Cómo crear y asignar planeaciones y horarios
En Tempo, puedes organizar los turnos de tus colaboradores de dos maneras principales: creando planeaciones para equipos completos o asignando horarios de forma individual. Una planeación es una estructura de calendario completa, ideal para organizar los turnos de varios colaboradores durante un período específico. Un horario es la asignación final que recibe un colaborador.
Esta guía te mostrará cómo utilizar ambos métodos para gestionar el tiempo de tu equipo de manera eficiente.
Requisitos previos
Antes de crear una planeación para un equipo, es fundamental que todos los turnos (horarios de trabajo, descansos, etc.) que necesitarás ya estén creados y definidos en el sistema.
Cómo crear una planeación para equipos
Este método es ideal para organizar calendarios de trabajo para grupos o áreas completas. Sigue estos pasos para crear una planeación desde cero:
- Accede a la sección de Planeaciones. En el menú de Tempo, dirígete a Calendarización y luego selecciona la pestaña Planeaciones. [Insertar imagen de la ruta para acceder a Planeaciones. alt-text: Menú de Tempo con la opción Calendarización y la pestaña Planeaciones destacadas.]
- Agrega una nueva planeación.
Haz clic en el botón Agregar planeación. Asígnale un nombre claro (ej: "Turnos Retail Agosto") y define el rango de fechas en el que estará vigente.
- Selecciona a los colaboradores.
Elige a los colaboradores que formarán parte de esta planeación. Tienes dos opciones:
- Añadir por colaborador individual: Permite seleccionar manualmente a trabajadores específicos.
- Añadir por segmento: Permite seleccionar un grupo dinámico de colaboradores. Si un trabajador entra o sale del segmento, se actualizará automáticamente en la planeación.
- Agrega y distribuye los turnos.
Una vez seleccionados los trabajadores, verás un calendario (semanal o mensual) con los turnos disponibles en la parte superior. Arrastra y suelta cada turno en los días y colaboradores correspondientes para armar el calendario.
[Insertar GIF que muestre cómo arrastrar y soltar un turno en el calendario. alt-text: Animación de la interfaz de planeaciones, mostrando un turno siendo arrastrado desde la parte superior a una celda del calendario.] - Confirma la asignación de turnos.
Una vez distribuidos los turnos en el calendario, haz clic en Incluir trabajadores. Esta acción confirma y asigna a cada colaborador seleccionado los turnos que has planificado para ellos.
- Visualiza el resultado por colaborador.
Para verificar que las asignaciones sean correctas, selecciona la vista de colaboradores. El sistema te mostrará los turnos correspondientes a cada trabajador incluido en la planeación.
- Finaliza la planeación.
Cuando hayas verificado que toda la planeación es correcta, haz clic en Finalizar. Esta acción guarda y activa la planeación, haciendo que los horarios asignados sean visibles para los colaboradores y comiencen a regir en las fechas establecidas. Ten en cuenta que, una vez finalizada, la planeación se bloquea para ediciones mayores.
Cómo asignar un horario a un colaborador individual
Este método es útil para asignar rápidamente un horario a una sola persona, sin necesidad de crear una planeación grupal.
- Accede a la sección Personas.
Desde el menú principal de Tempo, ingresa a
Personas. - Busca y selecciona al colaborador.
Utiliza el buscador para encontrar al colaborador al que deseas asignar el horario y haz clic en su nombre para abrir su perfil en Tempo.
- Inicia la asignación.
Dentro del perfil, haz clic en el botón
Asignar horario.
[Insertar imagen del perfil de un colaborador en Tempo, destacando el botón 'Asignar horario'. alt-text: Perfil de un colaborador en Tempo con el botón para asignar horario resaltado.] - Elige el horario y la fecha de inicio.
Se desplegará una lista con los horarios disponibles. Selecciona el que corresponda y, a continuación, define la fecha a partir de la cual el horario comenzará a regir. Puede ser el día actual o una fecha futura.
- Confirma la asignación.
Haz clic en Aceptar. Serás redirigido al perfil del colaborador, donde verás el nuevo horario ya asignado.
Para una guía visual, puedes consultar este video del proceso: [Insertar video de cómo asignar un horario. alt-text: Video tutorial mostrando los pasos para asignar un horario a un colaborador desde la sección Personas en Tempo.]
Preguntas Frecuentes
P: ¿Cuál es la diferencia entre una "planeación" y un "horario"? R: Una "planeación" es una estructura de calendario completa, ideal para organizar los turnos de varios colaboradores durante un período específico. Un "horario" es la asignación final que recibe un colaborador y puede aplicarse directamente a una persona o como resultado de una planeación.
P: ¿Qué pasa si un colaborador deja de pertenecer a un segmento que usé para una planeación? R: La asignación por segmentos es dinámica. Si un colaborador sale del segmento, el sistema lo removerá automáticamente de la planeación, manteniéndola siempre actualizada.
P: ¿Puedo editar una planeación después de haberla finalizado? R: Una vez que finalizas una planeación, esta se activa y se bloquea para ediciones mayores, asegurando que los horarios asignados no se alteren. Te recomendamos revisar todos los detalles cuidadosamente antes de hacer clic en "Finalizar".
P: ¿Necesito crear los turnos antes de poder hacer una planeación? R: Sí, es un requisito fundamental. Antes de crear una planeación, debes asegurarte de que todos los turnos que necesitarás ya estén creados y configurados en el sistema.