cursos opcionales (que aún no ha iniciado) se muestran en la "Biblioteca de cursos", permitiéndole explorarlos e inscribirse por su cuenta.
• P: ¿Qué pasa si un participante pertenece a dos perfiles y un mismo curso es "obligatorio" para un perfil y "opcional" para el otro? R: La plataforma siempre dará prioridad a la asignación obligatoria. Al participante le aparecerá el curso en su sección "Mis Cursos".