​Cómo configurar empresas, contratos y empleados

Introducción

Esta guía te ayudará a configurar y cargar los datos iniciales en la plataforma para construir la estructura de tu empresa de una manera ordenada y clara. Al finalizar, tendrás las herramientas y conocimientos necesarios para crear y gestionar las empresas, los colaboradores y sus contratos dentro de Rankmi.

Para asegurar una implementación exitosa y sin errores, te recomendamos seguir el proceso en el siguiente orden secuencial, ya que cada paso utiliza información del anterior.

El Proceso de Configuración en 8 Pasos:

1. Crear Empresa
2. Crear Sucursales
3. Crear Centros de Costo
4. Crear Cargos
5. Crear Posiciones
6. Crear Conceptos
7. Crear Personas
8. Crear Contratos

Paso 1: Crear Empresa

La empresa es la entidad principal sobre la que se construye toda la estructura. Puedes crearla desde dos lugares:

Desde Core:

• Haz clic en el ícono de engranaje "Ir a la administración" en la esquina superior derecha.
• En el menú lateral izquierdo, haz clic en Empresas.
• Selecciona el botón "+ Crear empresa".
• Elige el país donde opera la empresa y completa los datos básicos requeridos, como Razón Social, Identificador y correo electrónico.
• Finaliza haciendo clic en "Crear empresa".

Desde Nómina:

• En el menú principal, ve a Configuración General.
• En el menú lateral izquierdo, haz clic en Empresas.
• El proceso es el mismo: haz clic en "+ Crear empresa", selecciona el país y completa los datos.

[Insertar imagen de la pantalla de creación de empresa. alt-text: Formulario para crear una nueva empresa en Rankmi, mostrando los campos de Razón Social, identificador y país.]

Paso 2: Crear Sucursales

Las sucursales son las distintas sedes o locaciones físicas de tu empresa.

• Ve a la sección Empresas (ya sea en Core o en Payroll).
• Al lado de la empresa que creaste, verás el botón “Ver sucursales”. Haz clic en él.
• Presiona el botón “+ Crear sucursal”.
• Selecciona la empresa a la que pertenece y completa los datos, como el nombre, código y dirección de la sucursal.
• Finaliza haciendo clic en "Crear sucursal".

Paso 3: Crear Centros de Costo

Los centros de costo te ayudan a organizar y distribuir los gastos de la nómina.

• Puedes acceder a esta configuración desde Administración > Centros de Costo (en Core) o desde Configuración General > Centros de Costo (en Payroll).
• Haz clic en el botón “+ Agregar centro de costo”.
• Asigna un Nombre y un Código para identificarlo.
• Finaliza haciendo clic en "Crear".

Paso 4: Crear Cargos

Un cargo es el título o la descripción general de las responsabilidades de un puesto. Ejemplos: "Vendedor", "Analista Contable", "Gerente de Operaciones".

• Importante: Los cargos actualmente solo se pueden crear desde Core.
• Ve a Administración > Cargos.
• Haz clic en “+ Agregar Cargo”.
• Ingresa el nombre del cargo. El código se puede generar automáticamente.
• Finaliza haciendo clic en "Crear".

Paso 5: Crear Posiciones

Una posición es la plaza específica que un colaborador ocupa. Mientras que el "cargo" es el qué, la "posición" es el quién, dónde y cómo. Una posición vincula un cargo a un centro de costo, una sucursal, una jefatura y otros atributos.

La gestión de posiciones se realiza únicamente desde Core > Administración > Posiciones.

Creación Individual: Puedes crear posiciones una por una completando el formulario. Los datos obligatorios son:

• Nombre de la posición
• Cargo (lo seleccionas de los que ya creaste)
• Capacidad máxima (cuántas personas pueden ocupar esta posición)
• Fecha de activación
• País y Empresa
• Modalidad de trabajo

Gestión Masiva: Puedes crear, editar o archivar múltiples posiciones a la vez usando una plantilla de Excel que descargas desde la misma sección.

[Insertar imagen de la gestión de posiciones en Core. alt-text: Pantalla de administración de Posiciones en Rankmi, con los botones para crear y exportar.]

Paso 6: Crear Conceptos

Los conceptos son todos los ítems que componen el cálculo de una liquidación: haberes (sueldo, bonos), descuentos (impuestos, préstamos), aportes del empleador y datos estadísticos.

Para este punto de la configuración, solo necesitas saber que deben existir los conceptos básicos que usarás en los contratos. Nota: La creación y formulación detallada de conceptos es un proceso avanzado que se cubre en su propia guía.

Paso 7: Crear Personas

En este paso registras a un individuo en la plataforma con sus datos personales. Es importante entender la diferencia:

• Persona: Es un registro con datos básicos (nombre, documento, correo), pero sin una relación contractual.
• Empleado: Es una persona a la que se le ha asignado un contrato.

Para crear una persona, necesitas la siguiente información mínima:

• Datos de la cuenta: Nombre de usuario y contraseña.
• Datos Básicos: Tipo y número de documento, nombre, apellido, correo personal y fecha de nacimiento.
• Método de Pago: Tipo de pago preferido.

Paso 8: Crear Contratos

Este es el paso final donde todo se une. Al crear un contrato, formalizas la relación laboral y vinculas a la persona con su posición y las condiciones económicas.

Para esto, el sistema te pedirá:

• Datos de la posición: Seleccionar la posición creada anteriormente (esto rellenará automáticamente el cargo, jefe, empresa, etc.).
• Fechas: Fecha de ingreso.
• Esquema de contratación: Aquí eliges entre un contrato Global o Localizado.
  • Contrato Localizado (CL, PE, MX): Incluye campos específicos por país, como Sueldo Base, Colación, Movilización, Tipo de jornada, etc. También podrás añadir bonificaciones personalizadas.
  • Contrato Global: Es un esquema más simple, ideal para contractors. Define el salario, la moneda (local o USD) y la frecuencia de pago (mensual, quincenal, etc.).

Gestión Posterior a la Configuración

Una vez que tienes la estructura inicial, estas son las tareas más comunes para mantener la información actualizada.

Actualización Masiva de Datos

Para modificar datos de muchos colaboradores a la vez, puedes usar las plantillas de Excel disponibles en Nómina > Carga Masiva. La plataforma organiza las plantillas en las siguientes categorías:

[Insertar imagen de la sección de Carga Masiva en Nómina. alt-text: Vista de la herramienta de Cargas Masivas en Rankmi Payroll, mostrando las diferentes plantillas descargables.]

• Carga de Personas:
  • Carga de Personas
  • Carga de datos de Empleados
  • Carga de grupo familiar
  • Carga de Contratos
  • Carga de vacaciones Acumuladas
  • Finiquitos
  • Carga de valores de centros de costo
  • Carga de información bancaria
  • Asignación de grupos de contrato a contratos
  • Carga de beneficiarios
  • Retenciones judiciales
• Carga de ausentismos:
  • Vacaciones
  • Ausencias
• Carga de datos de empresas:
  • Carga de empresas
  • Carga de centros de costo
  • Carga de cuentas contables
  • Carga de grupos de contrato
• Carga de datos de nómina:
  • Carga de conceptos
  • Carga masiva de conceptos en período
  • Carga masiva de nominas historicas por periodo
  • Carga de sobretiempos
• Carga de conceptos programados:
  • Creación de conceptos programados
  • Edición de conceptos programados
• Carga de prestamos:
  • Creación de préstamos
  • Edición de préstamos
• Carga de atributos personalizados
• Carga de actividades
• Carga de cuentas centralizacion

Activación y Desactivación de Usuarios

Este proceso es crucial para gestionar el acceso a la plataforma, especialmente cuando un colaborador se desvincula.

Para Desactivar un usuario:

1. Ve a Gestión > Contratos.
2. Busca a la persona y en el menú desplegable superior derecho, selecciona “Desactivar Usuario”.
3. Confirma la acción. El perfil del empleado mostrará el indicador en rojo "Usuario Desactivado".

Para Activar un usuario:

1. Sigue la misma ruta: Gestión > Contratos.
2. En el perfil del usuario, selecciona “Activar Usuario”.
3. Confirma la acción. El indicador cambiará a color verde "Usuario Activo".

Preguntas Frecuentes (FAQ)

• P: ¿Cuál es el orden secuencial recomendado para la configuración inicial de la estructura en la plataforma?
  • R: El orden recomendado es: Crear Empresa, Crear Sucursales, Crear Centros de Costo, Crear Cargos, Crear Posiciones, Crear Conceptos, Crear Personas, y finalmente, Crear Contratos.
• P: ¿Por qué es obligatorio seguir el orden de los 8 pasos de configuración?
  • R: Es altamente recomendable seguir el orden porque los pasos finales (como la creación de contratos) dependen de la información configurada previamente en los pasos iniciales (empresa, posición, persona, etc.). Seguir la secuencia evita errores y retrabajos.
• P: ¿Desde dónde se puede crear una Empresa?
  • R: Una empresa se puede crear desde dos lugares: 1) Core: En "Ir a la administración" > Empresas, o 2) Nómina: En Configuración General > Empresas.
• P: ¿Cuál es la diferencia entre un Cargo y una Posición?
  • R: El Cargo es el título o la descripción general de las responsabilidades (el "qué", ej: Vendedor). La Posición es la plaza específica que ocupa un colaborador (el "quién, dónde y cómo"), vinculando el cargo con un centro de costo, sucursal, jefatura, etc.
• P: ¿Desde dónde se gestionan los Cargos y las Posiciones?
  • R: Los Cargos solo se pueden crear desde Core > Administración > Cargos. La gestión de Posiciones se realiza únicamente desde Core > Administración > Posiciones.
• P: ¿Cuál es la diferencia entre una Persona y un Empleado?
  • R: Una Persona es un registro con datos básicos (nombre, documento, correo) sin relación contractual. Un Empleado es una persona a la que se le ha asignado un contrato, formalizando la relación laboral.
• P: ¿Qué información se necesita para formalizar la relación laboral en el Paso 8: Crear Contratos?
  • R: Se necesita seleccionar la Posición creada previamente (que rellena automáticamente cargo, jefe, empresa, etc.), la Fecha de ingreso y el Esquema de contratación (Localizado o Global).
• P: ¿Qué diferencia práctica existe entre un contrato Localizado y uno Global?
  • R: El contrato Localizado (CL, PE, MX) incluye campos específicos de la legislación laboral de ese país (ej: Sueldo Base, Colación). El contrato Global es un esquema más simple, ideal para contratistas, que permite definir salario, moneda (local o USD) y frecuencia de pago (mensual, quincenal, etc.).
• P: ¿Qué sucede con los datos históricos de un colaborador cuando se Desactiva el usuario?
  • R: Los datos históricos (contratos, liquidaciones) no se borran y se conservan intactos. La desactivación solo bloquea el acceso del usuario a la plataforma y asegura que no se le incluya en futuros pagos de nómina.
• P: ¿Qué herramienta se recomienda para modificar datos de muchos colaboradores a la vez?
  • R: Se recomienda usar las plantillas de Excel disponibles en la sección Nómina > Carga Masiva.
• P: ¿Es posible borrar una empresa de Core o Payroll?
• R: No es posible borrar empresas. La opción disponible es "desactivar la empresa" mediante el switch de "Estado de la empresa, ¿Activar empresa por defecto? (si/no)" que se encuentra en la parte final del modal de creación/edición de la empresa.